Herramientas de recursos humanos: soluciones indispensables en la transformación digital

Cada vez se da una mayor importancia a las herramientas de recursos humanos. Muy atrás quedaron los tiempos en que este tipo de soluciones sólo se empleaba para gestionar las nóminas. Gestión de equipos, gestión del talento, elegir a la persona adecuada para el departamento concreto, etc. son algunas de las muchas funcionalidades de este tipo de herramientas.

Posiblemente uno de los departamentos que más ha aceptado la transformación digital y lo ha hecho sin mucho temor, ha sido el área de los Recursos Humanos. Sin ir más lejos, y a modo de ejemplo, las herramientas de recursos humanos son unas de las que más han hecho la transición a entornos cloud. Y es que, las empresas han cambiado estos departamentos, que en la actualidad se dedican a muchas más cosas que antiguamente en las que sólo se utilizaban como primer filtro para la contratación de empleados (y también sus despidos), gestionar nóminas, y en pocos casos, para ofrecer planes de formación. El departamento de recursos humanos actual es un superdepartamento y por ello, las soluciones TIC también han variado y de hecho, son en buena medida las responsables de que este cambio se haya producido.

Todas las empresas, -grandes, medianas o pequeñas- necesitan explotar todo el potencial del talento de sus empleados. Para ello, deben apoyarse  en soluciones tecnológicas accesibles pero potentes, fáciles de utilizar pero completas y flexibles pero funcionales. Alinear el potencial que puede tener una persona para el desarrollo de un conjunto de competencias y habilidades con los objetivos estratégicos estipulados por la organización, es uno de los muchos retos a los que deben enfrentarse las organizaciones, en un contexto caracterizado, por el cambio de paradigma que implica la revolución digital en la que nos encontramos inmersos, y también,  por la imposición de presupuestos planos en inversión TIC.

Como asegura José Manuel Villaseñor, partner de Cezanne HR en España “el peso de operar con soluciones tecnológicas inadecuadas puede lastrar la buena marcha del negocio, más aún, si esa tecnología inadecuada se emplea para dirigir y gestionar a las personas, el recurso más potente con el que cuenta cualquier organización. A menudo, el área de recursos humanos no sólo debe enfrentarse al reto diario de trabajar bajo la presión de no disponer de los recursos suficientes, sino que además, sufre con más virulencia que otros departamentos, las consecuencias de una política de recorte de presupuestos tecnológicos ya que en términos generales, las soluciones de gestión de recursos humanos, se consideran excesivamente caras. La propuesta para aliviar y optimizar la Gestión de las Personas en las empresas, también en las que cuentan con menos recursos, pasa por implementar soluciones tecnológicas de bajo coste capaces de dar respuesta a las necesidades concretas de sus negocios”. Por su parte, David Mihala, HCM Sales Senior Manager para España, Italia y Portugal de Oracle cree que “en pleno auge de la era digital, las herramientas tradicionales de gestión de talento, como las evaluaciones anuales, ya no son suficientes. Los empleados quieren interactuar de forma más regular y personalizada con sus jefes de equipo. Es la información que proporciona Recursos Humanos a los directores la que permite que se cumplan las expectativas de los trabajadores en cuanto a feedback y orientación personalizada. Por esta razón, el uso de herramientas de recursos humanos que mejoran el compromiso. Los empleados quieren tener la misma experiencia de usuario, sencilla y personal como la tiene como consumidor”.

Parece por tanto necesario que las empresas apuesten por herremientas de recursos humanos porque se hacen cada vez más necesarias. Antonio Tormo, Key Accounts Sales Director de Wolters Kluwer, afirma que “la lista de motivos por los cuales las empresas necesitan incorporar herramientas de recursos humanos es larga, entre los cuales destacan la automatización de procesos administrativos de bajo valor añadido, la eliminación de barreras, la mejora de la productividad del departamento de RRHH y de la empresa en general, así como la planificación y optimización de los RRHH. Las herramientas de recursos humanos sirven también a otros importantes propósitos como captar y desarrollar el talento, asegurar la adecuación del personal a las necesidades del puesto de trabajo y facilitar la comunicación con los empleados. En último término, las herramientas de recursos humanos contribuyen también a mejorar el ambiente laboral, la equidad interdepartamental, la competitividad salarial, así como a mejorar la imagen de la empresa (Great place to work), su objetividad y transparencia”. Finalmente José Luis Velázquez Martín, HCM Sales Manager de SAP España reflexiona de la siguiente manera: “Los departamentos de RR.HH. gestionan el activo más valioso de una empresa: sus empleados. La transformación digital de los negocios es un hecho y está promoviendo cambios que obligan a los RR.HH. a reinventar su función y re-imaginar la gestión del personal, simplificando los procesos, adquiriendo visibilidad y visión para entender los retos a los que deben enfrentarse y las oportunidades de negocio que se plantean. Para ello, deben adoptar estrategias que potencien las interacciones, conexiones, relaciones y la aplicación de tecnologías digitales que permitan a los departamentos de RR.HH. ir más allá de sus propios sistemas y alinearse con las estrategias, objetivos y resultados de la empresa, contribuyendo al éxito empresarial. Partiendo de esta base, las herramientas a corto / medio plazo deberán permitir integrar procesos dentro y fuera del departamento de RR.HH.; ofrecer interfaces de usuario con un software que sea social, móvil, analítico, real e integrado, y aportar una experiencia de usuario satisfactoria y de última generación; incorporar tecnologías de machine-learning; e involucrar  al empleado”.

