El ERP tiene un especial protagonismo en la digitalización de las empresas y dentro de ello Microsoft Dynamics 365 Business Central, es una de las grandes estrellas. Para ver cómo sacar el mayor partido a esta herramienta, Byte TI y ODM organizaron un encuentro que contó con la participación de José de los Mozos, preventa especialista de Microsoft Dynamics 365 Business Central en ODM y Alejandro Guzmán, Director de Proyectos de Microsoft Business Central en ODM.
Dentro del mundo de las aplicaciones empresariales, el ERP juega un papel fundamental y, de entre las soluciones del mercado, ODM destaca Microsoft Dynamics 365 Business Central, una herramienta integral, fácil de usar y totalmente adaptable a las necesidades de cualquier tipo de empresa. Y es que, Dynamics 365 Business Central incluye todo lo necesario que una empresa tanto pyme como de mayor tamaño, necesita ya sean herramientas para la gestión contable y financiera, control de las ventas, gestión de la cadena de suministro o control de inventario, entre muchas otras. Pero, además, destaca su capacidad para integrarse de forma rápida y sencilla con otras aplicaciones de la empresa, por lo que la productividad de los empleados se incrementa. Nos encontramos ante una herramienta esencial para llevar a buen puerto el proceso de transformación digital de las compañías.
Fue José de los Mozos, preventa especialista de Microsoft Dynamics 365 Business Central de ODM, el encargado de abrir el encuentro analizando cuáles son los desafíos y tendencias del mundo del ERP. En su opinión, “una de las principales tendencias que observamos en la actualidad es la integración del ERP con las tiendas online y que se ha visto acelerada desde que apareció la pandemia. Además hay que destacar la migración a la nube que con la experiencia del teletrabajo se ha convertido en una tendencia y además se está imponiendo el modo SaaS. Pero es que además nos encontramos con elementos que se encuentran en plena expansión como es todo aquello que se refiere a Big Data, Inteligencia Artificial o el Business Intelligence. La realidad es que, en la actualidad, las empresas tienen que contar con soluciones de este tipo para poder extraer el valor a la información de la que disponen y así hacer una mejor toma de decisiones de forma ágil y fiable”.
Tal y como expuso de los Mozos, en el mercado actual también se están tomando protagonismo otros elementos, entre los que sobresale el de la reducción de los costes: “Las organizaciones tienen la necesidad de evitar los costes de mantenimiento asociados a todos estos sistemas, a la vez que se mejoran los sistemas y los procesos internos y se incremente la productividad.”
Por qué cambian el ERP
A partir de ahí, el especialista de ODM, señaló cuáles son los principales eventos que llevan a cambiar el ERP de una empresa. En primer lugar los eventos organizativos, es decir, aquellos relacionados porque se ha producido una fusión de empresas o porque la compañía se ha expandido y con su ERP no tiene la potencia necesaria para asumir este crecimiento. En segundo lugar, una empresa se plantea cambiar el ERP por fallos dentro del sistema que se tenga y finalmente, en muchos casos ese cambio obedece a que los empleados lo exigen.
La integración juega un papel esencial a la hora de cambiar el ERP. Para José de los Mozos, “es necesario ir hacia un sistema integrado porque es crítico tener sistemas fiables y que ofrezcan datos válidos, viables, seguros y fiables”.
Según ODM, Microsoft Dynamics 365 Business Central, cubre todas estos requerimientos ya que está diseñado para dar soporte a todos los procesos de negocio que una empresa necesita y todo a través de un entorno cloud. “Además, -explicó de los Mozos- tiene una ventaja fundamental que es lo que en Microsoft denominan como “All in One” que hace referencia al dato único. Esto quiere decir que todo dato se introduce una única vez y éste se replica en tiempo real en los diferentes módulos de la solución. Además, posee una serie de conectores que permiten conectarnos prácticamente con cualquier sistema externo que las compañías utilicen como por ejemplo, un sistema de nóminas”.
Microsoft Dynamics 365 Business Central es accesible desde cualquier plataforma y dispositivo
Microsoft Dynamics 365 Business Central, es la evolución natural de Microsoft Dynamics Navision y que está implementado en más de 150.000 empresas de más de 132 países. Unas cifras que se van reduciendo de forma paulatina porque la mayoría de estas organizaciones ya han iniciado sus procesos de migración a Business Central.
