Imatia Innovation, una empresa fundada en 2005 como spin-off de la Universidad de Vigo, se especializa en el desarrollo de productos y servicios de software. Desde entonces, ha establecido colaboraciones estratégicas con entidades y empresas tanto públicas como privadas, actuando como socio tecnológico y como departamento de investigación y desarrollo externo.
El equipo de Imatia está compuesto por aproximadamente 250 personas, mayoritariamente ingenieros informáticos, de telecomunicaciones e industriales. La empresa opera desde 4 centros ubicados en Vigo, A Coruña, Ourense y Santiago de Compostela.
Según Laura García Deber, manager de RRHH de Imatia Innovation, “las principales mejoras y ahorro de tiempo están en las tareas relacionadas con la gestión documental (envío, recepción y firma de documentos). Gracias a BIC, la integración con nuestro ERP y la plataforma de firma, hemos reducido considerablemente el número de tareas, y también el número de errores o incidencias en las que incurríamos a la hora de almacenar documentación, firmarla o incluso cumplimentarla”.
Imatia Innovation con BIC Platform
Como parte de su estrategia de expansión, Imatia ha implementado BIC Platform, una solución de digitalización de procesos, con el objetivo de optimizar la eficiencia entre departamentos, avanzar en sus iniciativas de digitalización y automatización del back-office, y aumentar su capacidad de crecimiento. El primer paso en este proyecto ha sido transformar su proceso de incorporación de nuevos empleados (onboarding), reconociendo la importancia fundamental de atraer y retener talento en una empresa en crecimiento.
El proceso de onboarding, vital para Imatia, ha experimentado mejoras significativas en eficiencia y efectividad gracias a la digitalización y automatización facilitadas por BIC Platform. Esta modernización ha permitido al equipo de recursos humanos de Imatia reducir casi un 30% el tiempo dedicado por el personal de la empresa involucrado en el proceso. Ahora, estos recursos pueden enfocarse en actividades más estratégicas, como la atracción de nuevos talentos.
Además de mejorar la eficiencia operativa, Imatia también se beneficia del cumplimiento normativo y legal gracias a BIC Platform. Al adaptar los flujos de trabajo a las necesidades específicas de la empresa, Imatia garantiza el cumplimiento de todos los procedimientos legales y normativos, reduciendo así el riesgo de errores humanos y asegurando el cumplimiento de las leyes laborales.
“Hemos agilizado la comunicación con actores externos que intervienen en el proceso, como la asesoría, las áreas que gestionan los accesos a oficina, el área de Administración o Sistemas”, afirma Laura García. «No solo ha mejorado nuestra eficiencia operativa, sino que la comunicación con el candidato y futuro trabajador/a está más organizada y formalizada, por lo que también mejoramos en cuanto a imagen corporativa, facilitando a la persona que se va a incorporar el acceso a la documentación y a su firma”.
Una de las mayores ventajas que Imatia ha experimentado es el monitoreo y mejora continua del proceso de onboarding. Ahora, el equipo de recursos humanos tiene acceso a un cuadro de mando personalizado que muestra el estado de cada nueva incorporación en tiempo real. Esto permite un seguimiento personalizado y la capacidad de abordar cualquier desviación de manera proactiva.
El software de orquestación de procesos, BIC Platform, no sustituye los sistemas existentes, sino que permite integrar los flujos de trabajo digitales con otros sistemas tales como el ERP, el portal del empleado y un sistema de firma digital de documentos. Permite, además, recopilar datos del proceso, como el tiempo que lleva completar cada tarea. Estos datos son valiosos para evaluar la eficacia del proceso y realizar mejoras continuas.
