Toda esa documentación es necesario estructurarla. Es necesario saber cuál es válida y cual es directamente morralla que es necesario tirar a la basura. No sólo eso. De la información que es válida las empresas deben saber utilizarla en los momentos adecuados y saber qué hacer con ella. Cada día, las empresas gestionan una mayor cantidad de documentación y de datos.
A menudo, esa información se hace accesible a través de la web a los clientes y a los usuarios. Tener una correcta gestión de esos datos posibilitará un mayor acercamiento de la empresa hacia sus clientes. Asimismo, los trabajadores de la compañía podrán crear, editar, direccionar y publicar una gran variedad de información empresarial.
Por estos motivos, en los últimos años se a producido un auge en las soluciones ECM (Enterprise Content Management), que hacen que este sector de las TIC goce de muy buena salud. Y eso a pesar de que son muchas las compañías (especialmente pequeñas y medianas) que todavía no saben cuál es la utilidad de un software de ECM ni lo que este engloba. A pesar de que el concepto “gestión de contenidos” lleva circulando mucho tiempo, aún no existe una definición consensuada.
La definición más generalizada ve ECM como el instrumento para acceder y gestionar la información, estructurada y no estructurada, con el fin de alcanzar procesos eficientes y al mismo tiempo cumplir con las regulaciones existentes. Sin embargo, para una compañía líder del mercado de la gestión de contenidos como es Vignette la gestión y el almacenamiento de la información, a pesar de ser imprescindible, no es suficiente para llevar a su compañía ser competitiva.
Según su director general, Javier Moro, “en Vignette, como líder en gestión de contenidos, creemos que aunque esa visión de ECM es primordial, ECM debe de abarcar más. Nosotros incluimos el portal, ya que es la vía por la cual los empleados, partners y clientes pueden consumir e interactuar con la información en el contexto que cumpla sus necesidades. El valor real de la información proviene de la entrega de la información en el momento y dispositivo adecuado. Al incluir el portal en el concepto típico de ECM -captura, gestión de procesos, servicio de librería y seguridad-, enriquecemos muy notablemente y completamos la gestión ECM”.
Y es que efectivamente es con el desarrollo de Internet como obtienen su auge este tipo de herramientas.
En los inicios, las herramientas y soluciones de Gestión de contenidos se limitaban simplemente a gestionar websites. Eran los tiempos de los softwares Web Content Management. Con el paso de los años, se fueron añadiendo nuevas funcionalidades a los productos y se les dotó de una nueva dimensión. Es aquí, con las nuevas funcionalidades cuando aparece el nuevo concepto: Enterprise Content Managemnt o ECM. La principal novedad con respecto a las primitivas soluciones es que ahora un gestor de contenidos incluye gestión web, gestión documental, gestión de requisitos o gestión de registros.
En estos momentos, la aplicación de estos sistemas no se limita a la construcción y gestión del contenido de páginas web. De hecho, ahora abarcan cada vez más información empresarial y se combinan e interconectan con otros sistemas empresariales aportando su granito de arena en la ya más global gestión de los procesos de negocio.
La gestión de contenidos empresariales abarca las tecnologías de gestión documental – digitalización, gestión de archivos y activos digitales-, gestión de contenidos web, gestión de flujos de trabajo y procesos de negocio, servicios de portal y herramientas de colaboración. El objetivo de estas soluciones es capturar, tratar, almacenar y publicar los contenidos que utiliza una compañía en todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo. Los sistemas de gestión de contenidos engloban las cuatro tareas básicas de producción, flujo, almacenamiento y acceso a los contenidos.
Otra de las empresas que lideran este mercado es EMC. Para Jorge Martínez Sales Manager Spain & Portugal de EMC Content Managment & Archiving, las empresas deben tener claro que “una solución ECM es una plataforma, una infraestructura común de contenidos donde se almacena y gestiona toda la información empresarial, además de un potente conjunto de componentes y de servicios que dan soluciones a todas las fases del ciclo de vida de la información. Engloba herramientas para la captura, gestión, seguridad, almacenamiento, distribución y archivado en el tiempo de cualquier tipo de información no estructurada, así como potentes capacidades de búsqueda y categorización”.
Para Daniel Señán, director general de Open Text, “el mercado de ECM abarca desde la captura de datos, gestión documental y gestión de contenidos web, hasta el workflow y el record management. Las soluciones ECM permiten gestionar los datos estructurados (procedentes de los sistemas de gestión empresarial (ERP)) y los datos no estructurados como los documentos, contratos, páginas Web, hojas de cálculo, diagramas o imágenes.
