Mucho se habla últimamente de gestión documental. Cada uno lo lleva al terreno que le interesa. Y es que la gestión documental abarca un sinfín de productos, soluciones, servicios, herramientas de software etc… Y aunque parezca un término moderno, la realidad es que la gestión documental existe desde que el hombre empezó a crear documentos. Es decir, casi, casi desde que el hombre existe como tal. La necesidad de organizar y gestionar los documentos impresos siempre ha sido vital. Sin esa gestión posiblemente la Humanidad hoy no se entendería como lo es actualmente.
Con la aparición de las nuevas tecnologías y, con ella, los documentos digitales, esa gestión documental también ha ido más allá. Así que necesitaríamos, al menos, dos revistas como esta para poder tratar todo el abanico de posibilidades que existen en este mercado.
Este artículo trata, pues de gestión del documento, pero del impreso. Sí, ese que parecía que hace unos años iba a desaparecer, según pronosticaban algunos “gurús” y que sigue siendo una realidad más que palpable en cualquier empresa, oficina o administración pública. Así que lo primero de todo es ver qué es para los principales fabricantes de impresoras qué consideran ellos por gestión documental. Como verán, para gustos, los colores. Para Nicolás Reyes, product manager de Epson Ibérica, la gestión documental es “el proceso que permite en una oficina obtener el máximo rendimiento especialmente de uno de los bienes más valiosos de todo profesional: el tiempo. En este sentido, podríamos utilizar ejemplos como la reducción drástica del tiempo empleado para la localización de un documento o contrato; o bien el tiempo que se pierde en la digitalización de informes con un escáner plano. Con un buen procedimiento y el equipo adecuado para la gestión documental, el tiempo no sólo sigue siendo oro, sino que lo mantenemos bien administrado”. Por su parte, Antonio Ramírez, product marketing manager de Konica Minolta cree que “la gestión documental tiene un significado amplio, ya que implica todo aquello que es necesario realizar con un documento físico o electrónico o con el flujo que este tiene dentro de la empresa. Por eso, Konica Minolta entiende que la gestión de documentos empieza por la consultoría de documentos y procesos relacionados con ellos, también entiende que implica la extracción de los datos contenidos en dichos documentos y entrega de los mismos a las aplicaciones que correspondan (ERP, CRM, BBDD…), el flujo de los documentos dentro de la organización o entre organizaciones, el almacenamiento del mismo, su búsqueda y localización, así como la interrelación inteligente de los documentos. También dentro de la gestión documental hay que entender la destrucción de los documentos o su custodia”. Finalmente, Francesco Cisternino Jefe de producto de impresión de Samsung ofrece su punto de vista: “La gestión de los documentos es la organización y optimización de los flujos de trabajo a través de la digitalización y organización de los mismos, con el fin de aportar un ahorro en costes y tiempos. Estos procesos deberían ser la base del día a día de todas las empresas y desde Samsung estamos empujando mucho nuestra gama profesional MFP, tanto A4 como A3 en coste por copia, para acercar las empresas a estos sistemas”.
La realidad es que la gestión del documento impreso y en general, del mundo de la impresión goza de buena salud, aún en tiempos de crisis tal y como lo demuestra el último estudio de IDC sobre el mercado en el que se afirma que en el último trimestre del año, los fabricantes han vendido 36,5 millones de equipos de impresión, esto es, un 7,2 por ciento más con respecto al mismo período de 2010. Si analizamos tecnologías los equipos que se suministraron de una forma mayor fueron los láser monocromo con cerca de 8,5 millones de máquinas vendidas y un crecimiento interanual del 19 por ciento, superando al láser color. Las impresoras láser monocromo siguen siendo el tipo de láser dominante en la oficina, y obtienen un 62% de todos los equipos monocromo que actualmente se encuentran instalados. Con todo, aunque ha perdido cuota con respecto a la tecnología láser, la inyección de tinta acaparó el 63% de los sistemas de impresión vendidos en el primer trimestre, mientras que los equipos láser representan ya un 33%
Digitalizar
Una de las cosas que hay que señalar de este mercado es la brutal evolución que ha sufrido en muy poco tiempo. Los fabricantes de impresoras ya no sólo se dedican a suministrar equipos o cartuchos de tinta. Hace unos años descubrieron dónde estaba realmente dónde estaba el negocio: en los servicios. Con ello se lanzaron a ofrecer diferentes tipos de soluciones a las empresas entre las que se incluye, por ejemplo, el mantenimiento de los equipos, el pago por uso, el renting de equipos, y así un largo etcétera.
