La empresa de cuidado del hogar ORO, conocida por marcas como Mistol o Starwax, ha impulsado su transformación digital de la mano de Canon. Gracias a la integración del software de gestión documental de Canon, la compañía ha llevado a cabo el proyecto de digitalización del departamento financiero, optimizando el proceso de emisión de albaranes y aprobación de facturas, así como el acceso a los mismos a partir de un archivo digitalizado, reduciendo a la mitad el tiempo dirigido a la gestión de facturas.
Las empresas deben mantener un gran archivo histórico de cara a cumplir con la normativa mercantil, tributaria y de prevención de blanqueo de capitales. En el caso de ORO, contaba con un voluminoso archivo en papel que no solo ocupaba espacio, además, dificultaba enormemente la labor de consulta. “En procesos como el de emisión de albaranes se producían varias copias de un mismo documento, lo que daba lugar a un enorme gasto de papel y mayores complicaciones para relacionar los albaranes con la orden de pedido y factura”, señala Elena Company, Business Controller en ORO.
Gracias a la integración del software de gestión documental de Canon, ORO ha llevado a cabo el proyecto de digitalización del departamento financiero
Este hecho, implicaba una inversión de tiempo innecesaria por parte de los empleados y el riesgo de extravío de los documentos. El contexto de la pandemia sentó las bases para impulsar este proceso de transformación en el que, tras analizar diferentes alternativas, ORO se decantó por Canon para llevar a cabo la digitalización de todo el archivo de su departamento financiero. Gracias al servicio de digitalización de facturas y a la solución empleada, homologada por la Agencia Tributaria, la compañía pudo destruir todo el papel del histórico, con el consiguiente ahorro de espacio y con todas las garantías, al contar desde ese momento con facturas digitales certificadas.
Digitalizar el flujo de trabajo e impulsar el trabajo colaborativo
Además de pasar del archivo histórico de papel al formato digital, se hacía necesario integrar un sistema que permitiese establecer flujos de trabajo 100 % digitales que posibilitaran la continuación del negocio y del proyecto de digitalización de procesos. “Con el teletrabajo, y con todas las restricciones que hemos tenido debido al COVID-19, hemos seguido un proceso natural de aprobación y contabilización de facturas sin salir de casa. El reto era conseguir que, aunque no viniéramos a la oficina, pudiéramos avanzar con las gestiones diarias del negocio”, afirma Elena.
Gracias al proceso de digitalización documental, ORO ha logrado optimizar sus gestiones documentales gracias a la automatización de procesos, impulsando el trabajo colaborativo de aquellos empleados implicados en el proyecto. Ahora, la compañía se plantea la extensión del uso de la solución a nuevos departamentos y áreas de negocio. Para Aníbal Ayala, director general de ORO, “Ha sido una medida muy eficiente para todas las áreas, sobre todo para las personas que tenían que autorizar facturas. El tiempo dedicado esta tarea se ha reducido en un 50%”.
Canon, líder en soluciones de transformación para empresas
Los servicios de transformación digital de Canon reúnen tecnología de hardware y software para la creación de ecosistemas integrados, combinando los servicios de impresión gestionados y las soluciones de colaboración en el espacio de trabajo que ayudan a obtener transparencia y control sobre todo el ciclo de vida de los documentos.