Las soluciones de ECM permiten a los empleados crear, almacenar, gestionar, asegurar, archivar, distribuir y publicar el contenido digital para su uso en la empresa. En definitiva, se trata de organizar, controlar y acceder a los activos de información”.
De la misma opinión es Carlos Rodríguez, Director comercial y marketing de Ever, quien asegura que “El objetivo de un gestor de contenidos es el de la creación y mantenimiento de un repositorio común que contenga toda la información importante y necesaria para un proyecto o una organización. En este repositorio se centralizarán todos los contenidos e información capturados de diversos orígenes y fuentes de información, al objeto de clasificarlos, distribuirlos, editarlos, publicarlos, indexarlos y conservarlos. El mayor beneficio de contar con un gestor de contenidos es el de la recuperación de la información de forma rápida y eficaz”.
Y es que los gestores de contenido se aplican fundamentalmente a la actualización y gestión de los contenidos publicados en un sitio web, controlando desde su creación o recolección a la edición, publicación y archivo. Lógicamente, aquellos sitios web que manejen grandes volúmenes de datos serán los que más necesiten un gestor de contenidos, tanto para comunicarse eficazmente con los visitantes de la página como para suministrar información actualizada, fiable y precisa.
Situación de mercado
En los últimos años, las organizaciones han generado un gran volumen de contenido no estructurado que incluye documentos, mensajes de email, vídeos, mensajes instantáneos y páginas web entre otros. Este contenido a menudo se encuentra en un estado de caos no gestionado que impide a las compañías utilizar estos valiosos activos para mejorar el intercambio de conocimientos, las comunicaciones con los clientes y la eficiencia de los procesos.
De ahí que se hayan creado distintas soluciones de gestión de contenidos que proporcionan una serie de funciones para satisfacer las necesidades críticas de la empresa como la administración de contenido y procesos empresariales, la simplificación del modo en que los usuarios buscan y comparten información y la capacidad de tomar decisiones mejor fundadas. Y de ahí que nos encontremos ante un mercado que está experimentando importantes crecimientos.
Según la consultora IDC, el mercado ECM sigue siendo el típico mercado con long-tail. Es decir, que los proveedores especializados crecen más rápidamente que los proveedores de suites ECM que, en general, son los líderes del mercado. Existen, por tanto, amplias oportunidades para los proveedores pequeños pero innovadores, por ejemplo, para aquellos que se centran en el mercado de las empresas medias, que ofrecen soluciones orientadas a una industria específica o que facilitan el cumplimiento de las nuevas regulaciones.
Según la consultora, la gestión de contenidos se está transformando en un componente crítico de la infraestructura de gestión de la información. Los proveedores que posean una plataforma lucharán durante 2008 por la supremacía de su propia plataforma.
Para el mercado español, IDC estima que las empresas españolas con mayores ingresos están implementando procesos de gestión de contenidos y alcanzando beneficios reales gracias a una gestión efectiva de sus documentos y a su habilidad para responder a las cambiantes condiciones del mercado. En los nuevos modelos de gestión, la información adquiere una importancia estratégica de primera magnitud. Hoy en día, el importante crecimiento del número de documentos, la presión de la industria y el peso cada vez más fuerte de las regulaciones, dirige la demanda hacia sistemas de gestión de documentos y gestión de registros, integración de procesos y software de colaboración.
Esta presión del mercado; la necesidad de las empresas de comunicarse con sus clientes, proveedores y empleados a través de diferentes canales, están llevando a las empresas españolas a desarrollar cada vez más estrategias y arquitecturas orientadas a contenidos.
Según esta tendencia, IDC apunta que el mercado de software de gestión de contenidos crecerá en dos dígitos en los próximos cinco años. Las necesidades de negocio actuales que promueven un crecimiento del mercado no muestran signos de agotamiento.
La compliance y la gestión del riesgo continúan su impacto en la adopción de sistemas de gestión de contenidos. Un mundo cada vez más interconectado también requiere un mayor control sobre los sistemas de información dentro de las organizaciones. La necesidad de compartir información con partners y proveedores debe ser balanceada con niveles apropiados de control y protección de la propiedad intelectual. En definitiva, hay una mayor conciencia del valor de la integración de la gestión de contenidos a las aplicaciones empresariales.