Uno de los servicios que estas empresas ofertan, por ejemplo, es el de la digitalización. La realidad es que, el documento impreso sigue siendo necesario, pero además ahora también se necesita tener digitalizado. El mercado de la digitalización, en el ámbito de la gestión documental, es una oportunidad creciente y en aumento. Cabe decir, que este crecimiento está directamente relacionado con la capacidad de “educar” a sus principales protagonistas, los profesionales y empresas, sobre las ventajas de contar con procedimientos de digitalización documental. Como en todo, un mercado no existe hasta que no se advierte una necesidad. Ante la aparición de esa necesidad, surge la solución. En este caso, la legislación especialmente en lo que a la administración se refiere, apunta a la posibilidad de contar con archivos digitales con valor fiscal, cosa que hace y va a hacer crecer este mercado sobremanera. Tal y como asegura Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Manager Business Imaging Group de Canon, “el mercado de la gestión documental está en plena expansión gracias a la gran demanda empresarial de soluciones que permitan una gestión documental eficaz y una oferta versátil y completa que cumpla con las necesidades concretas de las compañías. Aunque la gestión documental no es un concepto nuevo, sí es cierto que ahora está viviendo un momento de auge, gracias al desarrollo de tecnologías y a la necesidad de las empresas de gestionar su información de una forma mucho más ágil e integrada. Desde Canon creemos que el concepto de gestión documental debería formar parte de cualquier estrategia empresarial, dados los numerosos beneficios que aporta y entre los que destacan la optimización de los procesos internos, el aumento de la productividad, una mayor seguridad, un ahorro de costes y el cumplimiento de la regulación vigente”. Por su parte, Roland Ruiz, Jefe de Producto Gestión Documental, cree que Como elemento clave de la gestión documental, la digitalización está claramente al alza, ya que el primer paso que ha de dar una empresa si quiere disponer de un sistema de gestión documental, es digitalizar sus documentos. Dentro de dicho mercado, la clara tendencia es la digitalización automática de documentos no homogéneos. Es decir, tomar lotes de documentos (facturas de diferentes proveedores, impresos diversos de una administración pública, etc), y de forma automática clasificar esos documentos y extraer todos los datos que necesitamos de los mismos”.
Lo más previsible es que además, los cambios se sigan produciendo en lo que a digitalización se refiere. Así por ejemplo desde Ricoh se cree que “los sistemas de gestión documental se han adaptado muy bien a los requisitos de la era digital. Nuestras soluciones tienen la capacidad de optimizar la forma en qué se trabaja dentro de una organización, adecuándolas a las necesidades del cliente y adaptándonos a sus recursos existentes. Pero el cambio más importante aún está por llegar. La fuerza laboral del futuro será más móvil y flexible, por tanto, las empresas tendrán que evolucionar hacia nuevas formas de trabajo, adaptando sus procesos de negocio y flujos documentales a esta nueva situación”. Para Javier Martín, Jefe de Producto de Gestión Documental, HP Imagen e Impresión, “Hace unos años, el mercado solicitaba escáneres departamentales y de producción, utilizados por diferentes usuarios y con costes de adquisición y mantenimiento muy elevados. En la actualidad, las empresas están demandando escáneres personales y distribuidos, situados por lo general en el puesto de trabajo del usuario final. Este hecho ha conducido a que la gama de entrada y la gama media de escáneres se estén convirtiendo en los dispositivos más demandados por la gran mayoría de clientes, tanto en el sector privado con en Administraciones Públicas y se ha tenido muy en cuenta en la importante renovación de la gama de escáneres”.
Tendencias
Se puede decir que en estos momentos estamos asistiendo a una progresiva racionalización de los procesos de impresión. El mercado está cambiando porque las empresas buscan la tecnología que más se adecue a sus necesidades entre una rica y amplia, a la vez que buscan fórmulas que les permitan reducir sus costes operativos e incrementar su productividad. Bajo estas premisas todas las empresas han de conjugar las diferentes opciones disponibles en el mercado acorde a sus necesidades específicas: tamaño de la empresa, procesos internos, necesidades específicas, prioridades. Por ejemplo, según datos de un estudio de Canon, en España hasta un 57 por ciento de las empresas no tiene una planificación de impresión definida…Se trata de un dato preocupante ya que aunque no lo parezca, tener una buena estrategia de impresión y gestión documental es clave para seguir fomentando las buenas prácticas en un negocio, el ahorro de costes así como las parámetros ecológicos, sea cual sea su sector.
Y ahí entramos en el factor fundamental que ha hecho posible que las empresas comiencen a dar importancia al parqué que tienen en sus oficinas. La impresora ha dejado de ser algo parecido a una mesa o a una silla: un elemento casi invisible que se encuentra en un determinado lugar de los determinados departamentos. Los empresarios se han dado cuenta, por fin, de que mientras las mesas y las sillas no tienen ningún coste para la empresa, las impresoras sí. Y han visto como hasta ahora estaban tirando mucho dinero a la basura. Por ese motivo, lo que buscan principalmente las compañías es reducir sus costes de impresión y contar con sistemas de impresión que no les den problemas. La crisis ha generado un interés por disminuir el gasto derivado de la gestión de los procesos documentales.
