Si hay un sector en el que la pandemia se ha notado especialmente, ese no es otro que el de los hoteles. De repente y por culpa de los sucesivos confinamientos, sus clientes desaparecieron, lo que ha provocado una importante crisis en la mayoría de ellos.
Sin embargo, y a pesar de las dificultades, muchos de ellos aprovecharon el tiempo en el que no había clientes para acelerar sus procesos de digitalización. Este fue el caso de Bull Hotels, una de las principales cadenas hoteleras de la isla de Gran Canaria. En su caso, vieron necesario implementar la firma digital para mejorar toda la parte de recursos humanos y acelerar todo tipo de procesos, desde nóminas hasta nuevas contrataciones. Tal y como ha explicado a Byte TI, Israel Mesa, responsable de Recursos Humanos de Bull Hotels, “todo empieza con la pandemia, cuando vemos que podemos implementar ciertas tecnologías. Uno de nuestros objetivos era evitar que los trabajadores empleasen tanto papel y, con ello, tanto documento firmado de forma física. Es entonces cuando empezamos a plantearnos el uso de la firma digital. Nosotros ya trabajábamos con una ETT y los contratos con ellos ya los hacíamos con firma digital. Creíamos que era necesario implementarlo porque nos ofrecía sencillez, efectividad, seguridad y quitar todo el papeleo y los trámites. La firma digital ayuda al trabajador porque ya ni siquiera el director tiene que tener el contrato a mano. Evitamos desplazamientos innecesarios y, de paso, garantizamos la seguridad”.
Para implementar la firma digital decidieron contar con Wolters Kluwer, compañía líder en el desarrollo de soluciones de software para empresas y despachos en los ámbitos laboral, fiscal, contable y de gestión. Durante un tiempo estuvieron buscando soluciones específicas, pero descubrieron que la solución de gestión de nóminas y Recursos Humanos que ya utilizaban se integraba con el gestor documental online a3doc cloud que les posibilitaba introducir la firma digital, gracias a la alianza de Wolters Kluwer con Ivnosys, proveedor de referencia en servicios de identidad digital, y que la multinacional ofrece en su a3Marketplace junto con otras aplicaciones que complementan su portfolio a través de APIS abiertas. “Al descubrir esta posibilidad, directamente nos fuimos con la solución de Wolters Kluwer, ya que la integración con el resto de aplicaciones era mucho más sencilla”, afirma Mesa.
La firma digital ayuda al trabajador porque ya ni siquiera el director tiene que tener el contrato a mano
Este es quizá el punto fuerte de la solución que implementaron en Bull Hotels. Y es que la implantación de la firma digital se enmarca en la estrategia de Wolters Kluwer de integración de soluciones y de aproximar la transformación digital al usuario en el punto de uso. Tal y como asegura Manel Peralta, Product Management Director de Wolters Kluwer Tax & Accounting España, “nuestro objetivo es integrar los circuitos de negocio de firma digital en las soluciones que ofrecemos a empresas y despachos profesionales para mejorar su productividad en los ámbitos laboral, contable, fiscal y de gestión. De este modo, por la vía de la integración, ni impactamos en la experiencia de usuario agregando una nueva solución en su día a día ni exigimos procesos de implantación complejos, por lo que la inversión en la puesta en marcha es transparente y sin coste adicional. Como ocurre con todos nuestros clientes, es nuestro canal de partners autorizados y certificados quienes acompañan al cliente, en este caso concreto, el socio que acompañó a Bull Hotels fue Link Soluciones Informáticas, uno de nuestros partners premium”.
Las ventajas
La introducción de la firma digital cambió de forma sensible la forma en la que el departamento de Recursos Humanos de Bull Hotels trabajaba. Tal y como apunta Israel Mesa, “la principal ventaja de esta solución de firma digital es que es muy sencilla de utilizar. Sobre todo nos ha evitado la realización de todo tipo de desplazamiento físico, algo que estaba prohibido en los momentos más duros del confinamiento. Además, es un arma muy potente ya que puedes archivar infinidad de documentos. De hecho, gracias a la solución de Wolters Kluwer hemos podido acelerar las aperturas de los hoteles en dos meses, ya que podíamos contratar 20 personas en un solo día, algo que no podríamos haber realizado con un modelo presencial, como lo hacíamos anteriormente”.
