No hace mucho tiempo que se auguraba un futuro nada prometedor para el fax. Estos equipos de transmisión de documentos de papel a través de medios electrónicos representaron una tecnología excepcional en su tiempo, pero la llegada del correo electrónico supuso un duro varapalo para los mismos, hasta hacerlos casi desaparecer. El envío de faxes, sin embargo, hoy continúa siendo un importante medio de comunicación para los negocios. De hecho, el e-mail no ha estado cerca de suplantar el envío de faxes, sino que ha terminado siendo una mejor solución en un determinado número de situaciones.
Problemas con el correo electrónico y el envío manual de faxes
Uno de los motivos que hicieron peligrar el sistema de envío de faxes es que la mensajería electrónica permite el envío de documentos adjuntos para ser impresos localmente sin perder su integridad original. Pero a menos que se implementen sistemas de defensa adecuados las 24 horas, el correo electrónico ha demostrado que no siempre puede garantizar la misma seguridad que el fax, ya que por ejemplo, el contenido de un correo electrónico puede ser almacenado en diversos servidores.
Además, a diferencia de la mensajería electrónica los faxes no pueden ser portadores de virus, no pueden afectar a la seguridad de la red informática de la empresa, ni se pueden usar para estafas vía phising. Una de las razones por las que estas máquinas todavía tienen cabida en el mercado se debe a su facilidad de uso y de recibir documentos seguros rápidamente.
Se estima que hoy en día hay cerca de 120 millones de máquinas de fax en todo el mundo y se compran 6 millones de equipos nuevos cada año. Una de las razones por las que las máquinas de fax todavía están en el mercado se debe a su facilidad de uso y de recibir documentos de una manera segura y rápida. Sin haber cifras exactas al respecto, muchas empresas a nivel mundial todavía confían en el envío de faxes mediante un sistema manual. Esto puede ser aceptable para pequeñas oficinas con envíos esporádicos, pero se trata de un procedimiento costoso que ya debería ser cosa del pasado.
El principal problema que conlleva el envío manual de faxes es el tiempo que requiere y que podría ser aprovechado para un sin fin de actividades. Aunque parezca increíble, el proceso completo de enviar un fax (por ejemplo una orden de compra) puede llevar hasta 10 minutos. Veamos el proceso completo:
– Imprimir la orden de compra en una impresora en red.
– Levantarse a recoger el documento impreso que puede estar “enterrado” en una pila de papeles.
– Llevar el documento a la máquina de fax.
– Preparar una cubierta y colocarla junto con la orden de compra en la máquina de fax.
– Marcar el número del destinatario y pulsar la tecla “enviar” teniendo que repetir la operación si el número estuviera ocupado.
– Regresar al puesto de trabajo.
Suponiendo que no hay otras distracciones ni demoras adicionales como la falta de papel, atascos o errores en la máquina, el tiempo completo de este proceso podría rondar los 10 minutos sólo para enviar un simple y ordinario documento vía fax. Además, el documento será recibido con una calidad bastante pobre (el 90% de los faxes se envían en escala de grises) lo que le dará una apariencia muy poco profesional.
Asimismo, el proceso de recepción del fax puede sufrir más percances que el envío. Si asumimos que el fax llega a una máquina común, las probabilidades de que se pierda o que se entregue al lugar equivocado aumentan a cada minuto que pasa, desapareciendo la confidencialidad del mensaje si llega a las manos equivocadas.
Resulta muy fácil que el fax se traspapele junto con el fax de otra persona y que sea archivado donde no le corresponde o que sea tirado a la papelera junto con la gran pila de faxes no deseados. De esta manera desaparece una de sus principales ventajas, la puntualidad acompañada por una pérdida de tiempo y dinero.
Ventajas del fax integrado en la red
La solución ideal de comunicación empresarial, de este modo, debe evitar la falta de seguridad producida por los e-mails y los problemas ligados al envío manual de faxes, ayudando a obtener en condiciones ideales:
– Una reducción de los costes asociados al fax
– Un incremento de la productividad del trabajador
– Una fácil instalación e implementación
– Un uso de los programas existentes de correo de la oficina
– Que no requiera cambios en la rutina del usuario
– Archivar faxes para revisar más tarde y retener el registro
De esta manera, la solución por la que está optando hoy la mayoría de las empresas ha sido reemplazar las máquinas de fax tradicionales por servidores de fax en red, que permiten a los usuarios:
– enviar, recibir y administrar cómodamente las comunicaciones vía fax desde sus puestos de trabajo
– crear faxes en sus procesadores de palabras (u otra aplicación) además de crear un nuevo mensaje en su cliente de correo electrónico
– seleccionar los números desde la lista de direcciones de correo o manualmente y el tráfico se administra a través de un servidor de correo Exchange/SMTP, el cual puede recibir y enviar faxes
– los servidores de fax en red de última generación, también permiten a los usuarios enviar y recibir faxes a través de dispositivos móviles como Blackberry
Gran ahorro de costes
Uno de los principales beneficios de integrar fax a la red es el importante ahorro de costes que supone. Un solo fax puede llevar hasta 10 minutos para ser enviado. Por poner un ejemplo: si la persona responsable de enviar el fax cobra 12 euros por hora (25.000 euros al año), entonces el solo coste de la mano de obra supone 2 euros por cada fax enviado. Si esta cifra la multiplicamos por el número de faxes enviados al año, el coste laboral crecerá rápidamente.
