2007091403. Gestión documental, el acceso unificado a la información

La gestión documental ha ido ganando importancia en las organizaciones a medida que iban creciendo los volúmenes de datos no estructurados, se sofisticaban los formatos de los archivos (en Internet y en las intranets corporativas) y la presión normativa exigía una transparencia y control crecientes respecto a los documentos que genera y maneja una empresa.
Su carácter crítico radica en que una buena gestión documental en la empresa permitirá que los empleados, colaboradores y socios accedan a la información precisa que necesitan y en el momento oportuno, sin tener que malgastar su tiempo en búsquedas titánicas.
Ya sea con un sistema propio de la empresa o a través de uno externalizado, la gestión documental empieza por la captura o indexación de los documentos y acaba en su búsqueda y archivo. La captura deberá permitir el acceso a fuentes y sistemas diversos, mientras que su posterior ordenación y archivado deberá ser lo más homogéneo posible. Las herramientas de búsqueda, finalmente, constituirán la clave del éxito del sistema, ya que son la puerta de acceso del usuario a la información.
En muchas ocasiones, el éxito del sistema radica en integrar las herramientas de gestión documental en las herramientas y los procesos de trabajo habituales. Se trata de ofrecer a los usuarios la información precisa en el momento adecuado, sin necesidad de entender una nueva herramienta.
En cualquier caso, la clave del éxito de un proyecto de gestión documental pasa siempre por la sencillez y la simplicidad: en los procesos de captura, para facilitar al máximo la labor de alimentar al sistema; y en los procesos de consulta, para promover el uso de la herramienta.
La gestión documental está relacionada con el concepto más amplio de gestión del conocimiento, que no significa otra cosa que la capitalización de la experiencia, ideas y destrezas de los integrantes de una organización para su reutilización en los procesos de negocio, aunque las personas que originaron este conocimiento hayan cambiado de puesto o hayan abandonado la empresa.
A efectos ilustrativos vamos a comentar dos ámbitos en los que un sistema de gestión documental mejora el rendimiento de las organizaciones:

Millones de gigabytes de información

La popularización del correo electrónico, así como el uso de las herramientas ofimáticas (word, excel, powerpoint, etc) y la información que albergan los archivos adjuntos a los emails ha hecho que su gestión –compresión, archivado y empleo de motores de búsqueda- sea cada vez más necesaria.
Según el reciente informe de la consultora IDC “La expansión del universo digital”, la información en formato electrónico suma ya en todo el mundo nada menos que 161 millones de gigabytes, una cifra que previsiblemente se multiplicará por seis en los próximos tres años, siguiendo la tendencia a almacenar online archivos de audio, vídeo y fotografía.
La conversión de información analógica a digital y el incremento en la capacidad de almacenamiento de los dispositivos tienen mucho que ver con este boom. Los correos y copias de seguridad provocan en gran medida que tres cuartas partes del total de la información digital esté duplicada o replicada. Todos estos gigabytes equivalen a tres millones de veces lo escrito en todos los libros del planeta.
Los costes relativos a la búsqueda, localización y archivo de documentos han empujado a las organizaciones a buscar nuevas vías de ahorro y agilización de sus operaciones cotidianas. Según la Asociación Española de Documentación Digital (AedocDigital), un 70% de empresas e instituciones españolas está afrontando actualmente la digitalización, escaneado y captura de sus documentos, ya sea de forma autónoma o a través de servicios externos.
Las organizaciones necesitan herramientas de digitalización de documentos que les permitan disponer de toda su información de forma rápida, y que posteriormente puedan almacenar en múltiples formatos de imagen, con alta calidad y resolución.
A lo largo del tiempo, las aplicaciones empresariales van acumulando grandes volúmenes de información que dificultan su funcionamiento óptimo, originando retrasos en la entrada de pedidos y en las consultas. Mientras que el 99% de las transacciones y consultas de los usuarios se realizan sobre los datos de uso frecuente, la presencia en el mismo almacén de los datos históricos, dificulta y ralentiza las transacciones habituales.
Las soluciones de archivado, permiten descargar al sistema de datos históricos de uso poco frecuente en un repositorio secundario, aunque fácilmente accesible para el usuario final. Al reducir la complejidad de las operaciones que realiza el sistema, se mejora la productividad y se potencia la eficiencia de los sistemas tecnológicos y de los recursos humanos, reduciendo así los tiempos de reacción de los procesos críticos para el negocio.
Para el correo electrónico, la fuente principal de datos no estructurados, este tipo de soluciones permiten al usuario archivar manualmente o definir reglas de archivado (por antigüedad, tamaño máximo del buzón del usuario, etc.), evitando la existencia de archivos duplicados y haciendo públicos ciertos correos para que otros usuarios los puedan consultar. Partiendo del mismo principio, las soluciones para entornos de gestión SAP ubican aquellas transacciones de SAP que cumplan ciertas características en un servidor de almacenamiento secundario, accesible para los usuarios desde su interfaz habitual de trabajo.
De ese modo, el servidor principal dispone de más recursos para atender a las transacciones críticas. Finalmente, las soluciones de archiving para Servidor de Ficheros (FileServer) crean un espacio común de almacenamiento de ficheros históricos, accesible mediante el explorador de Windows habitual.
La mejora sustancial de la agilidad de los procesos de negocio y la reducción de los costes de almacenamiento e infraestructura, son algunas de las ventajas de las soluciones de archivado. Además, las consultas al sistema se realizan en menos tiempo y la administración de los datos y la información resulta más sencilla, mientras que el proceso de backup se vuelve menos complejo y costoso. Finalmente, se obtiene una mayor protección frente a la pérdida o manipulación de documentos relevantes a efectos legales, como es el caso de la facturación electrónica, o de auditoría.

