L'Oréal y Microsoft

L’Oréal es una de las principales marcas de belleza y cósmetica que factura anualmente cerca de 30.000 millones de euros, lo que la convierte en la principal marca del mundo de este sector.

Entre sus procesos de transformación digital, la firma tiene uno de sus objetivos en mejorar la experiencia de TI para todos sus empleados. Como fruto de ese proceso eligió a Windows 11 Enterprise para mejorar esos procesoso. Y lo hizo en un tiempo récord de sólo cuatro meses. De esta forma, en estos momentos L’Oréal, gracias a la solución de Microsoft, puede dar soporte al modelo de trabajo flexible e híbrido actual que se ha intensificado en la compañía cosmética desde la irrupción de la pandemia. Tal y como asegura Gustavo Peuriot, Global Endpoint Manager de L’Oréal “la elección de Windows 11 Enterprise fue una decisión natural. Lo hemos convertido en la base de todo lo que ofrecemos, utilizándolo para crear una interoperabilidad perfecta entre las aplicaciones de las que dependen nuestros usuarios cada día, como Microsoft Teams, Microsoft 365 Apps, OneDrive y, por supuesto, Edge”.

Prepararse para un despliegue exitoso

Con un entorno de TI complejo y descentralizado, y las interrupciones que causó la COVID-19, L’Oréal se enfrentó a muchos retos durante sus dos últimas actualizaciones de Windows. Con esas experiencias previas, la compañía cambió a un enfoque de despliegue continuo. Así, en lugar de emprender un gran proyecto puntual, L’Oréal apuesta por convertir las actualizaciones en una actividad cotidiana con el objetivo de mantener su software siempre al día. «Hace unos años, nuestro complejo entorno hacía difícil mantenerse actualizado«, asegura Peuriot. «Rediseñamos nuestros procesos para poder implementar rápidamente la última versión de Windows y aplicaciones, y ofrecer así a nuestros empleados la mejor experiencia con la máxima seguridad«.

Antes, L’Oréal dependía en gran medida de Microsoft System Center Configuration Manager para la gestión de puestos de trabajo y gestionaba los ordenadores a nivel local. Este entorno descentralizado daba lugar a más de 500 configuraciones de hardware, que se gestionaban con más de 6.000 políticas de Active Directory. Para simplificar su entorno, L’Oréal desarrolló normas globales de hardware acordes a la definición de criterios de Windows 11 Enterprise. Esto redujo sus configuraciones a unas 70, que ahora gestiona con solo 10 políticas.

A medida que L’Oréal probaba el hardware, el equipo de TI trabajaba con los fabricantes para garantizar que los últimos controladores se registraran en Intune y se enviaran como actualizaciones periódicas. Esto proporcionó más seguridad a los empleados a la hora de adoptar un modelo de trabajo híbrido y conectarse a varios dispositivos, como monitores externos o docking stations, fuese desde donde fuese. La empresa también incluyó a los equipos locales de TI en las pruebas de hardware. «No siempre teníamos acceso a todo el hardware, así que involucramos a los equipos locales de forma que se sintieron muy cómodos al hacer las pruebas con Windows 11 Enterprise«, dice Peuriot.

Las evaluaciones de las 2.800 aplicaciones de L’Oréal en sus fábricas, tiendas y oficinas, incluidas las de I+D, siguieron un camino similar. El equipo utilizó Intune para crear un inventario de aplicaciones y evaluar sus necesidades. Alrededor del 85% eran compatibles sin necesidad de hacer pruebas a posteriori. A continuación, el equipo identificó a los propietarios de las aplicaciones y envió las evaluaciones de las mismas a las filiales locales donde se utilizaban. «Los informes de compatibilidad y preparación para la actualización en Intune mostraron que teníamos más del 90% de la preparación necesaria y el 100% de compatibilidad con los controladores, lo que demostró a nuestra dirección y a nuestras filiales que estábamos preparados para realizar el despliegue«, afirma Peuriot. «Esos informes nos dieron mucha confianza para avanzar rápidamente«.

Crear un enfoque inteligente para la implantación

Cuando llegó el momento de desplegar Windows 11 Enterprise, L’Oréal utilizó un enfoque en anillos para apoyar un modelo continuado. Cada anillo es una comunidad de usuarios con sus propios canales de comunicación y comentarios en Microsoft Teams. El primero está formado principalmente por usuarios de TI, que se encargan de las pruebas de despliegue iniciales. El segundo anillo lo componen los propietarios de aplicaciones críticas, que se aseguran de que funcionen correctamente, y el tercero son los propietarios de aplicaciones no críticas. El resto de la empresa constituye el último anillo.

