La convergencia de la gestión de contenidos para competir en la ‘tercera plataforma’

Por Juan Leal Cárdenas, Director General de Lexmark Ibérica

Estas cuatro tendencias tecnológicas juntas ofrecen los pilares básicos para aquello a lo que IDC se refiere como “La Tercera Plataforma”. Los CIOs y ejecutivos de este negocio se hallan ante una oportunidad y un riesgo sin precedentes, ya que el cambio está dirigido a una serie de tecnologías clave que, en su conjunto, conforman una nueva plataforma para el crecimiento e innovación del mercado y de la empresa.

El impacto de esta transición no se limita tan solo al sector TI, sino que afecta a cualquiera que haga negocios en el mundo actual. Una convergencia rápida y masiva puesta en marcha reúne un gran número de elementos entre los que se encuentran; dispositivos y aplicaciones móviles, infraestructura de TI alojada, software y contenido, análisis de Big Data para ofrecer conocimientos para la gestión del negocio, y las redes sociales para conectar tanto a nivel interno como con los socios y los clientes.

Asimismo, la Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por sus siglas en inglés), la Gestión de Imagen e Impresión (IPM) y la Gestión del Contenido Empresarial (ECM) están también juntándose para ofrecer mayores beneficios al negocio. La convergencia de BPM, IPM y ECM es una de las vías clave para que las empresas puedan competir en este nuevo mundo repleto de desafíos y definido por la aparición de La Tercera Plataforma de IDC.

Estas tres áreas de aplicación han estado tradicionalmente bastante separadas, particularmente el BPM y el ECM. Así que el mundo convergente también requiere cambios de pensamiento si se quiere realizar. Esto es tan cierto como lo demuestra el aumento en las oficinas de la digitalización y automatización de funciones, flujos de trabajo, aprobaciones y otros procesos que tradicionalmente se hacían en papel. Esta transición se alinea perfectamente con cada uno de los cuatro elementos que conforman La Tercera Plataforma y su naturaleza combinada.

Cloud

En muchos sectores los servicios cloud se han convertido en la opción escogida por defecto para la mayoría de las actividades empresariales. En este caso, los procesos de negocio, la gestión de contenido y la digitalización de documentos necesitan estar habilitados para la cloud, funcionando de forma eficiente con independencia del servicio cloud que esté en uso.

Esto proporciona la ventaja de la flexibilidad y el acceso 24/7, pero necesita estar equilibrado con todos los elementos requeridos de seguridad apropiada y de cumplimiento. Variará según sea el mercado, el departamento y el servicio en cuestión, pero siempre debe mantenerse como una consideración clave para una estrategia de gestión de contenido convergente en la cloud.

La naturaleza escalable y variada que ofrece la cloud se traduce en que las empresas pueden encontrar servicios que pueden personalizarse para cubrir sus necesidades específicas. Esto incluye los procesos y contenidos mantenidos localmente y aquellos que se pueden subirse a la cloud.

Social

Las redes sociales han cambiado no solo la forma en la que nos comunicamos con nuestros amigos, sino también en la que lo hacemos con compañeros de trabajo y empresas. Esto está conduciendo a una integración cada vez mayor de las tecnologías sociales en las aplicaciones empresariales.

Desde una perspectiva de la gestión de la relación con los clientes, el contenido necesita incorporarse dentro de estas aplicaciones empresariales (ya sea manual o automáticamente desde otros sistemas) y los procesos necesitan estar en su lugar para agilizar estas interacciones. A nivel interno, las plataformas que incorporan redes sociales están permitiendo una comunicación e intercambio de contenidos entre compañeros en tiempo real, así como también una comunicación más transparente. Actuando también como centro de recursos y plataformas de búsqueda, especialmente en las grandes empresas.

No obstante, este fenómeno de ‘sociabilizar todo’ genera un nuevo desafío para las empresas de TI. Y es que, cuando ECM, BPM e IPM van de la mano desde una perspectiva social, pueden impulsar la eficiencia de estas plataformas enlazando los flujos de trabajo y los datos que circulan a través de ellas.

