La compañía Quest Software ha identificado cinco factores habituales que minan el rendimiento de SharePoint, y en los que organizaciones suelen incurrir. Para evitarlos, Quest Software propone una alternativa sencilla, eficaz y rentable que elimina la sobrecarga de contenidos en SharePoint: la externalización de datos.

El rápido ritmo de adopción por parte de los usuarios es un fenómeno positivo para cualquier organización que utilice SharePoint para compartir contenidos en modo colaborativo y para el control de versiones. Sin embargo, del mismo modo en que aumenta la adopción, también lo hace la cantidad de datos que deben almacenarse en SharePoint. Un exceso de contenidos puede causar estragos en la infraestructura de SharePoint y puede convertirse en una de las principales causas de un rendimiento mediocre, por no mencionar los quebraderos de cabeza adicionales que supondrá para los administradores. Así, conforme el volumen de los contenidos va aumentando progresivamente, también debe aumentar la capacidad de las bases de datos y la potencia de procesamiento de SQL Server, lo que garantiza que el rendimiento responderá a las demandas de los usuarios. Cuando se da el caso, las organizaciones deben enfrentarse a un dilema: o lidiar con un rendimiento mediocre de SharePoint o sacrificar parte de sus recursos para adquirir más espacio de almacenamiento y potencia de procesamiento SQL, para así cubrir el aumento de la demanda. Afortunadamente, existe una tercera alternativa: la externalización de datos.


Cinco factores que minan el rendimiento en el almacenamiento de SharePoint

  1. 1.      Predominio de los datos no estructurados: la mayor parte de los contenidos de SharePoint se almacenan en SQL Server como datos no estructurados, también conocidos como BLOB (Binary Large Objects u objetos binarios grandes). El acceso a los datos de estos archivos requiere una mayor potencia de procesamiento, a pesar de lo cual, estos datos conforman casi el 95% del espacio de almacenamiento desaprovechado en las bases de datos de contenidos de SharePoint.[1] Dicho de otra manera, los datos no estructurados se apoderan del espacio de SQL Server.  
  2. 2.      Una avalancha de medios de gran tamaño: SharePoint no está optimizado para albergar archivos multimedia de gran tamaño, como vídeos, imágenes y presentaciones PowerPoint. Conforme se añaden medios de este tipo a SharePoint, aumentan las probabilidades de que los usuarios vean sus solicitudes expirar en sus navegadores y sufran un rendimiento reducido en sus servidores Web, así como errores al cargar y solicitar datos.
  3. 3.      Archivos antiguos y en desuso acaparando valiosos recursos de almacenamiento SQL: resulta habitual que la mayoría de los contenidos almacenados en SharePoint caigan en desuso durante largos periodos de tiempo. Muchas organizaciones malgastan recursos de almacenamiento al tratar los datos antiguos o en desuso del mismo modo que los contenidos nuevos y activos.
  4. 4.      Infraestructuras a una escala insuficiente: a medida que el volumen de los contenidos de SharePoint aumenta, es frecuente que el hardware que los gestiona quede abrumado si el ritmo de crecimiento no se predijo de forma adecuada desde un principio. Las organizaciones que no deseen invertir en hardware nuevo deberán encontrar alternativas que les permitan adoptar prácticas idóneas, manteniendo así el rendimiento de SharePoint en su punto óptimo.
  5. 5.      Funciones de externalización de datos de Microsoft desaprovechadas: aún hay muchas organizaciones que no han explorado las funciones de externalización Remote BLOB Storage (RBS o almacenamiento remoto de BLOB) y External BLOB Storage (EBS o almacenamiento externo de BLOB) recomendadas por Microsoft y, por lo tanto, no gozan de las importantes ventajas que ofrecen en materia de almacenamiento y rendimiento.

Las ventajas de la externalización de datos a la hora de mejorar el rendimiento y a reducir costes

  • Al aprovechar las ventajas de las funciones de externalización de datos de Microsoft, los administradores de SharePoint podrán transferir los datos voluminosos, antiguos o en desuso de una base de datos de contenidos SQL Server a repositorios secundarios menos costosos, ofreciendo así un acceso óptimo a los datos útiles para los usuarios de SharePoint.
  • Próximamente, Quest lanzará una nueva versión de su Storage Maximizer for SharePoint, una solución plenamente compatible con las funciones de externalización RBS y EBS. Storage Maximizer permite a los administradores optimizar el almacenamiento en SharePoint para así adecuarse a las necesidades de los usuarios finales.



[1] MSDN, “Improving SharePoint with SQL Server 2008,” (Cómo mejorar SharePoint mediante SQL Server 2008) 19 de agosto de 2008.