Cloud como tendencia

Si algo caracteriza la evolución que han sufrido las herramientas de recursos humanos es la apuesta por la nube. Y es que cloud computing ha abierto un inmenso número de características nuevas, sobre todo a aquellas empresas que, hasta ahora, no podían permitirse tener las ventajas de estas soluciones. Pequeñas y medianas empresas han sido las grandes beneficiadas, aunque el auge de cloud también se ha visto en las denominadas grandes cuentas. La tendencia de este tipo de herramienta es de optimizar y compartir el impacto de los RRHH. Con el cloud computing, los datos recogidos permiten de tener una visión estratégica de los talentos. Una estrategia de Recursos Humanos basada en la nube es fundamental dado que permite hacer pruebas, comprobar y medir la gestion de RRHH. Los datos utilizados en estas pruebas tienen que estar disponibles para todas las aplicaciones implicadas, como por ejemplo las de gestión del talento y gestión del rendimiento. Por ejemplo, Oracle ofrece a las empresas la herramienta Oracle HCM Cloud, que mide el compromiso de los empleados de manera continua.

Sin embargo, no solo de la nube viven los departamentos de RR.HH. También hay otras tendencias. Las herramientas de recursos humanos deben ir alineadas con las necesidades de las empresas. Si hablamos de descentralización, trabajo en remoto, necesidad de comunicación… los entornos web y las soluciones de movilidad son las que aportan el valor que las empresas necesitan. Además y tal y como afirma Jordi Solé, Research & Development Manager en Unit4 Spain, “la evolución de las herramientas de recursos humanos se centrarán principalmete en las áreas del cloud, la movilidad, analytics y optimización de procesos (Lean Management). Todo orientado a la gestión del talento. La movilidad no es específica para la gestión de los RRHH, pero la consumerización de la tecnología móvil, tanto a nivel de hardware como de software, permite realizar tareas ya habituales en la gestión del capital humano. Un aspecto novedoso es que favorece la libertad de comunicación de pensamientos de los empleados, que no se dan con otras vías de comunicación, sin miedo a represalias. No sólo es relevante la parte software, los elementos hardware como el GPS, la cámara, etc. también son de aplicación en el área de la gestión de los RRHH. La movilidad con Social Media, incluso han difuminado la separación de la vida familiar y personal en algunos aspectos, ya que facilita el compartir eventos e información de la organización con amigos y familiares, y también el estar en contacto con las preocupaciones e iniciativas del resto de la organización.Las herramientas analytics van a ser un elemento estratégico y clave de futuro. También con tecnología móvil y apoyándose plataforma SaaS (cloud o por suscripción)”.

Por otro lado, las herramientas de recursos humanos que pedirán las direcciones de RRHH pueden variar según la implicación estratégica que tienen en la empresa, además de su actividad productiva, y por eso necesitan disponer de soluciones modulares que permitan cubrir sus necesidades específicas. Por ejemplo, “las soluciones de nómina pueden estar o no integradas dentro de la empresa, pero las empresas precisan cada vez más acceder a los datos necesarios para controlar su negocio, disponer de un portal de comunicación con sus empleados, gestionar su fuerza de trabajo de forma eficiente o implantar procesos de gestión de talento alineados con su estrategia, todo ello de forma independiente y adaptado a su negocio”, afirma Juan Miguel Rueda Martínez, Payroll Product Marketing Manager de Sage

