La multinacional tecnológica española Grupo CMC ha dado un impulso definitivo a la digitalización y optimización inteligente de procesos documentales con un nuevo servicio denominado Cognitive Legal Advisor (CLA). La solución está disponible en modo software como servicio (SaaS) y es la única del mercado que cubre todas las etapas del ciclo de vida del documento y presta simultáneamente y de forma automática asistencia cognitiva en cada una de ellas.
El servicio Cognitive Legal Advisor (CLA) realiza una gestión inmediata y optimizada de estos procesos a partir de la digitalización de los documentos y la lectura y tratamiento electrónico de la información que contienen con OCR inteligente. De esta forma, textos e imágenes se transforman en texto vivo, editable y estructurado que, además de estar siempre disponible para consulta, es objeto de análisis a fin de seleccionar los elementos clave a través del empleo de técnicas de IA cognitivas semánticas (NLP) para su cotejo, validación y uso en la toma de decisiones.
El servicio es aplicable tanto a documentos oficiales como no oficiales y, en la actualidad, Grupo CMC tiene embebidos en el sistema más de una decena de documentos oficiales, incluyendo, por ejemplo, escrituras de constitución y poderes, cambios de órganos de administración, acuerdos de confidencialidad (NDAs), DNI y pasaportes, nóminas, facturas, contratos de trabajo, pliegos de concursos públicos, currículos, etc. Así mismo, y con un entrenamiento previo de IA, la solución también es capaz de procesar documentos propios de empresas.
Grupo CMC tiene embebidos en el sistema más de una decena de documentos oficiales
Tras la digitalización y gracias al uso de sistemas de inteligencia artificial y RPA, el servicio incorpora de forma automática la información pertinente a los diferentes procesos operativos de la empresa y, una vez analizados los datos, emite una recomendación de aprobación o denegación, teniendo en cuenta que se cumplen todas las reglas prefijadas en forma y plazo.
En caso de aprobación, Cognitive Legal Advisor (CLA) se encarga de llamar al sistema de autenticación, firma digital y notificaciones electrónicas certificadas (vía SMS o email) que proporciona la plataforma O2.Digital de Grupo CMC. Esta última, además de garantizar la autenticación, tanto de los documentos como de las identidades de los intervinientes, genera y registra las evidencias electrónicas correspondientes.
Asistencia virtual y metabúsquedas
Cabe destacar que, a lo largo de todas las fases del flujo, los profesionales cuentan con un asistente virtual en forma de chatbot que les presta su ayuda y el servicio incluye así mismo un metabuscador inteligente que rastrea en tiempo real los documentos y la información completa en relación con cada uno de los procesos.
De esta forma, en cualquier momento es posible comprobar, utilizando por ejemplo el DNI del cliente o el nombre del notario que dio fe en un contrato determinado, cuáles son las cláusulas existentes de los contratos que la empresa mantiene con este e incluso recuperar las recomendaciones que en ese momento realizó el sistema.
Otro punto diferencial de este servicio radica en el conocimiento y la experiencia de Grupo CMC en un amplio abanico de tecnologías diferentes, incluyendo sistemas basados en IA (IBM Watson, C3.ai y Oracle Artificial Intelligence), RPA (UiPath y Sikuli) y plataformas para la construcción de chatbots (WhatsApp API, IBM, Oracle y Google).
Fin al desarrollo manual de los procesos administrativos
Grupo CMC contribuye con Cognitive Legal Advisor a una mayor productividad de los trabajadores y aumenta la competitividad de la empresa al poner fin al desarrollo de forma manual de numerosos procesos administrativos que lastran la eficiencia de las organizaciones.
De acuerdo con Gartner, el 46% de las empresas de pequeño y mediano tamaño dedican parte de su jornada laboral a la gestión de flujos de trabajo ineficientes relacionados con documentación en papel y destinan semanalmente a la resolución de problemas de gestión documental una media de 11 horas, de las que seis son tiempo perdido.
Ante la oportunidad de mejora, la automatización inteligente es clave. Gartner contempla que en 2022 y a nivel mundial el 90% de las organizaciones habrá adoptado RPA en alguna de sus formas y un 67% de estas ya contempla implementar procesos de automatización. La consultora IDC Research también pronostica un futuro brillante a estas tecnologías y prevé que en 2022 el 45% de las tareas repetitivas en las grandes empresas se habrán automatizado y un año después, en 2023, el 50% de los trabajadores interactuará regularmente con un asistente virtual con IA.
Grupo CMC constata que existe un amplio espacio para la optimización inteligente de procesos documentales, incluyendo tanto procesos propios de cada sector de actividad -por ejemplo, verificación y alta de clientes, y aprobación de contratos de renting en banca; gestión de pólizas y siniestros en seguros o gestión de declaraciones aduaneras en el sector de la logística-, como procesos financieros y contables comunes a la práctica totalidad de las empresas.
Según Juan Francisco García, Strategy & Business Development Advisor de Grupo CMC, “el nivel de madurez de las tecnologías de inteligencia artificial y automatización robótica de procesos permite evolucionar desde un modelo en que los datos ni siquiera estaban disponibles a un nuevo modelo en el que la información está contextualizada y siempre accesible para que los sistemas, en base a ella, no solo respondan a la pregunta de qué debería hacer, sino que sean capaces de tomar de decisiones de forma automática”.
