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Extracción Inteligente de Datos para la automatización del procesamiento de facturas

Uno de los departamentos en los que más se está avanzando en los procesos de digitalización es el financiero. Entre sus funciones se encuentra la de la contabilidad con la gestión obligatoria que se hace de las facturas. Se trata, en muchos casos, de procesos que, aún hoy, se hacen de forma manual. Para abordar cómo mejorar el proceso de gestión de las facturas, Byte TI organizó junto a Yooz un encuentro que contó con la participación de Verónica Maya, Asesora Yooz en automatización de procesos.

El encuentro comenzó con el análisis de la realidad del departamento de contabilidad y también de los despachos y asesorías profesionales. A la hora de contabilizar las facturas, se dan muchos casos que, por diferentes motivos, se hace de forma manual. Esto hace que los procesos se ralenticen, lo que afecta a la productividad del departamento. El problema es que, para esta labor muchas empresas tienen tecnología anticuada lo que hace que, desde el momento en que se realiza una compra, se genera la factura y se paga aparezca uno de los procesos más ineficientes que actualmente existen en las organizaciones. Todo este trayecto puede llegar a tardar hasta 35 días según afirmó Verónica Maya, Asesora Yooz en automatización de procesos. Además, tal y como explicó Maya, “los procesos manuales de gestionar una factura pueden suponer un coste que se sitúa entre los 9 y 20 euros a los que habría que añadir alrededor de 3,25 euros por el archivado de ese documento”.

Toda esta situación hace que se mucho pierda tiempo y que el departamento de finanzas y contabilidad tengan que multiplicar los esfuerzos para sacar adelante los procesos de gestión de cada factura. “Se trata de un proceso pesado, complejo y tiene un gran margen de mejora. Sin embargo, con la automatización de las facturas, el departamento financiero se puede convertir en un gran centro de productividad de la empresa”

No vale con un OCR

A pesar de que los procesos manuales siguen existiendo, la tecnología se incorporó hace tiempo a estos departamentos. Con la introducción de la tecnología OCR, esos procesos mejoraron mucho. Pero, como afirmó Maya, “el OCR es una tecnología que únicamente realiza un reconocimiento de caracteres. Se trata de una tecnología fundamental para digitalizar datos y recoger información, lo que sucede es que en muchos departamentos, se ha quedado obsoleto”. Y es que el OCR ha ido evolucionando de forma rápida y ahora es sólo un elemento más de una tecnología mucho más innovadora como es el ICR o “Intelligent Character Recognition.

El ICR, a diferencia del OCR, posibilita no sólo reconocer los datos, sino que permite entender el contenido contable de cada factura y dar paso a la automatización de cada una de ellas. Los ICR son más flexibles y con él no hay necesidad de corregir datos. Además, es una tecnología que va aprendiendo con Deep Learing lo que supone que, al usar la tecnología inteligente va a permitir digitalizar los procesos y automatizar la digitalización de facturas haciendo que desaparezcan las facturas manuales”, aseguró la consultora de Yooz.

Los costes

Según un estudio de PayStream, la incorporación de esta tecnología hace que se encontró que el ciclo de tratamiento de facturas a pagar se sitúa en los 45 días en aquellas empresas que empiezan a utilizar este tipo de tecnología, para, poco a poco, y a medida que el software va aprendiendo situarse en únicamente cinco días en gestionar todos los procesos (recepción, archivado, tratamiento, volcado al ERP y pago) que rodean a una factura. Es decir, implementando una tecnología que incorpora la IA y la automatización hace que los costes del departamento de contabilidad y financiero se reduzcan hasta en un 75%”.

