La gestión del contenido empresarial (ECM), veterano segmento dentro de las infraestructuras TIC, se encuentra en estado de cambio. Debido al auge de las tecnologías móviles y de la nube, los usuarios trabajan de forma diferente a como lo han venido haciendo hasta ahora. Las empresas están más diversificadas que nunca, y la cadena de suministro se extiende más allá del firewall, de las organizaciones, e incluso, de los continentes.
No ha cambiado, desde luego, que los contenidos son el elemento clave para cualquier empresa. Pero sí han cambiado los tipos y formatos del contenido, así como los lugares a los que el contenido debe llegar para llevarse a cabo los procesos empresariales.
Usuarios diferentes, empresas diferentes
Los departamentos de TI tienen cada vez más presión para ofrecer soporte a una nueva clase de usuarios, siempre conectados y con mayores conocimientos técnicos, que demandan soporte para sus tabletas y dispositivos móviles, y nuevas aplicaciones “en la nube” que les haga más productivos. Como muchos sistemas corporativos están siendo lentos a la hora de atender esta demanda, éstos acuden a menudo a aplicaciones web creadas por terceros con el fin de satisfacer sus necesidades de productividad. Lo cual, a su vez, preocupa a las empresas por cuestiones legales, de seguridad y de riesgos. Les preocupa no saber dónde se encuentra la propiedad intelectual corporativa, o cómo recuperarla si los usuarios dejan la organización.
Y, del mismo modo que los usuarios de hoy en día son diferentes, lo es también la empresa actual. Antiguamente, a la empresa la definía su firewall. Todas las personas y todas las cosas que se encontraban dentro del firewall eran una parte controlada de la empresa. Pero esto, ahora, es radicalmente distinto. ¡Estamos ante la “empresa ampliada”! donde el enfoque del ECM no debe quedar restringido a los límites de la infraestructura de TI. El contenido, los procesos empresariales y la colaboración deben poder viajar allí donde necesiten ir para que el trabajo pueda realizarse de forma eficiente, pero de una manera que permita su protección y control con el fin de satisfacer las necesidades de la empresa (productividad, eficiencia, seguridad, cumplimiento de normas, etc.). En resumen, una visión nueva y más ampliada de la empresa requiere un nuevo enfoque de ECM con una arquitectura que permita el uso intensivo de dispositivos móviles y modelos cloud.
Los retos
El ECM debe poder manejar el contenido social y el contenido general desde los dispositivos móviles, enriquecer TODO el contenido con contexto social (como ‘me gusta’ y comentarios), e incluso poder publicar contenido en redes sociales, de forma que pueda compartirse más ampliamente. ECM debe poder también manejar los nuevos medios enriquecidos de maneras apropiadas para el medio, con vistas más enriquecidas y acciones adecuadas.
Pero además, debe permitir que el contenido, los metadatos y los procesos empresariales se extiendan desde detrás del firewall hasta la empresa ampliada, fuera de la infraestructura tradicional de TI. ECM debe todavía permitir a la empresa controlar su contenido y procesos de forma flexible para extender estos controles a los usuarios que están directamente bajo el control del departamento de TI.
Para terminar, las plataformas ECM actuales deben facilitar la productividad con acceso para cualquier dispositivo, integrarse con las herramientas de contenido que elijan los usuarios, trabajar dentro y fuera del firewall, y entregar los casos de uso de servicios a los consumidores que esperan los usuarios de hoy en día, además de casos de uso de ECM tradicionales.
El futuro ya está aquí: ¿Por qué esperar?
En una reciente conferencia de Gartner, expertos de ECM hablaron sobre cómo el futuro de ECM está relacionado con arquitecturas de contenido “híbridas”, en las que los sistemas de participación (con los que los usuarios colaboran con colegas, crean documentos borradores y de trabajo en curso…) se separan a menudo de los sistemas de registro (donde se mantiene el contenido final para la continuidad del negocio o con fines legales). Un enfoque híbrido en el ECM resolverá el caos de contenido resultante de estos nuevos entornos mixtos, y Gartner afirma que la mayoría de las compañías van a poner esto como prioridad a partir del año 2014.
En la actualidad ya existen soluciones de ECM híbridas que permiten la gestión de documentos, la colaboración y el flujo de trabajo más allá del firewall, prestando servicio a la “empresa ampliada” en su totalidad. En nuestro caso, Alfresco, con la solución Alfresco One, que incluye la plataforma Alfresco Enterprise a nivel local, más una “red empresarial en la nube” con Alfresco Cloud, y un espacio de trabajo para dispositivos móviles, Alfresco Mobile, con aplicaciones nativas para iOS y Android.
Nuestra apuesta desde el principio ha sido por un futuro híbrido, con infraestructuras híbridas, que combinen a la perfección las capacidades a nivel local con la nube y él mundo móvil. Todo ello es posible con un sistema adecuado para la gestión de contenidos corporativos, que son ya, y que van a seguir siendo, el núcleo de los nuevos modelos de tecnología para el ámbito empresarial.
