Cuando se levanta el telón de un espectáculo del Cirque du Soleil, el público asiste a una combinación de creatividad, acrobacias, música, escenografía y tecnología que busca despertar emociones. Sin embargo, detrás de cada representación existe una maquinaria empresarial de enormes dimensiones que debe funcionar con la misma precisión que los artistas sobre el escenario. Coordinar miles de profesionales, organizar desplazamientos internacionales, gestionar vestuarios, controlar proveedores y mantener 38 espectáculos en diferentes ciudades del mundo exige una infraestructura de gestión que va mucho más allá de la actividad artística.
Fundado en 1984 por un grupo de 20 artistas callejeros en Canadá, el Cirque du Soleil se ha convertido en uno de los principales referentes mundiales del entretenimiento en vivo. Su trayectoria le ha llevado a actuar en cerca de 1.450 ciudades de 90 países y a reunir a más de 365 millones de espectadores a lo largo de su historia. Actualmente, la organización cuenta con cerca de 4.000 empleados, entre ellos 1.300 artistas, y mantiene 38 espectáculos diferentes en cartelera, con alrededor de 9,5 millones de entradas vendidas cada año.
Un negocio de grandes dimensiones
Las dimensiones del negocio permiten entender la complejidad de su funcionamiento. En la organización conviven más de 100 perfiles profesionales, representantes de más de 50 nacionalidades y que hablan alrededor de 25 idiomas. A ello se suma la necesidad de gestionar miles de desplazamientos, coordinar equipos técnicos y artísticos y disponer de todos los materiales necesarios para que cada producción pueda desarrollarse en cualquier parte del mundo.
Como explica Jorge Pérez, director de Artificial Intelligence, Data & Technology Platform para el Sur de Europa de SAP, la evolución del Cirque du Soleil constituye un ejemplo de cómo una organización puede crecer manteniendo su capacidad creativa cuando dispone de una estructura tecnológica capaz de acompañar ese desarrollo. La compañía pasó de ser un pequeño grupo de artistas callejeros a una organización internacional con miles de profesionales y una operativa que requiere coordinar numerosas actividades simultáneamente.
Más de dos décadas de colaboración tecnológica
En este recorrido, SAP ha desempeñado un papel fundamental. La relación entre ambas organizaciones comenzó en 2001 y ha evolucionado desde una relación cliente-proveedor hasta convertirse en una colaboración estratégica de más de dos décadas. Las soluciones de gestión empresarial de SAP se han incorporado progresivamente a diferentes áreas del Cirque du Soleil, proporcionando una visión global de sus operaciones y facilitando la integración de procesos que anteriormente funcionaban de manera más independiente.
Para João Carvalho, director de SAP Finance and Spend Management para el Sur de Europa, no se trata de un patrocinio convencional, sino de una relación en la que la tecnología se ha convertido en parte de la estructura operativa de la compañía. La gestión de compras, el control del gasto, las relaciones con proveedores, los viajes y los recursos humanos son algunos de los ámbitos en los que esta colaboración ha permitido ganar eficiencia y visibilidad.
Un ejemplo de esta complejidad se encuentra en el área de compras. El Cirque du Soleil trabaja con alrededor de 16.000 proveedores activos en todo el mundo y necesita adquirir desde equipamiento técnico hasta los materiales necesarios para confeccionar sus más de 18.000 trajes. Con SAP Ariba, la compañía ha centralizado información, simplificado los procesos de adquisición y mejorado el control del gasto. Algunas operaciones de compras se realizan ahora hasta cinco veces más rápido que con los sistemas anteriores, buscando una respuesta inmediata.
La movilidad constituye otro de sus grandes desafíos. Artistas, técnicos y personal de apoyo se desplazan constantemente para garantizar el funcionamiento de las producciones. La organización registra una media de 7.000 viajes anuales y desarrolla su actividad en más de 50 países. Para gestionar esta actividad, SAP Concur permite estandarizar los procedimientos de viajes y gastos, mejorar la trazabilidad de los desplazamientos y disponer de una visión más precisa de los costes asociados.
A estas soluciones se suma SAP SuccessFactors, que facilita la gestión de una plantilla especialmente diversa, formada por empleados internos, artistas y colaboradores externos. La automatización de procesos administrativos y la centralización de la información permiten responder a las particularidades de una organización en la que los equipos y los profesionales cambian de acuerdo con las necesidades de cada espectáculo.
De la gestión integrada a la inteligencia artificial
Toda esta evolución ha ido generando un importante patrimonio de información. Carvalho destaca precisamente el valor de los datos acumulados durante años de transformación tecnológica. La compañía dispone ahora de una base estructurada que le permite acelerar los procesos, mejorar la toma de decisiones y aprovechar nuevas capacidades digitales. En su opinión, las inversiones realizadas anteriormente constituyen hoy una ventaja competitiva, porque proporcionan el contexto necesario para incorporar tecnologías más avanzadas.
La modernización de la infraestructura, apoyada en RISE with SAP y la transición hacia SAP Cloud ERP, junto con SAP Business Technology Platform (SAP BTP), ha permitido integrar información, estandarizar procedimientos y desarrollar aplicaciones adaptadas a las necesidades del negocio. Esta arquitectura también facilita la automatización y prepara el terreno para incorporar inteligencia artificial a diferentes procesos.
Uno de los ejemplos más recientes es el Asistente de Facturas basado en SAP Business AI, desarrollado para mejorar la gestión de las consultas de los proveedores. El Cirque du Soleil recibe más de 70.000 facturas al año y aproximadamente el 40% de las consultas que llegan a su departamento de cuentas a pagar están relacionadas con solicitudes de información sobre su estado.
La compañía dispone de una base estructurada que le permite acelerar los procesos, mejorar la toma de decisiones y aprovechar nuevas capacidades digitales
Hasta ahora, investigar cada incidencia podía requerir consultar diferentes plataformas y dedicar un tiempo considerable a localizar la información. El nuevo asistente, desarrollado sobre SAP BTP y apoyado en SAP AI Core y SAP HANA Cloud, analiza automáticamente los correos electrónicos, identifica las solicitudes, comprueba el estado de las facturas y prepara respuestas en inglés o francés. También puede extraer información de documentos adjuntos y clasificar las consultas según su urgencia.
El resultado es especialmente significativo: el tiempo medio de trabajo necesario para atender cada consulta ha pasado de unos 30 minutos a aproximadamente dos. Además de reducir las tareas manuales, la solución agiliza la comunicación con los proveedores y permite al equipo dedicar más tiempo a actividades de mayor valor.
Para Jorge Pérez, este avance es consecuencia de una estrategia que lleva años apoyándose en una tecnología estructurada y en la digitalización de procesos. La inteligencia artificial y los agentes representan ahora un nuevo paso, al permitir que esa información acumulada se convierta en una herramienta activa para automatizar tareas y mejorar la gestión. Una evolución que, como señala, encaja con la particularidad de un negocio que debe transmitir ligereza y naturalidad al público, aunque detrás de cada espectáculo exista una enorme complejidad organizativa.
El Cirque du Soleil demuestra así que la innovación artística y la transformación tecnológica van unidos. La integración de sistemas, la gestión avanzada de los datos y la automatización proporcionan una base para seguir creciendo y adaptándose a nuevos escenarios. Porque, aunque el objetivo siga siendo sorprender al espectador, conseguir que cada función se desarrolle con precisión requiere que todo lo que sucede entre bastidores funcione como un auténtico espectáculo de gestión.