Gestión del talento, en las nuevas herramientas de recursos humanos

Uno de los apartados que más solicitan las empresas a las herramientas de recursos humanos es la de poder gestionar el talento de forma correcta. Las empresas no sólo quieren retener a los mejores sino que exigen que una herramienta sea capaz de determinar en qué puesto va a ser más productivo un determinado empleado. Por ello, la gestión del talento se hace indispensable. Tal y como asegura el portavoz de Oracle, “las empresas están luchando con uñas y dientes para atraer y retener a los mejores empleados. Las compañías que no puedan motivar a sus empleados se verán en desventaja. Aquí, los dispositivos digitales móviles, las herramientas de recursos humanos y las plataformas sociales son muy buenas fuentes de datos para medir la felicidad de los empleados, pero también son herramientas increíblemente poderosas para involucrarles. Es decir, las tecnologías digitales ayudan a construir el engagement entre empleado y directivo, por lo que se convierten en el aliado perfecto para retener el talento y compartir valores empresariales”.

Cada vez más compañías están poniendo foco en una gestión especializada del talento en sus compañías, porqué ven que la forma de diferenciarse en un entorno cada vez más competitivo es basarse en una economía del talento. Si se quiere mejorar algo, hay que poder medirlo. Dentro de un proceso de gestión del talento queremos conocer cuál es el talento que necesitamos ahora y en nuestra organización para dar respuesta a necesidades organizativas y de negocio (abrir una nueva filial, lanzar un nuevo producto al mercado, cambiar nuestro modelo de servicios, ayudar en un proceso de internacionalización, en una fusión o tener nuestro plan de sucesión claramente identificado, etc). Para Enrique Escobar, Director General de Talentia Software para Iberia y Latinoamérica, “los modelos de objetivos nos indican el qué, y permite orientar por parte de los mandos a los empleados a alcanzarlos. Retribuir en base a la productividad, a los objetivos a alcanzar, permite alinear a los empleados con las estrategias empresariales. Pero también está en el cómo, que conocimientos y competencias se deben tener para desempeñar adecuadamente sus funciones, y cuál es la formación adecuada para desarrollar estas competencias. Pero los assesments, las evaluaciones de competencias, de rendimiento, del desempeño o de objetivos son pasos en un proceso de gestión continuada del talento. Nos ayudarán, parcialmente, a identificar el talento, después habrá que diseñar y aplicar políticas para desarrollar y fidelizar adecuadamente este talento, en función de las diferentes necesidades de la organización. Debe dar respuesta a necesidades estratégicas, tanto a medio como a largo plazo”. Y es que, este directivo asegura que actualmente, retener a personas con valía y con potencial y talento ya es de por si una forma de mejorar la productividad. Las direcciones de recursos humanos usan indicadores de gestión que van más allá de ratios de incremento de ventas o de satisfacción del cliente. El retener a determinados puestos clave o tener que reponerlos también tiene un impacto en la cuenta de resultados. Además, hay que plantearse el impacto que va a tener el no hacer una gestión del talento, cuando tu competencia ya la está haciendo.

No obstante, a la gestión del talento parece que no siempre se le presta la atención adecuada. Facundo Sánchez, Spain Seidor HCC Manager, cree que las empresas, en general no confían en el talento: “las compañías no están dando la suficiente importancia a la gestión del talento. En la región EMEA (Europa, Oriente Próximo y África), por ejemplo, nos encontramos todavía en una fase muy primaria en cuanto a implementación de tecnologías para aprovechar el talento humano. No obstante cada vez son más las compañías que se suman a este desafío pese a que todavía queda mucho camino por recorrer. La gestión de la información, por otra parte, debe ser compartida y centralizada al mismo tiempo. Las decisiones en promociones internas, aumentos de salario o bonos por consecución de objetivos, por ejemplo, deben ser accesibles para los implicados en el proceso. De esta manera, la gestión y justificación de las acciones realizadas desde el departamento de Recursos Humanos están a la vista de todos”.