Cuando alguien informa de un problema dentro de uno de estos anillos o grupos, el equipo de despliegue utiliza Microsoft Intune para identificar los dispositivos que se ven afectados. Mientras el equipo resuelve el problema, el despliegue puede continuar con el siguiente grupo. «Hemos desarrollado nuestro proceso de despliegue con una gestión global y la participación de nuestros equipos de desarrollo de aplicaciones y los de experiencia de empleado«, indica Peuriot. Gracias al enfoque dividido en anillos y a Intune, desplegamos Windows 11 Enterprise en todo el mundo en un tiempo récord. Nuestro anterior despliegue tardó más de un año. Con Windows 11 Enterprise, terminamos en solo cuatro meses”.

Un indicador del éxito del despliegue de Windows 11 Enterprise vino por parte de la organización de soporte de TI de L’Oréal

L’Oréal utiliza Power BI para crear cuadros de mando que sirven para supervisar el progreso del despliegue. Estos proporcionan visibilidad en tiempo real del estado de cada dispositivo para cada actualización que está en marcha. “Utilizamos muchas herramientas diferentes entre informes de preparación para la actualización y de compatibilidad en Intune y Power BI para proporcionar una visión de 360 grados del proceso«, asegura Peuriot.

Permitir una gestión eficaz del cambio

Un indicador del éxito del despliegue de Windows 11 Enterprise vino por parte de la organización de soporte de TI de L’Oréal. Su equipo se había preparado para llevarlo a cabo, esperando que las llamadas demandando soporte aumentaran, pero ocurrió lo contrario. L’Oréal observó una reducción de los casos de asistencia a medida que avanzaba el despliegue.

El esfuerzo por unificar el hardware y los dispositivos contribuyó a la reducción de las llamadas de soporte técnico, pero L’Oréal también puso en marcha un programa de gestión del cambio para formar a los empleados sobre las novedades de Windows 11 Enterprise. «Creamos una campaña de comunicación a través de correo electrónico y web, que comenzó mucho antes del despliegue propiamente dicho, para informar a la gente de que iban a recibir Windows 11 Enterprise y describir cómo iba a mejorar su experiencia en el puesto de trabajo«, explica Peuriot. El enfoque de los anillos también ayudó en esto porque los primeros usuarios en probarlo se convirtieron en embajadores de la experiencia y difundieron un mensaje positivo sobre Windows 11 Enterprise entre el resto.

La eficacia de Windows 11 Enterprise

La ausencia de llamadas de soporte técnico durante el despliegue de la nueva herramienta indicaba que los empleados de L’Oréal estaban contentos con la transición a Windows 11 Enterprise, y los comentarios lo confirmaron. Vinciane Guisse, directora de RRHH – Global Beauty Tech en L’Oréal, explica que aporta Windows 11 Enterprise a su labor. «Ahora soy más ágil«, dice. «Puedo utilizar la vista de tareas para navegar rápidamente entre las ventanas y aprovechar la forma en que las funciones están vinculadas a Teams, como encender y apagar el micrófono desde la barra de tareas«.

L’Oréal también ha modernizado sus sistemas de escritorio físicos para facilitar la multitarea con varias pantallas y permitir que los empleados se desplacen fácilmente de un lugar a otro. «Proporcionamos un conjunto completo de funcionalidades gracias a Windows 11 Enterprise, como Snap, el nuevo menú de Inicio, las nuevas funciones de búsqueda y, por supuesto, la perfecta interoperabilidad con Microsoft Edge«, explica Peuriot. «Con la combinación de equipos modernos y los últimos controladores de hardware, nuestros empleados tienen ahora la flexibilidad de trabajar de forma eficiente desde cualquier lugar«.

La empresa también se ha asegurado de que todos los dispositivos sean ahora compatibles con Windows Hello for Business, que se ha convertido en el método de autenticación estándar en L’Oréal. Esto ha mejorado aún más la experiencia de los empleados y la productividad de las personas, al tiempo que ha reforzado la seguridad.

El equipo de seguridad de L’Oréal está muy satisfecho con el nivel de protección que ofrece Windows 11 Enterprise por defecto. «Gracias a todos los componentes de seguridad que admite Windows 11 Enterprise, como TPM, UEFI, Secure Boot, autenticación multifactor, BitLocker y todas las plantillas administrativas de la directiva de grupo, podemos ofrecer a los empleados un entorno altamente seguro en el que pueden colaborar y trabajar eficazmente desde casi cualquier lugar«, afirma Peuriot.

Con sus nuevos procesos de despliegue continuado, L’Oréal espera mantener un alto nivel de seguridad y productividad al tener siempre la última versión de Windows. «En L’Oréal tenemos un principio: la seguridad desde el diseño. Así que, si hay una nueva actualización para un producto o una solución, nuestra misión es desplegarla a escala«, comenta Pires. «Con nuestra estrategia de pasar a Intune para gestionar todos los dispositivos -ya sean PC, tabletas, smartphones o Microsoft HoloLens- podemos ayudar a garantizar que todos nuestros entornos tengan las últimas actualizaciones