Desde Konica-Minolta creen que “la principal tendencia es la de otorgar valor legal a los documentos físicos y electrónicos y asegurar esta legalidad a lo largo de la vida de dicho documento. Por eso respuestas como biz:safebox por parte de Konica Minolta empiezan a ser reclamadas por el mercado.Y si hablamos del hardware de escaneo, el próximo paso es lograr que los equipos que escanean se integren directamente con las redes sociales corporativas. En eso Konica Minolta también ha dado un gran paso, siendo el primer fabricante de hardware ofimático capaz de conectar su hardware a redes sociales como Zyncro. Por supuesto, el modelo de servicio en la nube se consolidará, de forma que los clientes decidirán delegar en sus proveedores la gestión de los documentos y la infraestructura que se necesita para ello, consiguiendo así un ahorro en costes fijos y operacionales importantes, permitiendo a su vez a las empresas del sector posicionarse en un nuevo mercado emergente”.
Cada vez más las compañías están dándose cuenta de que tienen que reducir sus costes de oficina e impresión y no saben cómo hacerlo. De hecho, muchas empresas desconocen el número de sus dispositivos de impresión o el uso que se les da a los mismos. Éstas no ven la ineficiencia de sus flujos de trabajo y otros procesos similares, como por ejemplo el suministro de consumibles, o la pérdida de tiempo que implica la relación con diferentes proveedores de servicio. Asimismo, a veces los recursos de la compañía se desaprovechan, los flujos de trabajo y otros procesos son ineficaces y se pierde mucho tiempo tratando con varios proveedores de impresión al disponer de un parque multimarca. Tal y como asegura Roland Ruiz de Kyocera, “muchas veces, se ignoran aspectos como el servicio o la gestión remota, y la consecuencia es que empleados altamente cualificados pierden demasiado tiempo en trabajos rutinarios. Hay además costes ocultos en su entorno de impresión, y no se tienen en cuenta elementos tan importantes como la seguridad de los datos. Estos descuidos salen caros, pero las compañías tienen que dedicarse a su negocio y están empezando a entender que la gestión documental y de la impresión puede ser gestionada por empresas expertas en la materia y que les pueden eliminar cualquier tipo de preocupación relacionada con la impresión, los dispositivos y los procesos involucrados en esta tarea. En Kyocera apostamos por una oferta global basada en los servicios y hemos lanzado muchas iniciativas desde hace más de 5 años, es decir, mucho antes de la situación económica actual, como el pago por coste, paquetes todo incluido, servicios de outsourcing, etc…, adelantándonos a las necesidades futuras del mercado y de nuestros clientes”.
Y por supuesto, no podía faltar tampoco aquí, la nube. Según numerosos expertos, durante los próximos años veremos una transición hacia la “nube” (“Cloud Computing”). En términos generales, cuando hablamos de la “nube”, las principales ventajas las encontramos en que pequeños negocios y organizaciones pueden beneficiarse del acceso a nuevos productos y servicios a los cuales no tenían acceso o no podían desarrollar localmente. Además, se pueden reducir considerablemente los gastos en infraestructuras a nivel local tales como costosos servidores. Tal y como afirma el portavoz de Canon, “las grandes organizaciones con grandes sistemas de infraestructuras distribuidas podrán beneficiarse de las capacidades de escalabilidad en IT que pueden proporcionar los sistemas “Cloud Computing” a sus usuarios móviles y a sus oficinas remotas. Dadas las ventajas que aporta la “nube”, Canon trabaja para ampliar su oferta y seguir ofreciendo nuevos servicios a sus clientes; por ello, se ha adaptado la plataforma imageRUNNER ADVANCE: se trata de una mejora de integración de las ya de por sí excelentes funcionalidades de conectividad con la que cuenta esta plataforma. Se trata del primer anuncio de Canon relacionado con los “servicios en la nube” y su potente plataforma”.
Outsourcing y planes renove
La crisis ha hecho que los fabricantes desarrollen soluciones innovadoras y atractivas. Ahí se encuentra el denominado outsourcing documental y lo planes renove. Este último es sin duda es una buena alternativa para continuar ahorrando costes y adquirir los equipos que más se adaptan a sus necesidades y exigencias presupuestarias. Uno de los más llamativos es el programa europeo – Xerox Trade-in – que permite a las empresas renovar sus equipos de impresión – independientemente del modelo o antigüedad -, y recibir un reembolso en efectivo. Además, nosotros nos encargarnos también de recoger las máquinas antiguas. Xerox Trade-in está dirigido a aquellos clientes que compran o alquilan las nuevas configuraciones o nuevos modelos A4 e impresoras A3 que se incluyen en el programa. Actualmente este programa está disponible en 15 países de Europa, incluido España. Xerox Trade-in es muy sencillo, ya que en tan sólo 4 pasos los clientes pueden beneficiarse de todas sus ventajas:
- Comprobar el valor de los equipos a renovar introduciéndolo en la orden de compra Xerox que se realice y comparándolo con las especificaciones técnicas de esos equipos
- Introducir los siguientes datos: dimensiones y tamaño de los equipos a renovar; datos de contacto; detalles de la recogida de los equipos que se quieren renovar; la cantidad que el cliente quiere destinar a causas medioambientales, si hubiera, y/o los datos bancarios para realizar una transferencia bancaria con la cantidad a reembolsar
- El cliente recibe un mail de confirmación con todos los detalles y el número de orden
- Reenvío de la factura del nuevo equipamiento al departamento de Xerox Trade-in
Otro ejemplo es HP. Su portavoz señala que “los planes renove son muy acertados. Es una manera de incentivar la renovación del parque de impresión de los clientes, ofreciendo un valor por los equipos antiguos con los que cuentan en su base instalada. Para muchos clientes se convierte en un factor determinante. En HP contamos con un importante Plan Renove que ofrece diferentes modalidades y está disponible para una gran cantidad de modelos láser, tanto impresoras como multifuncionales. Nuestro Plan Renove es además un claro ejemplo del compromiso de HP con el medioambiente, pues garantiza el reciclaje responsable de todos los componentes de los equipos que se retiran”.
