La compañía tecnológica española Oesía, en colaboración con una decena de organizaciones del sector, ha impulsado la primera norma de calidad aplicable a los procesos de negocio contratados externamente por empresas de cualquier sector en España. La nueva norma ha sido elaborada en el marco de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), la entidad legalmente responsable del desarrollo de las normas técnicas en España.
Oesía ha coordinado, junto con AENOR, el grupo de trabajo en este proyecto pionero. En este grupo han participado activamente Rural Servicios Informáticos; AEPROSER, Alcatel-Lucent, Caja Murcia, ISDEFE, Máster Universidad de Deusto, Ministerio de Vivienda y expertos a título personal.
Las normas técnicas, voluntarias, se elaboran con la participación de todas las partes implicadas en cada caso y son fruto del consenso. Actualmente, el catálogo de normas de AENOR supera las 28.500.
La regulación de la relación entre cliente y proveedor a la hora de subcontratar procesos de negocio externamente no estaba recogida hasta ahora en ninguna norma de calidad específica. Sólo existe actualmente la norma escm, elaborada por la Universidad Carnegie Mellon de EE UU, que sólo se refiere a la contratación externa de servicios informáticos. El segundo antecedente normativo es la referencia a la contratación externa de procesos recogida en la norma del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, en la que se recogen algunas pautas generales sobre contratación externa.
El texto elaborado por el grupo de trabajo, que ha desarrollado su labor durante dos años, es un documento base que habrá de ser desarrollado y concretado posteriormente mediante guías específicas para su aplicación a actividades como Telecomunicaciones, Finanzas o Administraciones Públicas. El resultado es la norma UNE-66183: 2010 Gestión de Calidad. Procesos contratados externamente que pueda ser exigida por los clientes cuando subcontraten procesos externos de cualquier tipo.
Detalles
La propuesta de norma de calidad se dirige a la regulación, entre otros, de la contratación externa de procesos de gestión de Calidad, Medio Ambiente; Seguridad y Salud Ocupacional; Responsabilidad Social; o Seguridad de la Información. Este listado no excluye cualquier otro tipo de proceso cuya gestión se decida externalizar.
El texto señala que la organización tiene que demostrar que ejerce suficiente control sobre el proceso subcontratado. Ese nivel de control depende de la situación en la que la organización se plantee la externalización: bien se decide la gestión externa del proceso pese a que la organización tiene la capacidad y competencia para asumirlo por sí misma; bien se decide porque la organización no tiene la capacidad de llevarlo a cabo.
Tras ello, la propuesta define y detalla qué actividades han de realizarse con anterioridad a la firma del contrato de externalización. Junto al listado de actividades, el texto también recoge una serie de preguntas a las que el cliente debería de responderse para aclarar las bases y criterios para la selección del proveedor. En este aparatado de la propuesta de norma se recomienda a cliente y proveedor buscar la mejora continua de la calidad, el precio y la entrega de los productos, para lo cual es clave la evaluación periódica y la retroalimentación.
Posteriormente, se fijan las actividades a las que tanto el proveedor como el cliente deben de recoger en el contrato que fije su relación. Se detalla en este apartado la recomendación, en caso de que el contrato se extienda durante varios años, de que ambas partes acuerden revisiones periódicas con objeto de ajustar el contrato.
Por último, la propuesta de norma incluye un completo listado de elementos importantes a tener en consideración cuando se redacte el contrato que regule la relación entre el cliente y el proveedor externo de procesos de negocio. Para ello, el grupo de trabajo se ha guiado por las pautas establecidas en la norma UNE-EN 13269:2007 y en el documento ISO/TC 176/SC 2/N 630R3.