Para el responsable de Ever, “el mercado de gestión de contenidos está actualmente creciendo a un muy buen ritmo debido a diversos factores. El primero de ellos, la generalización del correo electrónico y de los sitios web como medios de comunicación e intercambio de contenidos preferidos por las empresas. También han influido las regulaciones puestas en marcha en todo el mundo para incrementar la transparencia y la trazabilidad de los documentos y procesos documentales. Finalmente, el deseo de reducir costes y estandarizar procedimientos ha obligado a las empresas a recurrir a este tipo de herramientas”.
Federico Navarro, director de la división de gestión de la información en IBM, apunta otras claves en el crecimiento que está experimentando este mercado: “Desde nuestro punto de vista observamos que, tras varios años hablando de las ventajas que ofrece, este mercado está empezando a llegar a su pleno apogeo. Múltiples normativas, tanto de la UE, como nacionales o de la industria en la que se enmarcan las empresas, obligan a las organizaciones a controlar cada vez más su información, pudiendo incluso incurrir en un delito si se destruye, por ejemplo, un correo electrónico”.
¿Quién lo necesita?
Cualquier compañía, empresa o departamento que utilice información en cualquier formato, es candidata a incorporar un gestor de contenidos. La idea de repositorio único donde estén unificados los documentos y no dispersos entre los discos duros locales de los usuarios, donde se aplica la seguridad centralizada, donde se lleva el control de versiones, accesos y procesos no está limitada a un sector concreto o a una compañía de determinado volumen.
Para el responsable de Vignette, “todas las organizaciones que quieran ser competitivas necesitan tener soluciones ECM. Hoy en día, debido al aumento exponencial del volumen de información en las organizaciones, los contenidos, incluyendo documentos, solicitudes, imágenes, vídeos, ficheros, etc tienen que ser gestionados eficientemente resultando en reducción de costes, automatización de procesos, cumplimiento de regulaciones etc. De otra forma, el contenido se puede convertir en una pesada carga para la empresa en lugar del verdadero activo que representa”.
Por su parte, José Ramón Riera, Presidente de Grupo Ágora Solutions, “Necesitan una solución de gestión de los contenidos todas aquellas empresas que tengan vocación de comunicarse con sus potenciales clientes, bien a través de la web, que necesiten proveer de información actualizada a sus clientes: catálogos, artículos, noticias, productos, comunicados financieros… y páginas personales donde cualquier persona puede convertirse en un medio de comunicación digital. A mayor necesidad de comunicar, más necesidad de gestionar contenidos”.
Y es que los contenidos son uno de los activos más importantes de una compañía y su relevancia se extiende también a sus socios y proveedores. A medida que las empresas crecen, resulta muy costoso poder gestionar correctamente los miles o millones de documentos que ésta tiene, tanto en papel como en formato electrónico, y es por tanto muy difícil extraer el conocimiento. A ello se une la falta de espacio y la necesidad de organizar y archivar los documentos, lo que conlleva una gran pérdida de tiempo.
“Sin un medio efectivo para capturar y organizar los documentos, el flujo de información puede quedarse estancado o incluso romperse. Sin una base de conocimiento centralizada, los documentos desactualizados pueden dar lugar a confusiones y llegar a ser difíciles de eliminar”, afirma el máximo responsable de OpenText en nuestro país.
Para este directivo “son muchas las empresas que deciden adoptar un sistema de gestión de contenidos con el fin de aprovechar mejor sus recursos. Todas las compañías tienen como soporte de sus procesos de trabajo el papel (escrituras, poderes, actas, facturas, presupuestos, etc..). Además, la información proviene de fuentes heterogéneas debido a la proliferación de otros tipos de contenidos como correos electrónicos, imágenes, vídeos, contratos, documentos electrónicos, por lo que para poder manejar todo este volumen de papel, las empresas necesitan un sistema que les permita automatizar la gestión de todos estos activos. El hecho de consolidar todos los activos de información en un repositorio seguro puede reducir significativamente la cantidad de tiempo que se emplea en la gestión de documentos”.
Qué se solicita
Las empresas que deciden implantar una solución ECM, en muchos casos han llegado a ella a través de la gestión de los contenidos web. Es decir, solicitaron que alguien les ordenase un poco el caos en la que se encontraba su portal o su página principal y acabaron sucumbiendo ante un modelo de gestión de contenidos empresariales que favorecía la productividad de los trabajadores y que fomentaba una mayor gestión de los recursos. Las organizaciones buscan soluciones a sus problemas. Una solución que sea sencilla, robusta, fiable, escalable y rentable.