En el lado opuesto se sitúa Juan Pedro Pérez, director del área de Managed Print Services y marketing de producto de OKI que cree que un plan renove, “sería ideal si fuese verdad, pero lo cierto es que no lo es, ya que normalmente se contrarresta el precio de la máquina con un compromiso mínimo consumo de páginas. Todo tiene su coste y los servicios se pagan. Evidentemente hay ofertas de precio, promociones, planes renove, etc., pero el usuario tiene que evaluar la oferta en su totalidad y comparar, teniendo en cuenta lo que realmente necesita. El sector sigue ofreciendo productos multifuncionales cuando en teoría algunos elementos (fax o fotocopiadora, por ejemplo) apenas se utilizan hoy en día ¿por qué cree que se siguen comprando este tipo de equipos? El fax y la fotocopiadora todavía se utilizan y mucho más de lo que la situación actual de la tecnología podría indicar con el uso del email y los documentos digitales de tan fácil distribución. Existen hábitos de trabajo que requieren fax o copia, condicionamientos legales, quien los usa comodidad, etc., que justifican el uso de esas funciones que teóricamente están en desuso”.
El outsourcing es la otra clara apuesta de las empresas. las compañías no veían en la impresión un gasto importante. Las impresoras de una empresa, el papel que gastan, los consumibles y todo lo que rodea a este mercado se veía como un gasto necesario al igual que la electricidad que se consumía en las oficinas. Ha sido a partir de que a los fabricantes se les ocurriera la idea de empezar a elaborar informes y estudios sobre los gastos que en materia de impresión se producían en las empresas, cuando los primeros empezaran a elaborar planes para que las empresas empezaran a ahorrarse unos euros en estas partidas. Lo que descubrieron las grandes cuentas y las pymes es que el ahorro podía ser muy importante y lo que veían los fabricantes es que se firmaban contratos que a ellos les reportaba una fidelidad casi absoluta y además, les reportaba unos ingresos fijos y constantes.
Una prueba de esto lo encontramos en un informe que revela que los Servicios de Impresión Gestionados (MPS) siguen teniendo aceptación tanto en las empresas de tamaño grande como medio pese al clima de recesión. Cerca del 90 por ciento de los participantes en el estudio respondió que continuará con sus planes originales de implantar MPS en sus compañías. El informe realizado entre usuarios finales, que ha sido co-patrocinado por Xerox y llevado a cabo por la empresa de investigación y análisis Quocirca, muestra que el 70 por ciento de las empresas consideran la gestión de su infraestructura de impresión como un imperativo estratégico. El ahorro de costes es el principal elemento para la adopción de los Servicios de Impresión Gestionados. Por otra parte, el 25 por ciento de los encuestados afirman que están consiguiendo ahorros superiores a los esperados y más del 60 por ciento indicaron estar satisfechos con los ahorros de costes alcanzados. Mientras que el ahorro de costes constituye la mayor atracción para la adopción de los Servicios de Impresión Gestionados, la seguridad de los documentos es todavía la preocupación para el 50 por ciento de los participantes en el estudio, y se convierte en la principal barrera para su adopción.
Y es que, según se desprende de ese informe:
• Las compañías con más de 5.000 empleados suelen ver la impresión como un asunto estratégico.
• Los sectores público y financiero dan una mayor importancia estratégica a la gestión de sus infraestructuras de impresión si se compara con otros sectores.
• La reducción de costes es la principal preocupación de todas las empresas en todas las regiones. La seguridad de los documentos ocupa el segundo lugar pero hay fuertes variaciones regionales, siendo de especial importancia en Francia y Alemania.
• Las expectativas de ahorros de costes oscilan entre el 10 al 40 por ciento, pero varían en función de los sectores verticales y el tamaño de las compañías.
• Estas expectativas de ahorro son especialmente elevadas en Alemania respecto a otros países.
• Las empresas alemanas también conceden mayor importancia a la seguridad de las soluciones de impresión, lo que sugiere que pueden estar más avanzados en la curva de madurez de los Servicios de Impresión Gestionados en relación a otros países.
