Los procesos financieros suelen ser tediosos para cualquier tipo de compañía, y es que algunas todavía procesan sus facturas de forma manual. A pesar de ello, son muchas las que han aportado por los conocidos OCR.
El problema recae en que, muchas de estas compañías emplean sistemas OCR obsoletos , por lo que se reduce la productividad del departamento financiero. En la actualidad existen un tipo de soluciones que ofrecen una automatización inteligente del departamento financiero.
Byte TI junto con Yooz organizo una webinar para conocer cómo una solución Cloud de automatización, puede cambiar esos tediosos procesos de gestión de las facturas. Para ello contó con María Fernanda Mina, Asesora IT, YOOZ.
Última generación
Tanto del departamento de TI como el departamento financiero han oído hablar mucho de la automatización inteligente de sus procesos. Es por esto que Yooz llegó al mercado español con una propuesta de tecnología de última generación para automatizar los procesos financieros de forma fácil, rápida y accesible a todas las empresas.
La automatización inteligente de las cuentas a pagar puede generar un ahorro en costos de gestión del 71% según un estudio de Capgemini Consulting.
“En Yooz nos encargamos de una solución de automatización de cuentas que permite gestionar, desde pedidos de compras hasta facturas de proveedores. Esta automatización se puede emplear en la función financiera para poder acabar con los aspectos negativos del departamento financiero”, explica Maria Fernanda Mina, Asesora IT, YOOZ.
Automatización inteligente
¿De qué hablamos cuando nos referimos a automatización inteligente? Para la Asesora IT de YOOZ, es la combinación de RPA e IA, “hoy gracias a la IA los sistemas tecnológicos son capaces de percibir su entorno, de relacionarse con el y de poder percibir un fin específico”.
Yooz posee una solución de automatización de cuentas que permite gestionar, desde pedidos de compras hasta facturas de proveedores
En España las empresas se muestran optimistas en poder implementar este tipo de tecnologías. Según un estudio sobre empresas españolas:
El 80% de las empresas creen que la IA puede aportar grandes cambios disruptivos en sus industrias
El 31% de las empresas dicen no tener una hoja de ruta clara
El 11% cuenta con un plan de implementación
El 46% ha implementado un plan piloto
“La IA forma parte de nuestra realidad, incluso cuando nosotros no somos consientes de ella. Un ejemplo son los chatboots, la muy conocida huella dactilar de los smartphones, la hoja de ruta de los GPS e incluso en soluciones TIC para la digitalización de los procesos”, comenta Maria Fernanda Mina.
A su vez recalca que estos procesos de digitalización en el departamento financiero, llevados a cabo por las nuevas tecnologías, pueden afectar en varios aspectos:
Industrialización de operaciones, El Rol de las Finanzas, Finanzas en Tiempo Real, Planificación Empresarial, Data y Equipos y Lugar del Trabajo.
Pero entonces, ¿cómo aplicamos de forma inteligente la automatización de las cuentas a pagar?, Según la Asesora IT de YOOZ, existen numerosos problemas a la hora de llevar a cabo el estudio de las cuentas de forma manual, “el primero es el costo, la complejidad, los retrasos, los intentos de fraude que suben al 70%, la falta de visibilidad en el estado del documento y el incumplimiento ilegal”.
“Existe una gran necesidad de optimización del departamento financiero para que ellos puedan dedicarse a tareas de mayor valor, dejando este trabajo a tecnologías de automatización, las cuales se dedicarán a todas las tareas que se vuelven repetitivas y de poco valor. El 705 de los directores financieros consideran la digitalización como la primera palanca tecnológica de la transformación digital porque es fácil y rápida de implementar”, añade Maria Fernanda Mina, Asesora IT, YOOZ.
La clave esta en el OCR Inteligente (ICR)
El OCR ofrece un reconocimiento de caracteres, la digitalización de las facturas y la recogida de datos como su función principal. A pesar de ello, ya no es suficiente solo con recoger datos y digitalizar, se necesita un OCR Inteligente (ICR).
El ICR integrado con IA y Machine Learning reconoce caracteres y entiende el contenido contable de las factura, por ello es mucho más flexible a facturas variables. Dicha herramienta aprende de de experiencias previas, lo que hace que la factura se digitalice y desaparezcan los procesos manuales.