A partir de ahí, hay organizaciones que, además, buscan estar a la altura de las expectativas de sus clientes e incluso adelantarse a sus necesidades. Aquí es donde una moderna plataforma de ECM, que incluya herramientas de portal, de gestión de contenidos al estilo clásico y herramientas de colaboración aporta el mayor valor, porque permite gestionar de forma eficiente esos contenidos, personalizarlos de acuerdo al usuario, quien también puede compartir experiencias y comunicarse con la empresa y otros usuarios, conformando así todo un universo alrededor de la empresa y aumentando la fidelidad del cliente.
En opinión de Javier Moro, director general de Vignette, “las empresas solicitan que los contenidos puedan crearlos sus propios clientes. Ya no sólo se centran en mirarse a sí mismas, se han abierto. Y esto significa que los sistemas software deben ser muy maduros para abordar lo que les viene encima. De hecho, ahora el cliente nos pide que tengamos un sistema más inteligente de entrega del contenido. Tenemos una iniciativa para llevar nuestro concepto de personalización. Lo llamamos Personalización 2.0”.
El portavoz de la empresa Ever asegura que “las organizaciones necesitan gestionar los grandes volúmenes de información no estructurada que han inundado sus sistemas y aplicaciones en estos últimos años. Estos activos –emails, vídeos, mensajería instantánea, páginas web, etc.- deben ser aprovechados por las empresas para generar valor, mejorar la comunicación interna y externa y optimizar sus procesos de negocio.
Este crecimiento de los datos unido a la presión normativa ha hecho que las empresas busquen soluciones de gestión eficaces para sus documentos, para la gestión de registros, la integración de procesos, la protección de la propiedad intelectual y el software de colaboración. Todo ello, enmarcado en una estrategia global orientada a los contenidos”.
Es decir, que las empresas demandan soluciones flexibles capaces de crecer con el negocio y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado. La necesidad de reducir costes y agilizar las operaciones conduce a la demanda de aplicaciones para la gestión de la facturación electrónica y las relaciones con sus clientes y proveedores, así como un acceso rápido y seguro a la información necesaria para la toma de decisiones y la mejora de su imagen de marca en el mercado. Y es que las empresas tienen cada vez una mayor visión de futuro a la hora de evaluar la necesidad de implementar un sistema de gestión de contenidos, nos solo dando importancia a mejorar la gestión de los contenidos, sino valorando también su conservación y archivo.
Pero sobre todo, a la hora de implementar una solución ECM, las compañías solicitan una solución flexible y escalable que les ayude a solucionar la problemática que cada uno tiene con sus contenidos empresariales. Estos problemas son numerosos ya que las empresas, a menudo se encuentran con que:
– Existe un conjunto variado de tipos y formatos de contenido comunes y habituales: expedientes, formularios, normas y procedimientos, publicaciones, información bibliográfica, etc. que puede estar en cualquier formato (papel, ficheros, fotografías, planos, emails, etc.).
– Se desconoce el volumen y estado de los documentos de uso habitual.
– No se dispone de la información precisa en el momento y lugar que se necesita para trabajar con eficacia.
– Se pierde el tiempo en encontrar y recuperar contenidos, bien porque no se conoce su ubicación, bien porque no están archivados adecuadamente o bien porque no existen criterios de clasificación ni medios de búsqueda adecuados.
– Los contenidos no se mantienen convenientemente actualizados ni en el formato adecuado
– No se comparten ni distribuyen convenientemente los contenidos
– El manejo de contenidos no es seguro: los sistemas de control de acceso a los mismos son insuficiente o poco eficientes y no se aprovechan las tecnologías como la encriptación y firma electrónica.
– En general, falta la integración de los procesos de gestión de contenidos en las funciones o procesos principales de las organizaciones.
En resumidas cuentas, de lo que se trata es de exigir soluciones flexibles –que se adapten a la evolución del negocio-, escalables, con alta disponibilidad asegurada y altos niveles de fiabilidad y rendimiento. Las empresas necesitan reducir sus costes y agilizar las operaciones, por lo que demandan aplicaciones para la gestión de la facturación electrónica y las relaciones con sus clientes y proveedores, así como un acceso rápido y seguro a la información necesaria para la toma de decisiones y la mejora de su imagen de marca en el mercado.