En definitiva, lo que han encontrado en Bull Hotels y en el departamento de RRHH es una herramienta sencilla y ágil que les ha permitido agilizar cualquier tipo de trámite. Además, tampoco se ha necesitado ningún tipo de formación por parte de los empleados. “Los trabajadores están contentos porque han descubierto que es una herramienta muy sencilla de utilizar. En menos de un minuto se obtiene la firma digital e incluso a aquellos a los que les cuesta más el uso de las tecnologías, no han tenido ningún problema en aprender a usarla de forma intuitiva”, afirma Mesa.
Desde cualquier lugar y dispositivo
Una de las principales ventajas que aporta la herramienta de firma digital de a3doc cloud es que se adapta a cualquier dispositivo, ya que el interfaz de usuario es exactamente el mismo si se usa un ordenador o un teléfono móvil. Al trabajar en un entorno cloud, permite también que los documentos se puedan firmar desde cualquier lugar. Se potencia la seguridad del documento y apenas presenta problemas. Los únicos inconvenientes pueden derivarse de que el usuario introduzca de forma errónea algún dato.
En Wolters Kluwer se centraron en que la solución de firma digital respondiera a cuatro puntos diferenciales. Tal y como afirma Manel Peralta, el primero de ellos es el de la integración, “ya que integramos el circuito de documentos con las soluciones de productividad de la empresa. Desde el propio punto de uso, somos capaces de generar, guardar y compartir los documentos, así como usar la firma digital”. Por ejemplo, en el ámbito laboral, se generan las nóminas y los contratos y, desde la misma solución, también se comparten con los trabajadores y se activan los procesos de firma y aceptación de los mismos. “Asimismo, prestamos especial atención al apartado de la productividad. En este sentido, ofrecemos ahorro de tiempo en todos estos procesos, todo está a un click de distancia, sucede de manera transparente y sin afectación en la experiencia de usuario, a quien proporcionamos sencillez y comodidad”, continúa.
La firma digital integrada en a3doc cloud se caracteriza también por su seguridad y trazabilidad ya que la firma electrónica proporciona las mismas garantías que la firma manuscrita y además facilita el control y el seguimiento de todo el proceso. Los usuarios conocen el estado de firma de los documentos de manera proactiva y autónoma, teniendo en todo momento accesible el informe de evidencias electrónicas de cada uno de ellos.
Finalmente destaca el apartado de la sostenibilidad, ya que este tipo de soluciones prescinde totalmente del papel y evita desplazamientos, justamente dos de las necesidades que tenían en Bull Hotels.
El éxito de la solución ha hecho que la firma digital, además de en los hoteles, se haya implementado para otro tipo de relaciones. Israel Mesa asegura que “ahora mismo la estamos implantando en las relaciones que tenemos con las empresas de formación y también con proveedores o subcontratas. Y es que los beneficios para nosotros han sido abrumadores. Por ejemplo, antes el departamento de RRHH tenía que hacer llegar el contrato de un trabajador a la dirección de la empresa. Ésta se encargaba de imprimir el contrato, y el trabajador y empresa se citaban en un momento determinado para firmar ese contrato. A continuación, ese contrato se escaneaba para generar un PDF que se insertara en el programa de nóminas. Ahora, sin embargo, el programa de nóminas genera el contrato. Llega a todos los actores que tienen que firmar el contrato por e-mail: comité, dirección y trabajador. Cuando los tres han firmado el documento, éste se enlaza directamente al programa de nóminas. De esta forma, en un solo paso te ahorras papel, tinta, escaneo y que el trabajador tenga que ir al despacho de la dirección a firmar”.
En definitiva, la pandemia obligó a Bull Hotels a acelerar sus procesos de digitalización y encontraron en la firma digital y en Wolters Kluwer un aliado que les ha permitido acelerar las aperturas de hoteles, ganar en productividad y ser más sostenibles.