El ICR, a diferencia del OCR, posibilita no sólo reconocer los datos, sino que permite entender el contenido contable de las facturas

Como afirmó Maya, “el OCR se ha quedado pequeño para las necesidades actuales de los departamentos financieros, mientras que con la incorporación de estas nuevas tecnologías se incrementa la productividad y se reducen los costes”

La propuesta

¿Y qué es lo que propone Yooz? En este caso nos encontramos ante una tecnología 100% SaaS que emplea tecnologías como el OCR junto con Machine Learning y Deep Learning para ayudar a las empresas a la gestión de sus facturas. Nació como una solución 100% cloud y desde su nacimiento ha ido creciendo alrededor de un 50% anual, Actualmente cuenta con 200000 usuarios y más de 100.000 empresas que trabajan con ella. Una de sus ventajas es que la solución se integra perfectamente en los ERPs más populares del mercado y, además, está autorizada por la Agencia Tributaria. “Nuestro objetivo es poner toda esta tecnología de forma rápida proporcionando una solución económicamente barata y que es muy simple de utilizar. Y se trata de una solución para todo tipo de empresas. Entre nuestros clientes, contamos con empresas pequeñas y grandes de todo tipo de sectores, de tal forma que la solución se adapta a cada entorno y a cada necesidad”.

Cómo funciona

El software de automatización de las cuentas a pagar aprovecha el OCR de las facturas escaneadas para sacar datos procedentes de todo tipo de documentos ya sean facturas escaneada, fotos independientemente de que procedan desde cualquier tipo de fuente que el cliente haya elegido. A continuación interpreta la información, realiza la imputación contable y envía a etapas de validación si ésta fuera necesaria. Finalmente, el asiento que se genera, se exporta al ERP o al sistema contable que el departamento financiero emplee. Es decir, la solución de Yooz automatiza la captura de los datos, el registro de la factura, la validación el pago y la exportación de los datos. Todo ello sin necesidad de que nadie tenga que tocar nada, salvo que el software encuentre algún problema que deba ser revisado por un humano. A continuación, Yooz interpreta la información y extrae los datos relevantes para que estos datos sean revisado para su validación. Una vez que los documentos son validados pasan directamente a ser exportados al ERP y con el tiempo, Yooz aprende a rellenar aquellos datos que faltan en la factura.

El proceso para el usuario es realmente sencillo ya que Yooz se aprovecha de la inteligencia artificial y de la automatización inteligente para convertir el proceso del tratamiento de una factura en algo realmente simple.

Gracias a la solución de Yooz se eliminan totalmente las tareas más engorrosas del departamento financiero. Yooz tiene una capacidad de captura omnicanal y se adapta a la forma en la que trabaja cada departamento. Lo que se busca es que el cliente se sienta lo más cómodo posible por lo que se puede modificar la interfaz gráfica o la información que remonta desde la facturas.

Al aplica la inteligencia artificial, la plataforma sabe, por ejemplo, cuál es la forma de llegada habitual de factura. Así, si habitualmente llegan a través del e-mail, las vuelca a la plataforma de forma automática y sin necesidad de intervención humana. De esta forma las facturas están listas desde el primer momento. No sólo eso, sino que también se puede realizar desde diferentes vías de captura: incluso desde una foto desde el móvil.

Las ventajas son variadas, ya que también si, por ejemplo, se incluye un PDF que tiene diferentes facturas, Yooz lo trata y descubre todas las facturas que hay en el documento, de tal forma que el usuario ya no tiene necesidad de ir cortando cada página para formar diferentes documentos PDFs.

El valor de Yooz reside por tanto en la capacidad de análisis que posee la herramienta y que no necesita ningún control por parte de ningún usuario. Por ejemplo, si un e-mail contiene diferentes facturas adjuntas y otros documentos, los usuarios pueden enseñar a la solución a que sólo incorpore a la plataforma aquellos documentos que contengan la palabra factura y deseche el resto. En el caso de que la herramienta no detecte de forma correcta si un documento es o no una factura, la herramienta lo llevará de forma automática a una carpeta determinada para que un usuario vea si realmente es una factura y la incorpore al sistema de contabilidad. Es decir, en ese momento, el usuario está parametrizando una factura y la siguiente vez que la herramienta se encuentre ante un caso similar ya sabrá qué categoría tiene ese documento.

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