Qué pedir
Aunque los Reyes están a punto de venir, a una solución ECM se le puede pedir mucho más que a sus majestades de Oriente, pero sobre todo, aumentar su productividad, reducir costes y garantizar la satisfacción del cliente mediante una gestión de contenidos eficiente, personalizada y multidispositivo, es lo que las compañías deben solicitar a su integrador y a la solución de gestión de contenidos.
En opinión de Javier Moro de Vignette, “para ello, es fundamental el trabajo conjunto en el diseño e implementación de la solución para poder extraer el mayor potencial posible. Y, por supuesto, la propia tecnología debe estar a la altura de las necesidades de la empresa y, lo que es más importante, de las expectativas de los usuarios para así proporcionarles una experiencia verdaderamente enriquecida y diferencial. Las empresas de este ámbito deben ofrecer una arquitectura y diseño moderno. Todos nuestros clientes mantienen más de 2 sitios web utilizando nuestra herramienta y, por ejemplo, el multiidioma es clave”.
Según Jorge Martínez de EMC, “una herramienta ECM debe ofrecer ante todo una solución tecnológica fiable, seria, flexible y robusta, que resuelva las necesidades empresariales y que le permita crecer y desarrollarse en el futuro. La experiencia en proyectos similares y la profesionalidad a la hora de definir la solución son claves así como disponer de respaldo y apoyo en todo momento”.
En IBM, sin embargo se muestran convencidos de que un buen gestor de contenidos debe ofrecer a las organizaciones la posibilidad de gestionar también los procesos asociados a los mismos. “Nos parece un error afrontar estas dos problemáticas de manera independiente. Una arquitectura eficaz, basada en servicios (SOA) debe apoyarse sin duda en una arquitectura activada por eventos (EDA). De esta manera, tendremos un activo en nuestros sistemas de información eficaz, dinámico y altamente escalable”, asegura el responsable del Gigante Azul.
Como ven cada fabricante cree que el cliente debe exigir un determinado tipo de cosas, así que como en la variedad está el gusto, lo primero que deberá realizar una empresa interesada en introducir una solución ECM en su infraestrudctura tecnológica es hacer un informe preciso de sus necesidades y a continuación dirigirse al proveedor o a la solución que mejor satisfaga estas necesidades. Y es que, las empresas tienen claras sus necesidades generales, pero no siempre saben la forma de satisfacerlas. Por eso es vital hacer un análisis detallado de necesidades, recursos disponibles, aplicaciones que ya existen, públicos a los que quieren dirigirse, el campo de desarrollo futuro de esa gestión de contenidos, etc.
Y aquí es donde es clave la elección de una herramienta adecuada que esté probada, sea abierta, flexible y al mismo tiempo especializada. Una herramienta que pueda integrarse con las que ya existen en la empresa y en la que empresa también pueda confiar porque tenga garantizado su continuo desarrollo tecnológico por parte del fabricante. Solventados estos desafíos, aun queda la habitual resistencia interna en su implantación. Aquí cobra enorme importancia que la herramienta sea verdaderamente sencilla de utilizar y que los usuarios vean las evidentes mejoras que proporciona.
Y es que tener las cosas claras es algo que no es muy común entre las empresas en el momento de elegir una solución de este tipo. Tal y como afirma Carlos Rodríguez, director comercial y marketing de Ever, “Las empresas no suelen tener una visión global (corporativa) en cuanto a sus necesidades en la gestión de contenidos, lo más normal es que intenten buscar una solución a un problema concreto sobre un tipo de documentos o de un área o departamento de la organización. La problemática o necesidad más común es la de disponer de un “sitio” único en el que poder encontrar cualquier información, sobre todo en el caso de documentos electrónicos, que suelen estar dispersos y duplicados en distintos sistemas y aplicaciones (correo, sistema de ficheros, cds etc,…)”.
El director general de OpenText señala, además, que “probablemente el mayor obstáculo es la reticencia inicial de los usuarios a cambiar su modo de trabajo. No contar con una representación de los usuarios durante la definición del proyecto, que aporten su experiencia, suele desembocar en la posterior infrautilización de estas aplicaciones, y por tanto, su fracaso”.