• La capacidad de garantizar ahorros de costes fue considerada como lo más importante por cerca de un 50 por ciento de los encuestados, que lo han valorado como muy importante. La facturación consolidada (en segundo lugar) y la gestión proactiva de suministros (en tercer lugar) también consiguieron ratios muy altos. La gestión multi-fabricante ocupa la sexta posición con cerca de un 80 por ciento de participantes en el estudio que la valoran como importante o muy importante.
• El sector financiero muestra unos costes de impresión mucho más elevados, con un 65 por ciento de los encuestados que señalan que la impresión representa un 10 por ciento de su presupuesto. Depositan una gran confianza en la producción de la impresión, por lo que controlar los costes es vital para este sector.
• El tema de costes es un reto clave particularmente para los sectores público y financiero, mientras que la seguridad de los documentos es importantísima para las empresas farmacéuticas.
• Cerca de un 90 por ciento de las organizaciones que han externalizado esta tarea con un proveedor de Servicios de Impresión Gestionados están satisfechas con el nivel de servicio que reciben.
• Los niveles de satisfacción son mucho más elevados para aquéllas que utilizan un enfoque de externalización total de los Servicios de Impresión Gestionados o por proyectos, que los que recurren al modelo MPS básico.
• Aquéllas que han optado por una externalización total de sus Servicios de Impresión Gestionados, registran menos llamadas de soporte técnico relacionadas con la impresión.
Una de las cuestiones con las que se encontraban las empresas cuando algún comercial se acercaba a ellas para ofrecerles servicios de impresión era el desconocimiento. Ese comercial se encontraba, en un primer momento como si se encontrara en el desierto. El responsable de tecnología le observaba extrañado, pues a fin de cuentas las impresoras siempre estaban ahí y no necesitaban de ningún cuidado especial, salvo el cambio de cartuchos o tóneres y en principio no parecían suponer un gasto muy importante. Pero una vez convencidos, estos responsables y sobre todo, el responsable financiero podían comprobar cómo lo que gastaban las impresoras era muchísimo más de lo que ellos podían haber previsto. Así que, si cedían los datos a un tercero, o si las gestión de las nóminas eran también llevadas por un tercero, ¿por qué no hacer que un especialista se encargue de llevar al día todo lo relacionado con la impresión? Una vez tomada la decisión de externalizar esta parte de la empresa, las compañías debían ver cuál era el servicio que querían contratar. En estos momentos las empresas necesitan, en primer lugar, conocer sus costes actuales y la antigüedad de su flota de impresión y copiado. Una vez conocida la situación actual puede pasarse a una solución mejorada en costes y en eficiencia. Hay que señalar que bajo el paraguas del concepto de impresión y gestión documental se engloban beneficios colaterales tales como ahorro de costes, mejora de los procesos, ahorro de los recursos y mejora de la productividad. Las necesidades o solicitudes de los clientes varían en función de tipo de uso al que destinarán los dispositivos de impresión, como el tamaño y carácter de la empresa. No se puede generalizar, aunque si podemos afirmar que todos los clientes buscan calidad de producto junto con unos servicios de asistencia, un servicio 360 grados, que más allá del propio dispositivo les ofrezca una consultoría o expertise del fabricante para acertar con la elección del hardware.
Gestionar el documento
Para conseguir un óptimo entorno de impresión, las organizaciones deben abordar su evolución a través de un enfoque estructurado y apoyándose en herramientas de control que permitan conocer al detalle el uso de cada recurso. El enfoque y las herramientas, que aporta un proveedor especializado, permiten impulsar la productividad de los usuarios y, al mismo tiempo, optimizar los costes de la impresión, dentro de un entorno en el que se apuesta cada vez más por una gestión del gasto racionalizada y por los equipos multifunción. Desde Brother se asegura que “para que una empresa lleve una correcta gestión documental, lo primero, es que el negocio no necesite el papel como soporte, en segundo lugar conseguir la implicación del personal para no imprimir documentos innecesarios, o documentos que apenas van a vivir unos minutos tras ser impresos, en tercer lugar imprimir los documentos con criterio medioambiental, hacerlo siempre que se pueda a doble cara, folleto o imprimiendo varias páginas por hoja. La compra de los equipos condiciona nuestra gestión de documentos, la compra debe estar condicionada por elementos como el ahorro energético (Energy Star), la gestión medioambiental (Blue Angel), la impresión a doble cara automática y el uso de consumibles de alta capacidad. Si la compra que se realiza es sobre lo más barato o sobre la oferta, los equipos más simples no suelen incluir estos elementos de ahorro”. Por su parte, el portavoz de Epson señala que un buen comienzo sería analizar los tiempos de dedicación a la búsqueda y archivo de sus documentos. Una vez realizado este particular estudio, serán capaces de abordar de manera eficiente cómo optimizar el tiempo y qué tipo de solución les puede permitir conseguirlo. Epson cuenta con un amplio abanico de soluciones, particularmente nuestra gama de escáneres verticales GT-S, que va a permitir a las empresas gestionar de manera eficiente, no sólo sus documentos y archivos, sino lo más importante, el tiempo de dedicación de sus profesionales. Además, las nuevas gamas son compatibles con la práctica totalidad de sistemas operativos del mercado, permitiendo una perfecta integración con los flujos de trabajo de documentos y, asimismo, generando una fuente de ahorro en papel, tiempo y almacenamiento”.
