Cuando hablamos de gestión documental a veces parece que estamos haciendo referencia a una tendencia tecnológica con una dilatada trayectoria y cuya implantación ha sido progresiva en los últimos años en las empresas y organizaciones de todo el mundo. Nada más lejos de la realidad: cada vez más compañías tienen problemas a la hora de manejar los crecientes flujos de documentos en el seno de su corporación, ignorando el potencial de la información que manejan y desaprovechando las ventajas del Big Data.
No se trata sólo de poner en orden una gran cantidad de datos para acceder a ellos de manera individual. La idea es analizarlos para obtener información relevante de la empresa. Pero antes de entrar a analizar los datos hay que estructurar la toda la información a través de una gestión documental eficiente. A partir de una información ordenada se pueden procesar grandes cantidades de datos que ofrecen nueva información de valor sobre la organización y que ayuda en la toma de decisiones. El objetivo es conocer la realidad de nuestra organización para establecer una estrategia corporativa y establecer las acciones que se van a acometer.
Entre las principales ventajas de utilizar un gestor documental en nuestra empresa está la posibilidad de acceder a cualquier base de datos de manera ordenada, rápida y eficiente. Además de otros beneficios importantes, como el hecho de acceder y recuperar la información en cualquier momento, guardar la más importante y poder eliminar la que ya no sea de utilidad y, por supuesto, el ahorro de costes que supone la digitalización de contenidos.
KYOCERA, a través de su aplicación MyDOCument, proporciona una herramienta que almacena todos los datos relevantes de nuestra empresa. Se trata del primer paso en la búsqueda de una gestión inteligente de los recursos de nuestra empresa. Se trata del medio para llegar a procesos de detección de deficiencias a partir de los cuales se podrán aplicar las mejoras en busca del aumento de la productividad de la corporación.
Estas nuevas formas de gestión empresarial obligan a ser más competitivo, a través de un procesamiento inteligente de la información. Hoy en día las organizaciones manejan cantidades ingentes de datos en el día a día que hay que interpretar por su incidencia en los costes y en la productividad, con el objetivo de ser solvente en un mercado cada vez más saturado en sus diferentes sectores.