Las ventajas
Documetum es una de las empresas que más tiempo lleva en el mercado de la gestión documental. A finales de 2003 fue adquirida por la multinacional norteamericana EMC, que veía en el ECM un auténtico filón por explotar. Para Jorge Martínez, “Principalmente se va a lograr una automatización en los procesos y una transparencia y sencillez a la hora de gestionar la información en un único repositorio, donde se reutiliza y siempre está accesible la última versión actualizada de la documentación. Además, aumenta el rendimiento al establecerse reglas flexibles y potentes de negocio que definen el flujo de trabajo que ha de seguir cada tipo de documento.
Vamos a poder utilizar toda nuestra infraestructura de almacenamiento, como discos locales, sistemas SAN, NAS o CAS, para ir guardando nuestros documentos en el lugar más adecuado en cada momento. Por ejemplo, un contrato, en su fase de creación y gestión estará almacenado en almacenamiento de primer nivel rápido, pero cuando lo tenga que convertir en un registro para su archivo durante, pongamos, 5 años, Documentum lo moverá automáticamente a otro almacenamiento de segundo nivel más barato y apropiado.
La idea es centralizar la información en un único repositorio, para evitar situaciones como ¿dónde está la última versión de este documento?, o ¿Quién tiene el correo con la documentación que envió el cliente?, la información en muchos casos está desperdigada en los buzones de correo, en los directorios compartidos y duplicada en cada disco duro de nuestros empleados”. Las soluciones de gestión de contenidos proporcionan un entorno seguro y escalable donde controlar, acceder y compartir los distintos tipos de contenidos generados en una organización, permiten gestionar todo su ciclo de vida, desde su creación, hasta su revisión, publicación y posterior archivo.
Estas soluciones ayudan a reducir los tiempos de respuesta cuando se revisan grandes volúmenes de documentación, así como a tener acceso de forma inmediata a información crítica para el negocio con la consiguiente mejora en la eficiencia operativa y productividad de la organización.
Las empresas deben perseguir tres grandes objetivos en el ámbito de la gestión de contenidos. En primer lugar, la mejora en el negocio, entendiendo como tal el aprovechamiento pleno de la información existente en la empresa, la reducción de ineficiencias, el ahorro de tiempo y dinero, la mejora en el servicio al cliente, la identificación de nuevas oportunidades de negocio y el reforzamiento de la imagen de marca y de los productos y servicios que ofrecen.
En este sentido, las soluciones ECM son un medio para eliminar o minimizar los procesos manuales o basados en papel, ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente la información que necesitan independientemente de su ubicación o formato y simplificar la distribución de la información a miembros internos y/o externos de la organización. El segundo gran objetivo debe centrarse en la reducción del riesgo: cumplimiento de la normativa legal y/o sectorial, protección de información sensible, aseguramiento de la continuidad del negocio y la reducción del esfuerzo y coste de recopilación de información necesaria para auditorias o inspecciones.
También en este caso, el ECM proporciona soluciones que facilitan que la gestión, consumo y almacenamiento de la información se someta a las políticas corporativas, proporciona capacidades de clasificación y búsqueda de información por perfiles y asegura la protección e integridad de la información. Por último, y no por ello menos importante, se debe centrar en el aprovechamiento tecnológico. Se trata de buscar aproximaciones a la gestión de contenidos con un adecuado ratio coste/beneficio, la maximización del rendimiento de los recursos TI existentes, la adopción de soluciones que no provoquen el rechazo por parte de los usuarios y la garantía de disponer de un entorno seguro y escalable para atender las necesidades cambiantes de la empresa a lo largo del tiempo.
Para ello, se debe plantear una plataforma común de gestión de contenidos, mediante una solución modular que se adapte a las necesidades de cada organización. Dicha plataforma debe ser capaz de manejar contenidos generados por los sistemas existentes, mediante mecanismos intuitivos para que los usuarios no técnicos encuentren la información que necesitan.
Desde Vignette se afirma que “las empresas están continuamente generando contenidos durante toda su vida: documentos, videos, imágenes, archivos de audio etc. Y en todos los casos son contenidos básicos para el “cliente”, sea externo o interno. Sea un empleado o un cliente. Un usuario o un proveedor. Así que la gestión de contenidos es vital para la empresa. Para que no haya duplicidades ni recursos dilapidados en una gestión confusa. Para poder ofrecer al cliente lo que verdaderamente quiere o puede querer. Debe tratarse de una gestión eficiente con una herramienta que permita su gestión integrada, ordenada, sencilla y rápida, junto a las imprescindibles garantías de escalabilidad, robustez y fiabilidad”.