Para Francesco Cisternino Jefe de producto de impresión de Samsung lo primeroa una empresa debe “analizar el parqué de dispositivos del que dispone (situación, antigüedad…) y definir sus necesidades. Una vez que se dispone de esta información, es importante que el fabricante ayude al cliente en la elección de los equipos y soluciones más adecuados para él”. Finalmente desde Kyocera, y tras un exhaustivo análisis de las necesidades de las empresas y de sus estructuras, proponen una consultoría que se encargue de todas las tareas relacionadas con la impresión, comenzando por la identificación de los costes de impresión, aportando reducciones de costes potenciales y aminorando el impacto medioambiental de su parque de impresión. De hecho, la experiencia nos muestra que este tipo de análisis puede reducir los costes de impresión mínimo un 25%. Este es sólo un primer paso, y la compañía decide si dispone de alguien que gestione su parque de impresión o quiere dejarlo en manos de los especialistas, como Kyocera: suministro automático de consumibles para una rápida atención, sin importar la marca o marcas de sus dispositivos y con un único proveedor. Con los servicios gestionados de impresión de Kyocera, vamos más allá, porque una vez concretadas y aceptadas por el cliente sus verdaderas necesidades de impresión, su día a día puede requerir una puesta a punto periódicamente, que precisará de especialistas como los de Kyocera. Para conseguir una eficiente labor de gestión de los documentos, las compañías pueden organizar procesos más eficientes reduciendo la carga de trabajo del departamento de IT y liberándole de tareas rutinarias que pueden ser tratadas eficientemente por fuentes externas.
Cómo ahorrar costes en la Pyme con un modelo de contrato de Pago por Uso
David Nava – Director de canal de HP IPG para Iberia
Encontrar la manera más eficiente para gestionar los costes e incrementar la productividad es la fórmula que buscan todas las empresas. Sin embargo, es difícil lograr este objetivo cuando el uso de dispositivos de impresión y copia no se adecúa a la demanda real y nivel de servicio.
Las empresas quieren optimizar las operaciones de impresión e implementar sistemas simples y eficientes para gestionar el coste asociado y así mejorar la productividad de los equipos. Por ello, cada vez más, buscan que los proveedores les den una solución completa, que maneje y optimice la infraestructura y, si fuera posible, que mejore los flujos de trabajo, ya que a menudo estos problemas no se solucionan con la adquisición de más o nueva tecnología, sino más bien con la contratación de servicios y soluciones.
A menudo, estos servicios personalizados ofrecen no sólo una solución a la problemática, sino que también aumentan la competitividad y pueden llegar a transformar completamente el negocio.
A fin de responder de la forma más exitosa a dichas necesidades, el antiguo modelo de negocio basado en el producto debe dar paso a otro más centrado en los servicios, los cuales ya no se consideran como meros sirvientes de la gama de productos, sino más bien como activos estratégicos fundamentales para el éxito empresarial del futuro.
Como parte fundamental para llevar dicho cambio a la empresa, desde HP hemos desarrollado el programa QuickPage. Este es un contrato de pago por uso que incluye los equipos de impresión, los consumibles y la instalación de los equipos, además de todo lo que tiene que ver con el correcto mantenimiento de los mismos. QuickPage permite al cliente controlar perfectamente los costes, despreocuparse del complejo proceso de adquirir los equipos y los consumibles, así como de mantener el equipo en correcto funcionamiento.
No obstante, este proceso de transformación, o inversión, requiere cambios en las prácticas y procesos, también en el canal. Los socios de canal son fundamentales para que estos nuevos servicios lleguen al cliente final, por lo que es clave que ambos trabajemos sistemáticamente alrededor de los mismos, ayudándoles desde HP a mejorar sus habilidades e identificar nuevas oportunidades. Por otro lado, estos servicios de valor añadido son una forma óptima para asegurar un reforzamiento de la relación del canal con el cliente final, ya que el vínculo no se limita solamente al momento de la compra del producto.
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La tinta también es una opción para las empresas
José Ramón Sanz, Responsable de Producto Brother Iberia
Siempre se ha dicho que la impresión láser era para la empresa, y la impresión en inyección de tinta para casa. Pero la evolución de la tecnología hace que todo cambie. Por un lado existen en el mercado equipos láser especialmente diseñados para los usuarios domésticos. Y por otro, la tinta incluye cada vez más características profesionales, convirtiéndola en una solución muy aceptable para las empresas.