Analíticas

Cuando se trata del “Big Data”, los beneficios de un planteamiento convergente se traducen en que el contenido de los diferentes sistemas se encuentra disponible más fácilmente. Para que las analíticas sean efectivas, es necesario acceder a la mayor cantidad posible de datos de un modo lo más claro y legible posible.

Sin embargo, esta información se ha acumulado tradicionalmente en aplicaciones y departamentos empresariales muy aislados. Algo que puede dificultar a una empresa obtener en cualquier momento una imagen clara de todo el negocio. En adelante, es necesario que el foco se ponga en eliminar estas barreras, permitiendo el análisis a través de todos los sistemas con el fin de mejorar la información sobre la empresa en su conjunto. Esta aproximación también significa que es más fácil identificar los obstáculos de los distintos departamentos y permite ver cómo los trabajos de un departamento influyen en otro.

Añadiendo a todo esto el aumento del deseo de más análisis e informes en tiempo real y es obvio que la recopilación de datos, los procesos de negocio y la gestión de contenidos tienen que trabajar en perfecta armonía con a fin de ofrecer esta visión.

Móvil

La revolución móvil de los equipos de trabajo ha venido impulsada por el continuo desarrollo de potentes dispositivos portables, como tabletas y smartphones. Pero no hay que olvidar que, a su vez, esta proliferación de dispositivos añade complejidad ya que el contenido y las aplicaciones son transmitidos a través de distintos dispositivos y sistemas operativos.

Además, ya que el aumento de la utilización de los dispositivos móviles ha dado lugar a la caída del volumen de impresión personal, la impresión móvil ha supuesto todo un desafío para algunas empresas. Esto se debe en parte a la fragmentación y a la naturaleza cerrada de muchas plataformas móviles. Cuando el BPM, ECM e IPM son gestionados desde una perspectiva única e integrada, muchos de estos desafíos desaparecen a medida que el negocio atiende al contenido y en cómo gestionarlo usando un único punto de vista. Lo que significa que no importa desde qué dispositivo está siendo visto el contenido o de qué forma está siendo capturado, procesado o emitido.

Conclusión

Al considerar la suma de las cuatro tendencias tecnológicas señaladas anteriormente y cómo se alinean con la creciente convergencia del ECM, BPM e IPM dentro de una empresa, puede parecer algo abrumador.

Sin embargo, el entorno empresarial moderno implica ahora interacciones complejas entre contenido, personas y políticas en un ámbito de intensa información. Los sistemas necesitan manejar masas de datos sin estructurar que incluyen desde emails hasta archivos adjuntos, imágenes escaneadas, archivos de audio y video, y fuentes de información procedentes de sistemas externos. Tal volumen de información necesita ser gestionado de forma eficiente y transparente.

Imagen e impresión siguen evolucionando, desde la principal preocupación con la salida en papel hasta cómo los datos y la información están conectando los procesos de negocio. Este cambio requiere de una continua evaluación no solo del IPM, sino también del ecosistema BPM que le presta soporte.

La convergencia de BPM, ECM y de la Imagen e Impresión está ayudando a las empresas a ser más eficaces respecto a las redes sociales, la cloud, la movilidad y las analíticas. En este escenario, el dispositivo físico pasa de ser un dispositivo de salida a una herramienta de procesado empresarial para papel y digitalización de datos, documentos y contenidos. Este rápido ritmo de cambio requiere que cada sistema de apoyo a La Tercera Plataforma del panorama informático, que tiene en cuenta la cloud, la movilidad, las analíticas de Big Data y las redes sociales, así como el procesado tradicional de documentos.

El beneficio de pensar en estas cuatro tendencias tecnológicas juntas, en lugar de por separado, es lo que proporciona a las empresas una visión holística de la información en sus redes, transformando de este modo en un verdadero valor añadido. Y en última instancia, ayudando a la empresa a alcanzar la innovación y ventajas competitivas.