Por su parte, el responsable de Ever apunta que “la ventaja más inmediata y que primero aprecian las empresas es el significativo ahorro de costes que suministran las soluciones ECM. Más allá de los resultados económicos, sin embargo, las soluciones de gestión de contenidos aportan otros muchos beneficios, como la disponibilidad de la información siempre que se necesite (un aspecto vital para la toma de decisiones empresariales), la mejora de la productividad de la plantilla, la eliminación de ineficiencias e incrementos de coste debido a las duplicaciones de archivos o la superación de las inconsistencias y contradicciones entre los datos.
Una gestión de contenidos eficaz permite además presentar una única versión de la información a los clientes, proveedores y socios, lo que redundará en la buena imagen de la empresa. Por otro lado, una de sus mayores ventajas es la posibilidad de compartir y reutilizar contenidos, de cara a la gestión del conocimiento tan necesaria en las organizaciones modernas”.
Finalmente el director general de OpenText afirma que “cuando las soluciones ECM están basadas en una plataforma y estructura de datos común, ofrecen beneficios significativos a las empresas. Principalmente, permiten preservar y proteger su capital intelectual, aprovechar los contenidos empresariales a través de todas las aplicaciones y cumplir de manera efectiva con las normativas referentes a la protección y preservación de contenidos. Esto lleva a lo que en Open Text, denominamos, “Transparencia Corporativa”, un concepto que se refiere a la capacidad de las organizaciones para consolidar y trabajar con la información crítica y vital para su negocio a través de toda la empresa, sin importar las aplicaciones tecnológicas, sistemas LOB o la categoría de los contenidos.
En cuanto a los beneficios, fundamentalmente permite obtener importantes ahorros de costes en lo que se refiere a almacenamiento, recursos humanos, papel de impresión, gestión, espacio físico, envío, etc…. Todo esto implica una mejora de la productividad y eficacia por parte de los empleados, una agilización y transparencia de los procesos de trabajo e incluso un aumento de la satisfacción del cliente. Asimismo, permite asignar mejor los recursos económicos de las empresas. Otro aspecto importante a tener en cuenta es que este tipo de soluciones permiten mitigar riesgos y cumplir con las normativas existentes en cuanto a la retención de documentos”.
Las tendencias
Como hemos venid diciendo a lo largo de este artículo, el mercado de ECM está en constante crecimiento. Ya no es sólo que las empresas estén dispuestas a aceptar las nuevas soluciones, sino que las empresas se han dado cuenta que es imperativo para ellas. Sin ellas no son competitivas. Y este mercado no lo rigen los proveedores de software. Lo rigen los usuarios, los clientes.
Las compañías quieren adquirir y fidelizar a los clientes. Por eso buscan en las soluciones ECM la forma de cumplir con todos sus requisitos. Un cliente quiere poder descargarse una película, una canción o un contrato desde cualquiera de los múltiples dispositivos de los que hoy puede disponer. Si tu compañía no puede hacerlo se irán a la competencia. Las organizaciones y los proveedores de las soluciones ECM ya se han hecho eco de esta realidad.
Las arquitecturas de este tipo de soluciones son cada vez más abiertas, modulares y adaptables a los diferentes estándares de mercado. Los expertos auguran una futura convergencia del mercado que aúne la gestión documental integrada (múltiples herramientas de autor y formatos de salida, Workflow, integración de aplicaciones, digitalización), la gestión de contenidos web (WCM), con herramientas de autoría de contenidos, formatos de salida orientados a la web, soporte para gran número de usuarios y optimización del tiempo de respuesta; Digital Asset Management (DAM) para la catalogación y recuperación de activos, Workflow, distribución y renderizado de contenido para ser reutilizado; y la gestión de componentes de documentos, que incluye herramientas de autoría de componentes de documentos, publicación de bases de datos y documentos inteligentes.
En general, las inversiones ECM se centran en la automatización de procesos y en un futuro crecerá especialmente el área de gestión de expedientes y de activos digitales. El responsable de Ever considera que “En el ámbito público, la Ley de Administración Electrónica va a suponer un antes y un después en el uso de las tecnologías por parte de la Administración respecto a los ciudadanos, y en este sentido Ever piensa que el uso de tecnologías para la gestión de documentos electrónicos, su archivo conforme a estándares archivísticos y su conservación a largo plazo va a ser fundamental en los años venideros”.