Por características profesionales ya no solo hablamos de fax o de la posibilidad de enviar faxes a través de Internet o del PC. En la actualidad, los equipos de inyección de tinta ofrecen prestaciones hasta ahora reservadas a los equipos láser, tales como conexión con bases de datos, gestión del equipo a través de Internet, bloqueo de funciones para cada usuario del equipo, etc. Por si no fueran suficientes, también incluyen aquellas funciones que facilitan el ahorro: uso de consumibles de larga duración, impresión automática a doble cara, etc. Características, en definitiva, que acortan la distancia entre la inyección de tinta y el láser.
Uno de los beneficios que la tinta profesional puede ofrecer a las empresas es la impresión en formatos especiales, concretamente el formato A3. Muchos pensarán que este formato se encuentra en desuso fuera de su ‘ámbito natural’: agencias de comunicación, estudios de arquitectura… Y, sobre todo, que se trata de un formato caro. Pero hagamos un ejercicio de reflexión: ¿cuántas veces hemos impreso una hoja de cálculo imposible de leer? ¿Y cuántas hemos realizado una impresión en dos hojas A4 y luego las hemos unido con celo para poder leerlas? Si la respuesta es ‘alguna vez’ o ‘a menudo’, podemos afirmar sin ánimo de equivocarnos que el formato A3 es recomendable.
Y es aquí, precisamente, donde queremos llegar. Imaginad por un momento un equipo multifunción de tinta con las características profesionales que hemos mencionado unas líneas más arriba; que imprima, envíe y reciba faxes, copie y escanee tanto en formato A3 como en A4. Lo primero que nos vendrá a la mente es que esta solución será muy costosa o que estará fuera del alcance de una PYME o de un profesional independiente. Error. Sólo hace falta echar un vistazo a las distintas opciones que ofrecen los fabricantes de impresión para comprobar que dichos equipos existen. Sí, ha leído bien: existen. Y su precio es más que razonable. Características, en suma, que hacen de ellos soluciones asequibles para cualquier empresa.
DESPIECE 3
Impresión de facturas: un proceso fácil, cómodo y rentable de externalizar
Javier Gómez Goñi, Director Centro Experto ECM, de Informática El Corte Inglés
Hoy en día, la “Oficina sin Papeles” todavía está lejos de ser una realidad y la impresión de documentos sigue siendo un proceso empresarial fundamental, tanto por su soporte al negocio, como por los esfuerzos y los costes que genera.
El crecimiento descontrolado de los sistemas de impresión, en los últimos años, ha hecho que a muchas organizaciones el gasto en equipos, papel y consumibles, se les haya “ido de las manos”. Sus intentos por reducir o, por lo menos, controlar mejor este gasto están encontrando una respuesta válida en los servicios de gestión de la impresión, que hoy consiguen reducir los costes de impresión corporativa, en algunos casos, hasta en un 30%.
Además, las organizaciones privadas han puesto sus miras en el outsourcing de procesos concretos, impulsando la demanda de un servicio como la impresión externalizada de facturas, que hoy es cada vez más popular. Se trata de un proceso fácil de externalizar, cuyo outsourcing, entre otros, aporta un retorno casi inmediato de la inversión.
Una impresión externalizada de facturas típica cubre los documentos de cobro emitidos por la organización. Además de su impresión física, también incluye su clasificación, ensobrado, franqueo y puesta en Correos, para su envío postal. Dichos servicios incorporan además el hosting de los ficheros electrónicos facilitados por la empresa y de las facturas digitales. Estos documentos pueden almacenarse en el CPD del proveedor externo o en la propia organización, bajo un modelo in-house, proporcionando un acceso rápido y cómodo a la información por parte de cualquier usuario autorizado.
El servicio se inicia con el envío periódico por la empresa de los ficheros con la información necesaria para confeccionar las facturas. Tras su validación y la resolución de las posibles incidencias, estos ficheros se convierten en facturas de acuerdo con un formato previamente definido, asociando a cada una un código de barras que incorpora distintas informaciones, como el número de páginas o la necesidad de remitir al cliente información adicional. La impresión de las facturas en bobinas preimpresas, con su código de barras, permite su fácil agrupación por el Código Postal del destinatario. El franqueo y posterior entrega a Correos se llevan a cabo según el protocolo establecido por el propio servicio postal.
Se trata de un servicio que aportaría valor a toda compañía que maneje un gran volumen de facturas. La impresión externalizada permite no sólo la reducción de costes y mejora de la productividad en la facturación, sino también una respuesta eficiente a picos de trabajo. Aunque se trate de un proceso relativamente fácil de externalizar, por otro lado, no hay que olvidar que su eficacia siempre dependerá del proveedor de servicio elegido y de las garantías que el mismo sea capaz de ofrecer en términos de fiabilidad, innovación y de seguridad de la información.
Hoy, Informática El Corte Inglés ya está prestando este tipo de servicios a varias organizaciones en España, como complemento de su oferta global de gestión documental y superando ampliamente los diez millones de impresiones mensuales.
