No importa de qué tamaño o de qué sector sea una organización. El capital intelectual sigue siendo la clave de cualquier tipo de negocio y, a medida que éste crece, el reto de gestionarlo aumenta de forma exponencial. Por eso es fundamental que las empresas analicen al máximo sus soluciones de TI para poder optimizar y reducir los costes a la hora de gestionar su capital intelectual. Además, si no se cuenta con una gestión adecuada de toda la información que se tiene, el capital intelectual podría perderse, ya que estaría guardado en multitud de ubicaciones y formatos.
De forma errónea, las empresas siguen creyendo que esta optimización no puede provenir de los sistemas de impresión, a pesar de que las que ya tienen un sistema óptimo de gestión documental están experimentando ahorros de hasta el 30%, además de contar con una ventaja muy competitiva. A ello se une el crecimiento exponencial que están experimentando los volúmenes de información que manejan las organizaciones, que ha tenido como consecuencia el que cada vez se preocupen más por la protección de sus datos sensibles y muestren recelo a acudir a soluciones y servicios documentales.
Para eliminar las reticencias que aún existen y ayudar a empresas de todos los tamaños a obtener el máximo rendimiento, existen nuevos servicios documentales que permiten a los clientes gestionar todo su capital intelectual a la vez que pueden controlar retos cotidianos como la productividad, movilidad, seguridad y sostenibilidad.
Las empresas ya gastan muchos de sus recursos en los procesos de impresión y quieren imprimir más por menos, por lo que deben de realizar esta tarea de forma racionalizada.
Lo cierto es que, a la hora de imprimir, gastan mucho más de lo que en realidad necesitan, instalando demasiados dispositivos de impresión. Por ello, está comprobado que, desarrollando una estrategia eficaz de gestión documental, pueden conseguir reducir costes y aumentar su productividad. En la actualidad, existen muchos tipos de ofertas en este tipo de servicios, pero para que realmente destaquen, los proveedores deben ofrecer una propuesta personalizada que comprenda sus necesidades, proporcionándole servicios completos, junto con una gestión de los mismos desarrollada de forma eficaz y que sea fácil de implementar. Con ello, conseguirán establecer relaciones de larga duración y ofrecerles valor añadido a través de una colaboración constante que se traduzca en crecimiento de negocio.
Nuestra estrategia, reconocida por los principales analistas del sector, es que para mejorar la relación con los clientes y desarrollar productos y ofertas más evolucionadas se deben llevar a cabo tres etapas que son las necesarias para ahorrar costes:
Evaluar y optimizar para conocer los costes reales que suponen los procesos de impresión y diseñar una solución que permite conseguir ahorros de hasta el 30%. Se obtiene información fiable del cliente evaluando los dispositivos de impresión que tiene instalados, sus procesos de negocio, etc., para proporcionarle la inteligencia de negocio que le ayudará a reducir aún más sus costes y mejorar su sostenibilidad.
Asegurar e integrar – En esta fase el objetivo es mejorar la movilidad de los empleados a través de soluciones como la impresión móvil, reducir la carga de trabajo de TI con la integración de un Helpdesk, implantar soluciones basadas en la nube y gestionar los servidores y colas de impresión. También es fundamentar conectar los equipos optimizados del cliente a la red con la debida autenticación, cifrado y protección contra amenazas y virus.
Automatizar y simplificar – Esta es la fase de mejora de la productividad del cliente y de automatización de los flujos de trabajo que implican un uso intensivo de documentos. De esta forma se reducen los volúmenes de impresión innecesarios, optimizamos esos flujos de trabajo, etc.
Como conclusión, podemos decir que contratar un servicio de gestión documental óptimo es la clave para el éxito de cualquier negocio, ya que elimina el tener que realizar inversiones innecesaria. Se ha convertido en una herramienta indispensable en el panorama empresarial de hoy en día. Además, les permiten proteger la información sensible de sus negocios, algo fundamental en el entorno de crecimiento de volúmenes de datos que están experimentando hoy en día y que deben manejar de manera eficiente si quieren ser competitivas en sus respectivos mercados.
Paloma Beamonte, presidenta y consejera delegada de Xerox España
