En la herramienta de planificación de recursos empresariales de Aptean descubrimos aplicaciones relativas a las finanzas. A este respecto, el fabricante ha integrado un módulo de contabilidad general, analítica y presupuestaria en el que también tenemos a nuestra disposición un área de control de gestión. Si profundizamos en algunas de sus características, nos encontramos con la posibilidad de definir nuestro propio plan contable en el que tienen cabida hasta 15 segmentos, un plan que arroja un mantenimiento optimizado gracias a sus aplicaciones de copia y también de sustitución. Asimismo, se contemplan plantillas contables que ayudan a fijar las normas de validación que consideren necesarias los negocios.
Este bloque admite un seguimiento de la información a nivel de transacción (a través de códigos de análisis), definir tipos de saldos o emplear códigos cortos de contabilidad para, por ejemplo, acelerar la introducción de datos. De igual forma, los responsables de las empresas pueden actualizar a partir de una única entrada de diario no sólo los saldos de tipo financiero sino también los de carácter estadístico. En este sentido, los diarios pueden introducirse en la contabilidad en tiempo real y de manera directa, un proceso que se alcanza de manera manual o mediante la utilización de plantillas de diario predefinidas.
El procesamiento de las actividades llevadas a cabo al cierre de un periodo se caracteriza por su flexibilidad, ya que algunos módulos subsidiarios – como los referidos a las cuentas por pagar y por cobrar- están preparados para procesar las transacciones del periodo en curso mientras que la contabilidad general continúa procesando el periodo anterior. Otra funcionalidad es la relacionada con las confirmaciones o las aprobaciones de aquellas transacciones procedentes de otros módulos de este programa ERP: se crearán al instante las entradas de diario oportunas que permitan actualizar la contabilidad general. Pero en esta área relativa a la contabilidad y a las finanzas hay espacio para otros asuntos de interés para cualquier negocio. Nos referimos, por ejemplo, a las actualizaciones al cierre de un periodo, informes de auditoría –vinculados a transacciones a completar antes del cierre de ejercicio- pérdidas y ganancias de divisas, o gestión de asignaciones. Es el turno de la conciliación de cuentas de la contabilidad general, pudiendo conciliar éstas a otros subsistemas. Hasta se ha dispuesto un apartado de consultas en línea.
Para finalizar este repaso, indicar que el fabricante promete flexibilidad no sólo en planes y periodos contables, sino también en otra clase de conceptos como los tipos de saldos y los calendarios fiscales. De igual forma, señalar su módulo de gestión de activos fijos y gestión de clientes y cuentas a cobrar enfocado al mantenimiento de proveedores, gestión del efectivo y consultas para la reducción de costes.
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