Cloud y el modo as a service en las herramientas de recursos humanos

Las  empresas hoy en día quieren conocer mejor su talento interno. Quieren ver rápidamente quiénes son sus mejores empleados, quiénes trabajan bien en equipo, qué habilidades individuales aportan a la compañía, etc. En definitiva, información que permite a las herramientas de recursos humanos hacer frente a las necesidades de los empleados de forma individual y más personalizada. Aquí el cloud juega un papel fundamental. Es la grandeza de la nube: permite actualizaciones simultáneas y en tiempo real, de cualquier aplicación de Recursos Humanos en varios dispositivos, simplificando y agilizando el intercambio de datos importantes con el resto de aplicaciones empresariales.El bajo coste de implantación y la reducción de tiempos a la hora de lanzar proyectos son argumentos de peso para apostar por el cloud computing. Para el portavoz de Oracle, “a gestión de los recursos humanos y el talento se puede realizar con herramientas SaaS. De hecho, es la forma más eficaz de afrontar procesos de innovación en estas áreas gracias a su bajo coste de implantación y su reducido Time to Market. En todo caso, cada empresa, en función de su punto de partida, de qué herramientas Legacy deba conservar, etc., debe analizar qué partes pueden ser transferidas a un modelo SaaS. No es imprescindible hacerlo todo a la vez, sino que es perfectamente posible transferir a una modalidad cloud los proyectos de innovación y mantener aplicativos on-premise en función de necesidades”.

Para los departamentos de Recursos Humanos, igual que para el resto de áreas, las ventajas de aplicar el cloud en las herramientas de recursos humanos se refieren básicamente a la posibilidad de disponer de herramientas de gran potencia y amplio espectro sin ninguno de los inconvenientes derivados de su mantenimiento y actualización. Además, el cloud, permite “repartir” los costes de desarrollo y eliminar el Coste de Propiedad que implica la adquisición de licencias. La posibilidad de disponer de un servicio 24x7x365, es otra de las muchas ventajas que ofrece la “nube” no sólo a este tipo de organizaciones pequeñas y medianas sino también y, como consecuencia de la situación económica mundial, a las empresas de mayor tamaño. El cloud permite “universalizar” la tecnología ya que garantiza precios competitivos, servicios de calidad, herramientas de última generación y seguridad en la información que “circula” por la “nube”. Tal y como asegura el portavoz de Cezanne, “poco a poco el cloud se va imponiendo a los sistemas tradicionales de explotación. Los responsables de las diferentes áreas que conforman la empresa finanzas, comercial, producción, logística y también, cómo no, recursos humanos, han empezado a perder el miedo a volcar datos estratégicos en la Nube. A esto han contribuido también los proveedores de tecnología que hemos hecho una importante labor de concienciación y, también de desarrollo para garantizar la seguridad tanto en el diseño de la arquitectura, como en la transmisión de datos o en los servicios de hospedaje. En todo caso, el desarrollo en Internet del concepto de la Nube, es decir, aplicaciones que residen fuera del ordenador y a las que se accede mediante un simple navegador, siendo su empleo totalmente transparente para el usuario, está siendo muy interesante también para el área de los recursos humanos. Trabajando en estos conceptos de cloud computing y software-as-a-servicie (SaaS), los desarrolladores de soluciones de gestión más punteros están innovando para llevar sus clásicas suites colaborativas a ese espacio multiuso de libre acceso que es la Web, como otra alternativa a la clásica venta de paquetes de licencias, simplemente pagando una cuota mensual sólo por los módulos contratados y en función del número de empleados”.

Otra idea interesante que subyace en esta filosofía de la Nube, y que la tecnología es capaz de proveer, es que la responsabilidad de la gestión de los RRHH es cada vez más un poco tarea de todo el equipo. A cambio se logra hacer más comprometidas a las personas que conforman la empresa, obviamente no implicadas en la toma de decisiones estratégicas, pero sí en pequeñas gestiones cotidianas como la actualización de sus datos bancarios. Cloud y el modelo as a service son fundamentales en el desarrollo de estas herramientas. Y es que, tal y como asegura el portavoz de Talentia, “Para los departamentos de Recursos Humanos, igual que para el resto de áreas, las ventajas de aplicar el cloud se refieren básicamente a la posibilidad de disponer de herramientas de gran potencia y amplio espectro sin ninguno de los inconvenientes derivados de su mantenimiento y actualización. Además, el cloud, permite “repartir” los costes de desarrollo y eliminar el Coste de Propiedad que implica la adquisición de licencias. La posibilidad de disponer de un servicio 24x7x365, es otra de las muchas ventajas que ofrece la “nube” no sólo a este tipo de organizaciones pequeñas y medianas sino también y, como consecuencia de la situación económica mundial, a las empresas de mayor tamaño. El cloud permite “universalizar” la tecnología ya que garantiza precios competitivos, servicios de calidad, herramientas de última generación y seguridad en la información que “circula” por la “nube”.

