Uno de los apartados en los que más tiempo se pierde dentro de un departamento financiero o de contabilidad de una empresa es el que se refiere a la digitalización de las facturas. A pesar de que hace ya tiempo que los sistemas OCR han facilitado las tareas, lo cierto es que queda mucho camino por avanzar. Por ello, Byte TI junto con Yooz organizó un encuentro para tratar cómo es la nueva generación de herramientas OCR y qué beneficios pueden aportar a estos departamentos.
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Durante el encuentro se puso de manifiesto como las herramientas OCR ayudaron mucho en la digitalización de las facturas, pero también cómo esa tecnología ha quedado desfasada. A pesar de ello, son muchas las compañías que siguen apostando por los antiguos sistemas de OCR, con lo que la productividad de los departamentos se reduce. María Fernanda Mina, Asesora IT de Yooz explicó que la apuesta ahora pasa por los nuevos OCR, a los que se denomina ICR. En su opinión, “muchas organizaciones no sólo tienen tecnología anticuada sino que en muchas empresas los procesos todavía se siguen realizando de forma manual, algo que es muy poco productivo. De esta forma, desde el momento en que se realiza una compra, se genera la factura y se paga nos encontramos con es uno de los procesos más ineficientes que actualmente existen en las organizaciones. Se trata de un proceso en el que se llega a tardar hasta 35 en cerrarlo totalmente. Y estamos hablando de un único documento”. Efectivamente, a mayor cantidad de facturas, con esa forma de tratarlas, la productividad se reduce de forma sensible y no sólo eso, sino que un 31% del pago de facturas se retrasa lo que genera un problema contra el cliente. Además, los duplicados o los intentos de fraude también son una realidad con esa metodología. Para la portavoz de Yooz todo ello “se puede solucionar empleando la automatización. A día de hoy han surgido nuevas tecnologías de OCR que pueden ir más allá del simple reconocimiento de caracteres y que solucionan mejor los problemas de los departamentos financieros.
Son muchas las compañías que siguen apostando por los antiguos sistemas de OCR lo que las hace ser poco productivas
ICR
La tecnología ICR es la que puede cambiar la forma en la que trabajan los departamentos financieros. Sus siglas se corresponden con Intelligent Document Reading y también se le denomina como el OCR inteligente. Su gran ventaja es que aplica la Inteligencia Artificial y el machine learning en el reconocimiento de caracteres lo que reduce además los errores que cometen los OCR. Como explicó Mina, entre sus ventajas se encuentra que “el ICR proporciona que se puedan tratar las facturas sin parametrización previa y permite dar ese paso hacia la automatización de las facturas. La realidad actual es que las empresas tienen una gran necesidad de optimizar la problemática que genera la digitalización de las facturas, porque si ésta se realizara de forma automática y no manual, los empleados podrían dedicarse a tareas de un mayor valor y dejar de hacer un trabajo repetitivo y de poco valor”.
Por qué Yooz
Yooz es una multinacional francesa basada en el cloud creada en 2010 que ha ido creciendo desde sus inicios y que tiene 4000 clientes y más de 100.000 empresas que usan sus herramientas. Una de las grandes ventajas que proporcionan sus soluciones es que están homolgadas por la Agencia Tributaria y que porporciona una tecnología potente que puede ser apta para compañías de todo tipo, desde grandes cuentas hasta Pymes y start-ups.
La portavoz de la compañía explicó durante el encuentro el proceso de la herramienta y las ventajas que proporciona asegurando que el software de Yooz se aprovecha de la inteligencia artificial y de la automatización inteligente para convertir el proceso del tratamiento de una factura en un verdadero centro de pilotaje para el departamento financiero. Tal y como expuso Mina, “la solución de cuentas a pagar de Yooz extrae los datos de forma inteligente. Para ello se aprovecha de los datos del OCR y extrae información de todo tipo de documentos ya sean facturas escaneadas, fotos y que procedan desde cualquier tipo de fuente que el cliente haya elegido. A continuación interpreta la información, realiza la imputación contable y envía a etapas de validación si ésta fuera necesaria. Finalmente, el asiento que se genera, se exporta al ERP o al sistema contable que el departamento financiero emplee”. Es decir, la solución de Yooz automatiza la captura de los datos, el registro de la factura, la validación el pago y la exportación de los datos. Todo ello sin necesidad de que nadie tenga que tocar nada, salvo que el software encuentre algún problema que deba ser revisado por un humano”.
Se trata por tanto de un proceso fácil y sencillo de tratar que mejora la productividad del departamento financiero y que elimina de un plumazo una de las tareas más engorrosas del mismo. Además es una solución 100% cloud, en la que la seguridad es un factor muy importante. Sólo pueden entrar en la misma los usuarios que dispongan de una contraseña y un correo que les permita el acceso.
Facilidad de uso
La solución que propone Yooz se caracteriza además por su facilidad de uso, de tal forma que los empleados no tendrán que realizar ningún tipo de jornada de formación. Se trata, como aseguro la portavoz de la compañía de una herramienta totalmente intuitiva y que es completamente parametrizable: “Yooz tiene una capacidad de captura omnicanal y lo que buscamos es adaptarnos a la forma en la que trabaja cada usuario. Por ello, cada uno de ellos puede modificar la interfaz gráfica o la información que remonta desde la facturas. Gracias a ello incrementamos la productividad de cada uno de los usuarios. Por ejemplo, si la mayoría de las facturas de una empresa llegan a través del correo electrónico, lo que hace la herramienta es que directamente la vuelca a la plataforma de Yooz de forma automática y sin necesidad de intervención humana. De esta forma las facturas están listas desde el primer momento. No sólo eso, sino que también se puede realizar desde diferentes vías de captura: incluso desde una foto desde el móvil. Por supuesto, también se puede cargar la factura si ésta se encuentra en un ordenador o desde una plataforma cloud”.
Las ventajas son variadas, ya que también si, por ejemplo, se incluye un PDF que tiene diferentes facturas, Yooz lo trata y descubre todas las facturas que hay en el documento, de tal forma que el usuario ya no tiene necesidad de ir cortando cada página para formar diferentes documentos PDFs.
El valor de Yooz reside por tanto en la capacidad de análisis que posee la herramienta y que no necesita ningún control por parte de ningún usuario. Por ejemplo, si un e-mail contiene diferentes facturas adjuntas y otros documentos, los usuarios pueden enseñar a la solución a que sólo incorpore a la plataforma aquellos documentos que contengan la palabra factura y deseche el resto. En el caso de que la herramienta no detecte de forma correcta si un documento es o no una factura, la herramienta lo llevará de forma automática a una carpeta determinada para que un usuario vea si realmente es una factura y la incorpore al sistema de contabilidad. Es decir, en ese momento, el usuario está parametrizando una factura y la siguiente vez que la herramienta se encuentre ante un caso similar ya sabrá qué categoría tiene ese documento.
Yooz puede tratar también facturas con pedido de tal forma que cuando se abre una factura el tratamiento que realiza es diferente. Una vez que llega la factura, la solución busca el número de pedido y lo importa en la solución. Cuando encuentra el pedido suguere todas las líneas de ese pedido que estaban en el ERP. La ventaja aquí es que no hay que enseñar a la solución ya que los datos los coge directamente desde el ERP.
Finalmente, en lo que respecta al precio, se cobra de forma mensual según el volumen de datos a tratar.
