Actualmente, muchas empresas, siguen utilizando procesos manuales, lo cual, en algunos casos, es contraproducente y genera varias dificultades. Por lo general son procesos más lentos, los documentos tienden a perderse, son procesos poco eficientes y no se tiene demasiado control.
En el caso de la contabilidad de una empresa, el proceso de las Cuentas a pagar en el departamento financiero es el ejemplo perfecto donde, además, se pueden lograr grandes cambios y mejoras en su eficiencia a través de la automatización, según los expertos de la compañía Yooz.
Por qué es importante la automatización de procesos
En primer lugar, la importancia de la automatización de los procesos contables en la empresa está basada en que permite implementar la Transformación Digital en el departamento y tener nuevas tecnologías para facilitar y optimizar el tiempo del equipo.
Además, el departamento contable reporta continuamente varios problemas frente a los procesos manuales: costes elevados de tratamiento de cada documento, falta de visibilidad, pérdida de documentos, errores en pago, falta de trazabilidad, falsificación documental, falta de control, entre otros.
Vayamos a cifras concretas:
El coste de tratamiento manual de una factura en papel varía entre 9,4€ y 20,8€ y el coste de archivado se estima en 3,25€. ¡Y cualquier error sale muy caro! Una factura mal archivada o perdida, le termina costando a la empresa 100€ para buscarla y un coste aún mayor si hubiera que reproducirla, según el informe “The state of ePayables 2020” realizado por Ardent Partners. Además, hay otro tipo de costes indirectos, más difíciles de medir pero que sabemos que están presentes y que complican aún más este proceso.
La importancia de la automatización de los procesos contables en la empresa está basada en que permite implementar la Transformación Digital en el departamento
Después del confinamiento que pasamos a principio de 2020, las empresas se vieron frente a la necesidad de tener que seguir adelante en un ambiente de mayor incertidumbre y con poca información disponible sobre su actividad. Para retomar el control, se puso el foco en garantizar el futuro de la empresa y estar preparados y capacitados para enfrentar cualquier imprevisto. Así se demuestra que los procesos manuales ya están fuera de tiempo, no se adaptan a las necesidades de visibilidad, eficiencia y agilidad, entre otras, que se presentan hoy en día para el departamento contable.
Es hora de adoptar la tecnología de automatización en las empresas y de esta manera garantizar un mejor servicio, redirigir los esfuerzos hacia tareas de mayor importancia y lograr una ventaja competitiva.
¿Pero, cuáles son los beneficios de un proceso automatizado de las Cuentas a pagar?:
Más productividad en la empresa
La automatización de las Cuentas por pagar permite bajar los costes fijos del proceso y obtener ganancias en productividad rápidamente. La automatización permite ganar tiempo en tareas operativas y tediosas como el ingreso de los documentos, el archivado, la búsqueda, etc. De esta forma, se acelera todo el proceso y se convierte en uno más productivo.
Visibilidad para negociar
En este ambiente tan incierto en el que vivimos, la empresa necesita conocer todo el tiempo su situación financiera y tener acceso a información en tiempo real de todos sus procesos. La automatización de las Cuentas por pagar permite tener esta visibilidad constante y en el momento. De esta forma, el acceso instantáneo a los datos permite tomar mejores decisiones estratégicas porque se cuenta con información en tiempo real.
Disponibilidad 24/7
Tener un proceso automatizado en su empresa permite continuar la actividad a distancia sin perder en eficacidad ni en productividad. Podemos acceder a información de calidad y a los datos en todo el tiempo desde cualquier lugar. El confinamiento fue el ejemplo perfecto para demostrar lo importante que es la automatización; aquellos que tenían este tipo de sistemas pudieron continuar con su actividad trabajando desde sus casas.
Más seguridad
Todas las empresas, pero sobre todo las más pequeñas, han de gestionar bien sus procesos internos para aumentar la seguridad frente a imprevistos. La automatización de las Cuentas por pagar aporta información y evita la pérdida de documentos y reduce los errores en el registro de los datos, entre otros, en el momento de ingresar y pagar las facturas.
Menos retrasos y litigios
Tener automatizadas las Cuentas por pagar facilita el control de los proveedores y la generación de relaciones de calidad con ellos. De esta forma, el equipo no pasa horas intentando solucionar problemas de pago o localizar documentos perdidos, etc. Se estima que un 41% del tiempo de un contable se invierte en la gestión de las llamadas de los proveedores, retrasándose el pago en el 31% de los casos. Con la automatización de las Cuentas por pagar, se podrán reducir drásticamente los riesgos de retrasos en los pagos y otros errores.
Mejor calidad de gestión de la empresa
Gracias a la automatización, se puede acceder a información relevante (indicadores de rendimiento) que permite gestionar y realizar un mejor control de todo el proceso, así como también del recurso humano; todo en tiempo real. Además, se obtiene todo tipo de información y datos estadísticos del proceso, consiguiéndose una ventaja competitiva frente a la competencia y pudiéndose dedicar más tiempo a tareas de mayor valor añadido, atender mejor al cliente y concentrarse en la oferta de producto.
Acabar con el fraude
Entre todos los riesgos que enfrenta una empresa, el fraude documental está entre los más frecuentes. En 2018, según la firma Euler Hermes, el 70% de las empresas fueron víctimas de un intento de fraude documental; y este tipo de problemas también son costosos. La automatización de las Cuentas por pagar permite realizar un control de mayor calidad de todo el proceso a través del software y detectar cualquier anomalía en los documentos. De esta forma, se convierte en el arma del Director Financiero para asegurar su operación para la reducción de intentos de fraude documental.