Analítica

En la era del Big Data, la analítica también ha llegado a las herramientas de recursos humanos. En un contexto como el actual, en el que la economía digital está modificando la naturaleza de algunos modelos de negocio clásicos; la proliferación de dispositivos tecnológicos y la sensorización son crecientes en todos los sectores económicos y se prevé un desarrollo aún más acelerado de esta tendencia a causa de la apuesta por el llamado “Internet de las Cosas”, disponer de tecnologías capaces de manejar grandes volúmenes de datos es imprescindible. Estamos en los albores de la llamada era del Big Data y en nuestro país su llegada asoma a través de proyectos de diversa naturaleza. Es evidente que, recursos humanos no puede permanecer ajeno a esta corriente. Enrique Serrano, Director General de Tinámica y CEO de MBIT School, cree que “Por la democratización en la toma de decisiones y por la tendencia a valorar a las personas tanto por el número de decisiones que toman como por el grado de acierto en las mismas. Todo ello implica datos en tiempo real y ayuda a la toma de decisiones a través de las herramientas, con suposiciones what if y con simulación. Esta tendencia para tomar decisiones en cualquier tiempo y lugar requiere de dispositivos móviles tipo smartphone o tablet y movilidad absoluta. De ahí que sea indispensable que cualquier solución contemple movilidad”. Por su parte el portavoz de Wolters Kluwer asegura que “La analítica de negocio permite controlar la evolución de los principales aspectos clave del mundo de los Recursos Humanos y reaccionar a tiempo, es decir, es una herramienta de control, análisis y ayuda a la toma de decisiones, todo ello sobre los datos reales capturados por el sistema de gestión y por tanto basados en la realidad. Es una herramienta sumamente potente que dota al departamento de RRHH de una visión estratégica del negocio”.

Finalmente el portavoz de SAP asegura que las plantillas deben tener la capacidad de analizar y gestionar conjuntos de datos muy grandes y complejos extrayendo de ellos la información que realmente es de valor para el negocio y la adecuada para la toma de decisiones acertadas. Las herramientas analíticas están ayudando a aportar luz a los departamentos de recursos humanos, pues además de optimizar importantes procesos administrativos, como la gestión de nóminas y de beneficios sociales, entre otros, los análisis se aplican cada vez más en áreas más estratégicas como la contratación de personal, la retención y desarrollo del talento o la evaluación del rendimiento”.

Herramientas de recursos humanos colaborativas

Las herramientas de recursos humanos colaborativas son clave en todo tipo de aplicaciones de gestión, y en HCM en particular. Las generaciones que se incorporan ahora  al mercado laboral utilizan herramientas colaborativas de forma natural, las tienen integradas en su ADN. Por eso, las aplicaciones empresariales deben estar preparadas para facilitar el trabajo colaborativo. Tal y como expone el portavoz de Seidor, “las herramientas colaborativas ofrecen una nueva manera de formarse, comunicarse y entender cuán rápido debe fluir la información dentro de la organización. Mientras más rápido fluyan la información y el conocimiento, mejor podremos actuar ante los desafíos del entorno”. Por su parte desde Wolters Kluwer se afirma que “las herramientas colaborativas en el área de RRHH tienen un impacto importante como dinamizadoras del conocimiento entre los empleados de la organización. Esta dinamización fluye por canales informales y estructuras interdepartamentales permitiendo una mayor cohesión y sentimiento de pertenencia a la organización y a la marca. Es una herramienta que facilita la innovación y el desarrollo de ideas que bajo la estructura formal no ocurrían”.

La relación con los empleados está cambiando. Ya no son un coste en sí, sino un elemento de gestión que requiere de las mejores herramientas de recursos humanos. Por ello las organizaciones necesitan compartir la información y los recursos de forma ágil, y en sentido bidireccional entre Empresa y Colaboradores. Y es que, tal y como asegura el portavoz de Sage, “disponer de soluciones tecnológicas actuales, que facilitan la comunicación, intercambio y simplificación de las tareas en la gestión laboral diaria; refuerzan el rol del departamento de RR.HH. para convertirlo en estratégico en la consecución de los objetivos de negocio de la empresa”.

Como conclusión, el directos general de Tinámica señala que “ii la jerarquía cae en desuso es a costa de fomentar herramientas colaborativas y de compartición de información y conocimiento. Soluciones tipo Yammer fomentan la colaboración, aprendizaje mutuo e integración de las personas incluso de diferentes escenarios y geografías de trabajo. Cada vez más se impone trabajar en diferentes zonas horarias, en lugares remotos, compartiendo documentación que admita y gestione bien los cambios de versiones en los documentos o que permita el trabajo simultaneo y online con visualizaciones de imágenes en tiempo real”.