Rara vez la experiencia de utilizar un programa de software empresarial es algo excitante o inspirador. Aunque -sobre todo, en la última década- la mayoría de aplicaciones se han hecho mucho más funcionales, intuitivas e inteligentes, seguimos lidiando con algunos programas de software realmente anticuados y difíciles de usar. Sin embargo, transformar el uso del software –vinculado a la idea de tarea y obligación profesional- en una experiencia gratificante es posible. La clave: una estética atractiva acompañada de una alta usabilidad.
Incomprensiblemente, la usabilidad (no digamos ya la belleza) nunca ha sido una prioridad a la hora de construir software empresarial. El foco se ponía incansablemente en la funcionalidad. Sin embargo, aquellos usuarios veteranos de software, capaces de adaptarse al programa más complejo y de perder horas y horas luchando contra aplicaciones enrevesadas y confusas, empiezan a ser minoría. El nuevo talento que está entrando ahora en el mercado del software de gestión está ligado a la generación de los millennials. Estos nuevos usuarios no admitirían trabajar con aplicaciones que no les ofrezcan la misma usabilidad que su iPhone o no funcionen con la misma agilidad que Twitter.
La idea no es hacer simplemente un software bonito, sino lograr que sea más ágil, que evite pasos redundantes y que facilite la vida al usuario en lugar de complicársela. La “belleza del software” es un concepto sobre el que Infor ha estado trabajando en los últimos años con su agencia creativa de Nueva York, Hook & Loop. En el equipo de este estudio de diseño trabajan todo tipo de perfiles creativos -desde publicistas a expertos en animación e ilustradores de cómics-, arquitectos de TI y desarrolladores de código con amplia experiencia en diseño gráfico. En el proceso de desarrollo, todos participan y opinan –desde el desarrollador de producto al recién graduado que acaba de incorporarse al equipo-, buscando siempre la apertura a las buenas ideas. Una simple charla en la cocina puede dar lugar a una brillante actualización de una aplicación. La creatividad y la tecnología no entran en conflicto sino que se estimulan la una a la otra.
La belleza está en el interior
El propósito de la compañía es realmente revolucionario: reinventar la forma en la que se desarrolla el software, apoyándose en el talento creativo de los diseñadores en lugar de adoptar el tradicional enfoque de ingeniería. Gracias a esta nueva filosofía, las aplicaciones desarrolladas por los creativos de Hook & Loop destacan por su sencillez, con una estética impactante y un modo de uso similar al de las redes sociales con las que estamos hoy tan familiarizados. Se trata, en definitiva, de aplicaciones empresariales que realmente apetece usar. Algo que hasta ahora parecía un sueño inalcanzable.
Por supuesto, no solo se centran en esa primera capa, sino que la usabilidad refuerza los flujos de trabajo y aumenta la productividad agilizando la toma de decisiones. Más allá de una interfaz de usuario bonita, de lo que se trata es de crear una experiencia de usuario que permita mejorar la capacidad de respuesta e incremente la agilidad de las operaciones. ¿Cómo? Por ejemplo, mostrando en una misma página la información relevante alojada en distintas aplicaciones. También, reduciendo el número de clics que debe dar el usuario dentro de un formulario hasta llegar a lo que busca, o incorporando herramientas sociales colaborativas para compartir contenidos y poder acelerar el cierre de un proyecto o sencillamente gestionar las excepciones del día a día de una forma colaborativa . El concepto, en realidad, es sencillo: reducir los pasos de navegación, incluir espacios en blanco que relajen la lectura, insertar iconos intuitivos, permitir que el usuario pueda arrastrar y soltar los contenidos que le interesen…
Uno de los principales objetivos es que los empleados tengan autonomía de decisión. Tradicionalmente, las aplicaciones empresariales parecían concebidas y envasadas al vacío el director de producto creaba una larga lista de funcionalidades, y el resultado final era una aplicación con muchas posibilidades pero de uso muy complejo. Pero, desde nuestro punto de vista, diseñar una experiencia de usuario gratificante exige la implicación de tres grupos distintos: el equipo directivo, los departamentos de la empresa y los usuarios finales. Solo así puedes detectar las carencias y solucionar los problemas antes de que impacten en las operaciones del negocio.
La colaboración dentro de la organización es muy importante, pero también es necesario escuchar y observar a los usuarios. Por ello, y reforzando su orientación práctica, las más de 50 aplicaciones de Infor han sido rediseñadas para atender las necesidades concretas de sectores como la fabricación, la restauración o la moda. Los creativos de Hook & Loop han tratado de crear experiencias de uso relevantes para los técnicos de servicio, para el personal encargado de la entrada de datos en un call center o para los recepcionistas de un hotel. Han tenido en cuenta para ello su forma de trabajar, las limitaciones a las que se enfrentaban y lo que esperaban de una aplicación empresarial. Finalmente, han puesto al usuario en el centro, estructurando la experiencia de uso alrededor de los flujos de trabajo que le afectan.
Yendo aún más lejos, la siguiente generación de software empresarial no solo localizará y distribuirá la información, sino que será capaz de aprender patrones, anticiparse a los problemas y aportar soluciones. Inspirándonos en las tecnologías predictivas que se utilizan en el mundo del consumo, estamos ya, por ejemplo, simplificando el trabajo de los fabricantes con una aplicación que pueda anticiparse a los problemas en la planta y ofrezca soluciones inmediatas ante una caída de tensión o una avería en el equipo, evitando así los costosos y peligrosos tiempos de inactividad en la fábrica.
La evolución de la experiencia de usuario no ha hecho más que empezar. Cuando los millennials tomen el mando de las organizaciones, el relevo de las aplicaciones deberá ya haber concluido. Será prácticamente imposible distinguir las aplicaciones que utilizamos en casa de las que utilicemos en el trabajo. Los largos tiempos de aprendizaje para sacar el máximo provecho a un software serán cosa del pasado. El software, por fin, se habrá puesto al servicio del usuario.
Juan Miró, Sales Manager de Infor España