Son muchos los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de abordar una estrategia de gestión de contenidos. El alto volumen de información, sistemas fracturados que han sido adoptados a lo largo del tiempo, frecuentes fusiones y adquisiciones que dan lugar en entornos de TI dispares, todo ello unido a una compleja red de normativas para la protección y preservación del contenido y la privacidad de los datos, afecta profundamente a la manera en que las empresas piensan gestionar los contenidos empresariales.
“La movilidad, es otro de los retos a los que se enfrenta la gestión de contenidos. La manera en que los empleados acceden y utilizan el contenido ha cambiado. Ahora pueden trabajar con el contenido desde una variedad de sistemas y dispositivos móviles, por lo que el tema de garantizar el acceso seguro al contenido resulta crítico para lograr mejorar la eficiencia y la productividad de la compañía. Por último, preservar el capital intelectual también es vital en el actual clima económico tan dinámico y competitivo. Por todo ello, la ECM ya no es una opción para las empresas, es un requisito fundamental para el éxito”, apunta el director general de OpenText
Finalmente el presidente de Ágora apunta en la misma dirección que su colega: “(En el mercado ECM), destacan las nuevas capacidades de suministro de contenido para dispositivos móviles, el crecimiento de la demanda en el área de gestión de expedientes y activos digitales, la estandarización de arquitecturas para favorecer la interoperabilidad y las capacidades para garantizar la seguridad de la información. Está aún por analizarse el impacto de las aplicaciones de la Web 2.0 y las nuevas herramientas colaborativas sobre los contenidos empresariales. En un futuro cercano, las plataformas ECM se enfocarán hacia los entornos en tiempo real; la gestión de contenidos deberá permitir una auténtica orquestación de procesos de negocio, con repositorios únicos de información y portales completamente integrados en los sistemas de la empresa”.
Y los costes
Como siempre el factor monetario será una de las principales preocupaciones de los empresarios. Obtener un rápido ROI será fundamental para que una determinada solución tenga éxito. El software ECM es una herramienta al servicio de la empresa y debe cumplir estrictos requisitos de rentabilidad. Por tanto, hablamos de una inversión, no de un gasto. Y, como la rentabilidad debe ser un principio fundamental en su implantación y explotación, la inversión habrá de medirse en relación con el beneficio que genera.
Y la experiencia con nuestros clientes es que obtienen enormes beneficios, tanto en reducciones muy notables de costes como en generación de nuevos ingresos. Además, se posicionan en la vanguardia tecnológica y, sobre todo, de satisfacción de sus usuarios y clientes. El software ECM es rentable, eficiente, útil y fideliza a clientes y usuarios al enriquecerles su experiencia. En suma, cada vez se está demostrando más que es una herramienta vital para el futuro de las empresas.
Según el portavoz de la multinacional EMC, “la idea de solución cara y compleja ha desaparecido. Hoy en día, con el avance de las tecnologías, de las integraciones y con la calidad del software, nos encontramos con una plataforma como Documentum, que permite automatizar nuestros procesos de forma sencilla, dándonos inmensas facilidades como la independencia total de nuestro software o hardware, ofreciendo conectores e integraciones con prácticamente todos los sistemas y tecnologías, con frameworks y herramientas de diseño gráficas donde tan solo tenemos que definir las reglas, analizar y ponernos a trabajar. Esto nos permite ahorrar costes unificando nuestra información y gestionándola de manera única, sin perder dinero con numerosos sistemas propietarios y silos de información costosos que cuesta mantener y relacionar”.
El ROI de este tipo de soluciones varía, en el caso sistemas de Input Management como es la entrada, escaneo y digitalización de la información en el repositorio, es muy rápido y concreto, dando grandes resultados desde el primer momento. A medio plazo, el uso de esta plataforma aporta un valor enorme, no solo por los ahorros en procesos y gestión, sino por disponer del mejor sistema para ir creciendo y escalando nuestra plataforma acorde con el ritmo del negocio.
Finalmente, José Ramón Riera de Ágora Solutions, afirma que “una correcta gestión de los contenidos no sólo no dispara el gasto sino que lo reduce considerablemente. El cálculo del ROI, por tanto, incluye variables como el incremento de la productividad y la visibilidad sobre la información, la reducción de costes de personal y de tiempo, la racionalización de procesos, etc”.