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Una única y gran impresora
Ignacio Lopez-Fando Santafé, Business Development Manager de Lexmark España
Las empresas que trabajamos en el sector de soluciones de impresión somos especialmente conscientes de que la llegada de la sociedad digital no ha servido para traer aquel mundo sin papel del que tanto se habló en su día. La actual fiebre por las tablets y el auge de los libros electrónicos podrían ser las primeras manifestaciones tangibles de una generación plenamente integrada en la lectura sobre bits, con una menor dependencia del documento impreso. Pero aunque ello sea así, siempre estaremos hablando del ámbito privado: en el corporativo, todo indica que los niveles de impresión actuales se mantendrán en los próximos años sin excesivas variaciones.
La incorporación de las impresoras al equipamiento ofimático trajo consigo unas pautas de mantenimiento necesarias para asegurar el funcionamiento correcto de los procesos, sin interrupciones del flujo de trabajo. Esas pautas han ido evolucionando hasta desembocar en la externalización de la gestión documental, que actualmente es la opción más adecuada para las empresas que quieran asegurar un uso más racional de sus protocolos de impresión, un ahorro en los costes y un mayor nivel de respeto medioambiental. Si bien no está claro que en el futuro vayamos a imprimir menos, pocas dudas hay en cambio de que podemos imprimir mejor.
La externalización de la gestión documental impresa de una compañía significa dejar todo el proceso en manos de profesionales, que no sólo toman a su cargo la sustitución, reparación y mantenimiento de los equipos, sino que además asesoran a la empresa sobre las soluciones más adecuadas a sus dimensiones y volumen de trabajo y disponen de manera efectiva y limpia de los desechos colaterales.
La falta de asesoramiento en este campo se traduce para una compañía en una serie de errores de gestión que suponen una pérdida efectiva de tiempo y dinero, entre ellos: un número excesivo de máquinas por empleado; falta de homogeneidad entre los dispositivos, que se van adquiriendo para cubrir necesidades sin un plan global de implementación; aplicaciones que no se utilizan; y una elevada cantidad de residuos, como cartuchos de toner, que además no son reciclados adecuadamente y pueden acabar arrumbados en armarios o cajas que nunca se abren. Pero quizás el principal defecto de esta manera de actuar sea que, al final, nadie está seguro de qué documentos se imprimen, por quién y con qué objetivos, lo cual trae como consecuencia un gasto excesivo de papel y ese fenómeno inexplicable que se da en muchas oficinas donde documentos que alguien ordenó imprimir se apilan en la bandeja de salida, sin que nadie los recoja. Documentos que, en no pocas ocasiones, pueden contener información tan delicada como datos financieros, historial o nóminas de los empleados, o curriculums recibidos.
Una estructura racional
Una correcta externalización de la gestión documental sustituye este marasmo por una estructura organizada, adaptada a las necesidades del cliente y enfocada a optimizar y abaratar el flujo de trabajo. Reducir los costes, optimizar la liquidez, recortar el número de impresiones, mejorar la sostenibilidad e incluso aumentar la productividad de los empleados son objetivos perfectamente asumibles por esta solución, según hemos podido comprobar en Lexmark.
El primer paso para ello es un examen previo de la estructura de gestión documental impresa de cada compañía. Aquí deben considerarse aspectos como el número de terminales de impresión y el número de empleados que los utilizan, la distancia entre las máquinas, la proximidad entre estas y sus usuarios, y las aplicaciones más –y menos- empleadas. Esta información es la base para detectar focos de infrautilización, y redimensionar el parque de impresoras, ampliando el número de usuarios por cada terminal; también permite identificar cuántos modelos distintos de impresoras hay en funcionamiento, e irlas sustituyendo en aras de una estructura más homogénea que, entre otras cosas, reduzca a su vez la diversidad de consumibles necesarios y los costes que de ella se derivan. Y, en el área de los consumibles, estos no sólo son recogidos y tratados de acuerdo con la normativa medioambiental vigente, sino que los pedidos de recambios se llevan a cabo antes de que los antiguos lleguen al final de su vida útil, lo que impide las interrupciones en el flujo de trabajo.
Se ha demostrado también que contar con una estructura de impresión que verdaderamente se ajusta a lo que una empresa necesita permite un mayor control de las impresiones innecesarias, lo que se traduce en ahorros significativos en toner y papel. El resultado de todo ello es un retorno de inversión claro y rápidamente perceptible por parte del cliente, al que hay que añadir el ahorro de tiempo que se deriva de confiar la gestión documental impresa a un proveedor que se ocupa de todas las partes de instalación, supervisión y mantenimiento.
La gestión externalizada podría representarse como una única impresora que se adapta y personaliza a cada miembro de la empresa que necesite utilizarla. Los aspectos estructurales del proceso quedan en manos de profesionales, cuya continuidad en el negocio depende de su capacidad para ofrecer a quien los contrata un nuevo modelo de impresión más eficiente, económico y respetuoso con el entorno. Y el usuario final, tal y como hace con la impresora que tiene instalada en su hogar, sólo deberá preocuparse por pulsar “enter” en la orden de impresión.