¿Qué ofrece?
José de los Mozos explicó detalladamente las funcionalidades principales del sistema, entre las que destacó: la gestión financiera; la parte referente a la gestión de ventas y servicios; la gestión de proyectos; funcionalidades para la gestión de la cadena de suministro y gestión de operaciones. “Además destaca también la elaboración de informes que suministra, pero sobre todo hay que señalar la importancia que tiene la accesibilidad. Y es que, Microsoft Dynamics 365 Business Central es accesible desde cualquier plataforma y dispositivo. Lo único que se necesita es un navegador. También destaca su completa integración con Office 365, lo que facilita de forma tremenda la usabilidad por parte de los empleados y coordinarse con las diferentes herramientas que lo conforman”, destacó el portavoz de ODM.
A continuación, Alejandro Guzmán, Director de Proyectos de Microsoft Business Central de ODM, explicó en una demo práctica cómo funciona Microsoft Dynamics 365 Business Central. Guzmán destacó que una de las principales ventajas es que se trata de una solución multiempresa, de tal forma que se puede llevar de forma independiente la gestión de cada una de ellas sobre el mismo ERP y todo ello de forma sencilla e intuitiva.
Pero el mercado del ERP es muy amplio, y cada empresa tiene unas necesidades y especificaciones concretas, de tal forma que, por ejemplo, no es lo mismo una empresa del sector retail y otra del sector financiero. ¿Se adapta Microsoft Dynamics 365 Business Central a las necesidades de cada sector? Ambos responsables de ODM aseguraron que “depende de si el sector tiene unas necesidades muy particulares. El sector de la construcción, por ejemplo, tiene unos requerimientos particulares en lo que respecta a la certificación de obras, mientras que el de la hostelería tiene el apartado de la integración con los TPVs. Para sectores como estos, existen empresas con las que ODM tiene contratos de colaboración para implementar este tipo de verticalizaciones específicas. En Business Central no existen verticalizaciones para todos los sectores, pero sí para la gran mayoría. Además, tiene funcionalidades específicas, para que un cliente pueda implementar, por ejemplo, un proceso de automatización y que puede adquirir desde el mismo Business Central como si fuera una app de un móvil. Una de las ventajas que proporciona Business Central es que este tipo de aplicaciones tienen que estar certificadas por la propia Microsoft para poderse implementar, porque de lo que se trata es de que cuando un cliente instala una determinada herramienta vertical, tenga que estar adaptado a los requerimientos que exige Microsoft de forma inmediata. Esto es así porque no se puede tocar el “core” del sistema, con lo que lo que se hace es crear extensiones, y estas extensiones, son verticales”.
El coste de migrar
Aunque la nube se ha convertido en un factor de éxito para muchas empresas, no es menos cierto que todavía son numerosas las organizaciones que se plantean realizar la migración porque consideran que va a resultar más costoso. En este sentido, José de los Mozos explicó que “el coste va a depender del número de usuarios. Por ejemplo, una empresa que no tenga producción y que sólo tenga 10 usuarios va a pagar 590 euros al mes y en ese precio va a tener incluido el acceso al ERP, el almacenamiento de los datos de la empresa y todo el mantenimiento de la aplicación. Es decir, es un coste mensual fijo que el cliente puede variar en función de si reduce el número de usuarios o de si lo aumenta. Si de repente, ese cliente decide abrir una planta de producción, sólo tiene que cambiar las licencias del modo Essentials al modo Premium para poder gestionar también los procesos de producción. Es decir, los ahorros son muy importantes y los costes que se producen vienen dados en su mayoría por la migración del entorno onpremise al entorno cloud, porque hay unos servicios que hay que abordar para poner en marcha el sistema, pero no porque se migre a Azure. Una vez que el sistema está implementado, el cliente se olvida de mantenimientos, se olvida del hardware y lo que tiene es una previsión de los costes mucho más fiable. Y todo ello con una seguridad demostrada, donde está todo encriptado y protegido”.
