9 beneficios de la automatización de procesos

La automatización de procesos puede suponer para una empresa un ahorro de costes en cinco años de hasta el 30% es decir, un ahorro enorme. Y conseguirlo, no es una tarea fácil.

Establecer la automatización de procesos en toda una organización es una iniciativa de toda la empresa que requiere mucho tiempo y recursos. En este artículo profundizaremos en qué es la automatización de procesos, cuáles son sus ventajas y por qué una empresa debería invertir en las herramientas adecuadas para agilizar los procesos dentro de ella.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es la simplificación de las tareas empresariales mediante la tecnología. El software de automatización se configura para realizar instantáneamente tareas manuales, repetitivas y que consumen mucho tiempo, reduciendo los errores humanos, aumentando la productividad y mejorando la eficiencia general de la empresa.

Los flujos de trabajo, una secuencia definida de acontecimientos que se desencadenan por eventos específicos, se configuran para que el software pueda ejecutarse automáticamente una vez que un evento desencadena la secuencia. Para obtener los mejores resultados, habrá que asegurarse de que el software de automatización de procesos que se utiliza se integra, o conecta el sistema para permitir que los datos fluyan sin interrupciones, con las distintas aplicaciones de software y sistemas que se utilicen para eventos específicos.

Estos son los 9 beneficios de la automatización de procesos

Lo más probable es que, si en la empresa ya se recurre a la automatización de procesos, conozcan algunos de sus aspectos positivos, pero probablemente no con toda su profundidad. He aquí nueve de los mayores beneficios de añadir la automatización de procesos en la empresa que ayudan a ahorrar a lo grande:

• Mayor eficacia: Agiliza las tareas y los flujos de trabajo, aumentando la velocidad a la que se completan las tareas.
• Reducción de errores: Minimiza el riesgo de errores humanos (¡los errores ocurren!). Con reglas predefinidas y un conjunto de instrucciones, la posibilidad de que se produzca un error al introducir datos o realizar cálculos se reduce significativamente: no hay conversaciones sobre el partido de fútbol de anoche o la última actualidad política que distraigan al software.
• Reducción de costes: Las organizaciones pueden reducir los costes de mano de obra y asignar mejor los recursos.
• Mayor coherencia y cumplimiento: Ejecución fiable de tareas que siguen automáticamente normativas predefinidas: esto es especialmente relevante para las finanzas y la sanidad.
• Mejor escalabilidad: Puede gestionar fácilmente mayores cargas de trabajo, lo que permite una mayor flexibilidad para las empresas en crecimiento.
• Mejora de la experiencia del cliente: Los tiempos de respuesta son más rápidos y la mayor calidad del servicio de atención al cliente hacen que los usuarios finales estén más satisfechos.
• Más datos e información: Proporciona métricas valiosas para la mejora del negocio y la toma de decisiones informadas con datos actualizados y oportunos.
• Gestión de riesgos: Supervisión continua para identificar y señalar los riesgos con mayor rapidez.
• Mayor colaboración en la empresa: Facilita la colaboración entre empleados para aumentar el flujo de información en toda la empresa.

Áreas de la empresa que se beneficiarán de la automatización de procesos:

• Operaciones y producción: Líneas de montaje, gestión de inventarios, cumplimiento de pedidos y seguimiento de envíos.
• Finanzas y contabilidad: Procesamiento de facturas, informes de gastos, informes financieros y flujos de trabajo de aprobación.
• Recursos Humanos: Selección de candidatos, pago de salarios, solicitud de permisos e incorporación de empleados.
• Atención al cliente: Asignación de tickets, respuestas a preguntas frecuentes y chatbots de IA.
• TI: Detección de amenazas, actualizaciones de software, escalabilidad y aprovisionamiento de recursos en la nube.
• Cumplimiento: Análisis y estrategias de mitigación de riesgos, informes de cumplimiento y cifrado de datos.

Casi todas las áreas de la empresa pueden beneficiarse de la automatización de procesos: el truco está en saber qué tareas son repetitivas y qué soluciones son las mejores para resolver esos problemas. La automatización de procesos se centra en dar a la empresa una ventaja competitiva sobre todas las demás de su sector. Cuanto más se aproveche la tecnología, mejor resultará para la empresa. La tecnología está pensada para ser un apoyo (aumentar las ventas, la productividad y la eficacia), en ningún caso ha de suponer un obstáculo.

Por Emilio Meneses Duran, Sales Account Manager de EasyVista