Sobre este punto YOOZ es una “empresa francesa que se basa 100% en el cloud, gracias a esta accesibilidad hemos sido líderes de mercado. Hoy contamos con oficinas, no solo en Francia, si no también en EEUU y disponemos de un total de 4mil clientes y más de 100mil empresas. El 50% de los clientes son empresas multisitio. En España somos una solución cuyo objetivo se basa en poner a disposición de los clientes tecnología potente para que todo tipo de empresas puedan acceder a nuestra solución para digitalizar sus cuentas de forma sencilla, rápida y económica”, comenta Maria Fernanda Mina.
Relación con los proveedores
La correcta gestión de los proveedores es vital para todas las empresas, pero no todas lo toman en cuenta o tienen estrategias de gestión de proveedores a seguir ni las herramientas para lograrlo. María Fernanda Mina explica que sus proveedores son quienes cubren sus necesidades, suministran y garantizan la disponibilidad del producto o servicio que ofrecen, “por ende, tienen un impacto directo en el precio de nuestro producto o servicio y la continuidad de nuestro negocio en el tiempo”.
“La cantidad de archivos que gestionamos en el día y en los diversos formatos que nos llegan dificulta la tarea de tener una gestión ordenada de las facturas de proveedores. En la nueva normalidad ya no hay lugar para errores. Es por esto que las nuevas tecnologías de digitalización y automatización de documentos han tenido tanto éxito en estos últimos años. Tener una gestión digital y automatizada de las facturas de proveedores es de suma importancia para eliminar todas las ineficiencias del procesamiento manual y además nos va a permitir contar con datos en tiempo real y visibilidad de nuestros compromisos y pagos”, concluye.
Herramienta YOOZ
Maria Fernanda Mina, Asesora IT de YOOZ explicó de forma detallada la forma correcta de emplear la solución y demostró lo sencillo que es su uso. “Cada usuario tendrá una visión propia dependiendo las licencias que se le haya otorgado dentro de la empresa”, comenta.
“La solución es intuitiva, el primer proceso es la captura omnicanal y de diferentes formatos. Podemos crear un correo para proveedores, de forma que cada vez que llegue un correo este se mueve a la herramienta de YOOZ sin necesidad de intervención humana”.
“Con todos los documentos centralizados, en la pestaña mis tareas, puedo saber dónde estas mis documentos. Si nos fijamos de forma detallada, cada documento aporta una información de tasa de cumplitud, es decir, podemos obtener documentos al 100% o otros que todavía no están acabamos”, explica Maria Fernanda Mina.
La clave del éxito de la herramienta es una gestión de proveedores estrategia, “tener una buena y fluida relación con los proveedores es un aspecto importante y con nuestra herramienta se cumple, y es que, hace que los intercambios del día a día sean más fáciles y sencillos sino porque afecta, ni más ni menos que a la capacidad de garantizar la continuidad de la empresa”, añade la Asesora IT de la compañía.
Preguntas clave
Para finalizar, María Fernanda Mina, Asesora IT de YOOZ respondió a una serie de preguntas clave sobre la herramienta:
¿Cómo se guardan los documentos para la Agencia Tributaria”
“Para poder ser homologados por la Agencia Tributaria, tenemos que ofrecer una solución donde los documentos no sean modificados. YOOZ crea un cofre electrónico o archivo legal, es decir, una vez los documentos están validados pasan a ser sellados y validados por un periodo de 10 años, en los cuales no se pueden modificar”
Cuando se habla de automatización RPA, ¿esta se automatiza en la propia solución?
“Cuando hablamos de automatización de procesos estamos hablando de que la solución es capaz de recuperar de forma automática los documentos, es capaz de generar una respuesta una vez ha leído los caracteres de una factura. Existen muchas herramientas que trabajan con OCR que solo leen el documento. Nosotros generamos un asiento contable, podemos observar si hay errores y generar una respuesta frente a fallos”
¿Se pueden automatizar expedientes?
“YOOZ es una solución creada para ser especializada en automatización de facturas para proveedores, a pesar de eso, tiene la opción de gestión documental, por lo que se pueden subir otros documentos legales, así como vincular documentos con unos y con otros. El valor real recae en la automatización de facturas-proveedores”
¿Qué tipo de listados se pueden generar?
“YOOZ puede exportar a Excel y en los formatos que sean necesarios”
¿Cuál es la labor humana en el caso de un proseo automatizado?
“Las soluciones de automatización que se encuentran actualmente en el mercado no están para remplazar al humano. Están para soportar sus tareas diarias y aportar un valor. La persona no va a estar para realizar tareas repetitivas, sino para supervisar”