Sin embargo, un usuario que trabaje con una solución de fax integrada en la red, sólo tiene que seguir los siguientes pasos para enviar un fax:
– Desde el procesador de palabras imprimir a la aplicación de fax
– Seleccionar el destinatario desde la lista de direcciones o ingresar el número
– Hacer clic en enviar y el fax se enviará sin más intervención del usuario.
De esta manera, el proceso de envío no ha supuesto más de un minuto por lo que, usando los valores anteriores, el coste del envío habría caído de 2 euros a 0,20.
Asimismo, el fax integrado en la red ofrece amplios beneficios de cara al envío de fax productivo, consistente en el envío de un documento único a múltiples destinatarios. Este es un elemento clave para cualquier empresa cuyas operaciones diarias incluyan el envío masivo de documentos a clientes y socios. El envío de fax productivo, permite a las empresas enviar órdenes de compra, facturas, confirmaciones de pedidos, etc, de manera electrónica y automática, evitando de esta manera los costes derivados de la impresión de estos documentos, o de su envío por correo ordinario o por fax manual.
Todo son ventajas
Con el fax integrado en la red, además, los usuarios finales pueden recibir, ver, imprimir y guardar faxes desde sus PCs o portátiles. Este sistema también cuenta con un enrutado entrante automático a través de un proceso llamado “Direct Inward Dial (DID)”, mediante el cual se asigna a los usuarios finales un número personal seguro y se les envían los faxes directamente a su escritorio. Ya que cada usuario recibe el fax en su cuenta personal, se garantiza que los mensajes no sean visibles para el resto sin ser eliminados o archivados erróneamente.
Aparte de lo ya mencionado, las soluciones de fax integrado a la red ofrecen otras múltiples capacidades como:
– Orden de la cola entrante y saliente del fax. Por ejemplo, se pueden ver los faxes ordenados por cualquiera de las variables, tales como remitente, destinatario, estado, etc.
– Calidad de fax mejorada, capacidad de formateo y elección de documento para una apariencia profesional.
– Posibilidad de agregar adjuntos al fax.
– Envío a clientes de correo electrónico o a máquinas de fax en red.
– Envío a PDAs y teléfonos móviles.
– Filtros de fax para eliminar documentos no deseados.
– Capacidades de difusión que permitan enviar mensajes personalizados a un gran número de destinatarios.
– Archivo de faxes, que elimina la necesidad de mantener copias de los faxes y tener que mantener un registro.
– Los departamentos de TI pueden consolidar y estandarizar operaciones relativas al servidor de fax.
– El Fax integrado en la red abre la posibilidad de usar Fax en tiempo real sobre IP (FOIP).
El sencillo proceso de configurar una solución de fax integrada a la red, puede incrementar significativamente la eficiencia y productividad de la empresa. Con una solución de estas se pueden ahorrar miles de euros en costes laborales y además los faxes pueden ser más seguros obteniendo una apariencia mucho más profesional. Este tipo de soluciones es de las más beneficiosas del mercado ya que experimenta un elevado retorno de la inversión y sus ventajas pueden hacerse notar literalmente en minutos.
El servidor de fax GFI FaxMaker
Para las actuales necesidades de las empresas en la transmisión de documentos, GFI ofrece el servidor de fax GFI FAXmaker for Exchange/SMTP. El mismo se integra con entornos populares como Exchange Server, Lotus Notes y servidores SMTP, permitiendo a los usuarios enviar y recibir faxes así como mensajes SMS/texto directamente desde sus clientes de correo. Aprovechando su infraestructura de correo y el Directorio Activo, GFI FAXmaker consigue una escalabilidad, fiabilidad y reducción de las tareas de administración sin precedentes. Esta herramienta ha recibido el premio Windows IT Pro Magazine (anteriormente Windows & .NET) Readers’ Choice Award durante 3 años consecutivos.
www.gfihispana.com