Integración de las facturas de proveedores

Por su importancia para la agilidad y rentabilidad del negocio, la automatización de la captura de facturas de proveedores es uno de los procesos que mejor ilustra las ventajas de la captura de documentos en papel para su posterior utilización en formato electrónico. Desde la recepción de la factura en papel hasta su contabilización en el ERP, la automatización de estos procesos evita costes de personal en tareas rutinarias y poco productivas relacionadas con el envío de papel, la introducción de datos o la revisión manual de las facturas (para detectar facturas duplicadas, precios o fechas incorrectos, etc.).
Al implantar una solución de captura de facturas de proveedores, el personal dedicado a solucionar estas incidencias puede dedicarse a otras tareas de mayor valor añadido, al tiempo que mejorarán las relaciones con los proveedores, puesto que se agilizarán los ciclos de pago y se subsanarán antes los posibles errores.
La digitalización de la factura permite que el documento en papel se transforme en un documento electrónico mediante un simple clic. La nueva e-factura será utilizada en numerosos procesos de negocio, por lo que habrá que garantizar la calidad de la imagen. Para ello, la solución de captura reconoce de forma inteligente y automática todos los datos de la factura, los valida y envía el documento electrónico generado al sistema de ERP o de Gestión Documental.
El documento electrónico podrá ser posteriormente consultado por todo aquel usuario del negocio que lo necesite, a través de una aplicación de gestión, de la web corporativa o del propio ERP. Ya no será necesario bucear entre montañas de facturas en papel y el espacio reservado al archivo físico de las facturas se mantendrá simplemente a efectos legales.
Al escanear los documentos, aquellos que contengan textos pero se presenten en formato de imagen pueden ser tratados con la funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para que después los usuarios de negocio puedan utilizar cómodamente estos datos.
Otra ventaja clave de la digitalización es que a la factura se le puede adjuntar información sobre el resto de documentos y datos relacionados con el expediente, como pedidos, albaranes, datos del cliente, etc.
En definitiva, la organización habrá capitalizado toda la información que necesita para sus operaciones diarias, racionalizando sus recursos y mejorando la relación con los proveedores. Desde las aplicaciones de la empresa, los usuarios de negocio podrán consultar los datos de forma rápida y eficaz, sin temor a equivocarse o a no encontrar la información que necesitan en un momento determinado.