Los Recursos Humanos, sus departamentos y las aplicaciones con las que funcionan son unn elemento clave en la estrategia de cualquier empresa. Las soluciones específicas ganan adeptos y aparecen nuevas fórmulas para su desarrollo. Por Manuel Navarro Ruiz
Si las empresas no tienen en muchos casos claro qué estrategia es la adecuada en estos departamentos mucho menos lo tendrán en la eficacia y en las ventajas que les aportan este tipo de soluciones. Si a esto le añadimos el factor crisis, la incógnita se despeja claramente en contra de estas herramientas. Pero la realidad es que no sólo son necesarias sino que son ya imprescindibles. Las empresas necesitan “conocer” a sus empleados, saber qué capacitación tienen, qué puesto ocupan y qué tareas desempeñan, dónde y cómo pueden promocionar, etc. Es decir, estas soluciones responden con rapidez a todas las preguntas que se pueden hacer los responsables de recursos humanos sobre sus empleados (quién es, qué puesto ocupa, qué tareas desarrolla, qué capacitación tiene, qué cursos ha recibido, cuáles son sus pretensiones, cuánto gana, qué puntuación obtiene en sus procesos de evaluación, etc.). Como señala José Manuel Villaseñor, partner de Cezanne HR, “estas soluciones confieren autonomía no sólo al departamento de recursos humanos, sino a los propios empleados que pueden modificar sus datos personales y profesionales de manera sencilla. Desde el punto de vista administrativo, las herramientas de gestión de recursos humanos ayudan a automatizar tareas “rutinarias” que aportan poco valor a la labor de recursos humanos, liberando a esta área para que pueda ocuparse de lo que realmente es estratégico para la organización. Por otra parte, incrementan el prestigio no sólo de la función de recursos humanos, sino de toda la organización en su conjunto. A más información y autonomía, más posibilidades de ofrecer un mejor servicio a la compañía y a las personas que la conforman. Las soluciones de gestión de recursos humanos, ayudan a cambiar la percepción que se tiene de esta área y la convierte en verdadera impulsora del desarrollo corporativo”.
En todo caso, las empresas y, particularmente las pymes, necesitan sacar lo mejor de cada trabajador, poniendo el foco en la motivación, a implicación y el compromiso para mejorar sus habilidades y destrezas y deben ponerse en la piel de los empleados, para entender la situación real de cada uno de ellos. Las herramientas de gestión de recursos humanos online, ayudan a evaluar la productividad de cada colaborador pues calculan la relación costes-rentabilidad de los mismos. Como resalta Jordi Marfany, Director Unidad de Negocio RRHH de Wolters Kluwer | A3 Software, “estas soluciones son necesarias porque todavía queda mucho trabajo por hacer en el ámbito de la de gestión de RRHH, procesos por automatizar, temas tan básicos como sistematizar la distribución o recolección de información a través de toda la organización. También muchas pymes están empezando a desplegar soluciones porque los departamentos de personal están evolucionando hacia una verdadera gestión integral. Muchos temas de RRHH todavía se llevan hoy en día en hojas de cálculo y documentos de todo tipo en muchas compañía”. Por su parte, Pilar Martínez Santa María, Directora de Cloud LoB de SAP Iberia, cree que “el área de RRHH se encuentre en un proceso de cambio en el que también influye la complejidad de gestionar una fuerza de trabajo de lo más diversa, pues hoy podemos encontrar hasta a cinco generaciones juntas trabajando con notables diferencias en cómo aprenden y se comunican, cómo trabajan y colaboran, y en las metas que se marcan, es decir, están influyendo en cómo las empresas se vinculan con sus plantillas. En este sentido, se está aumentando el uso de opciones como el Portal del Empleado, herramientas colaborativas o la descentralización de procesos, que faciliten la gestión de la plantilla y la carrera de los empleados a través de la detección y el desarrollo del talento de los mismos”.
Tendencias
Son varios los puntos por los que se adivina por dónde va a ir el mercado liderada claramente por la mayor tendencia del mercado en cualquier apartado de tecnología del que hablemos: la nube. Cloud se va imponiendo a los sistemas tradicionales de explotación. Los responsables de las diferentes áreas que conforman la empresa finanzas, comercial, producción, logística y recursos humanos, han empezado a perder el miedo a volcar datos estratégicos en la Nube. Buena parte de culpa de esta situación la tienen los fabricantes y desarrolladores de soluciones de RR.HH. “Más allá de la variabilización y del ahorro de los costes, las soluciones Cloud se han convertido en una grandísima oportunidad para los profesionales de recursos humanos otorgándoles un papel protagonista dentro de sus organizaciones y estableciendo un nuevo escenario para la gestión del capital humano. La posibilidad de abordar procesos de gestión de recursos humanos considerados como estratégicos en un tiempo record, la evolución tecnológica constante de estas aplicaciones, su adaptación a las necesidades actuales de las empresas y su gran capacidad de integración con el resto de procesos de gestión de una compañía son algunas de las ventajas concretas que las soluciones Cloud proporcionan a los profesionales de Recursos Humanos”, señalan desde Meta 4. Para los departamentos de Recursos Humanos, igual que para el resto de áreas, las ventajas de aplicar el cloud se refieren básicamente a la posibilidad de disponer de herramientas de gran potencia y amplio espectro sin ninguno de los inconvenientes derivados de su mantenimiento y actualización. Además, el cloud, permite “repartir” los costes de desarrollo y eliminar el Coste de Propiedad que implica la adquisición de licencias. La posibilidad de disponer de una servicio 24x7x365, es otra de las muchas ventajas que ofrece la “nube” no sólo a este tipo de organizaciones pequeñas y medianas sino también y, como consecuencia de la situación económica mundial, a las empresas de mayor tamaño. El cloud permite “universalizar” la tecnología ya que garantiza precios competitivos, servicios de calidad, herramientas de última generación y seguridad en la información que “circula” por la “nube”.
Poco a poco el cloud se va imponiendo a los sistemas tradicionales de explotación. Los responsables de las diferentes áreas que conforman la empresa finanzas, comercial, producción, logística y también, cómo no, recursos humanos, han empezado a perder el miedo a volcar datos estratégicos en la Nube. Porque aparte del precio, que también, cloud computing proporciona innumerables ventajas como las que apunta Joaquin Lasheras, Director Comercial de Talentia Software: “Posibilidad de disponer de herramientas de gran potencia y amplio espectro sin ninguno de los inconvenientes derivados de su mantenimiento y actualización. La posibilidad de disponer de un servicio 24x7x365, es otra de las muchas ventajas que ofrece la “nube” no sólo a este tipo de organizaciones pequeñas y medianas sino también y, como consecuencia de la situación económica mundial, a las empresas de mayor tamaño. El cloud permite “universalizar” la tecnología ya que garantiza precios competitivos, servicios de calidad, herramientas de última generación y seguridad en la información que “circula” por la “nube”. Además, ofrecen reducción de costes a corto plazo, ya que se pasa de un modelo con una importante inversión inicial (licencias, infraestructuras) a un modelo de pago por uso que distribuye el coste a lo largo del tiempo, donde la escalabilidad es uno de los factores esenciales”. Por su parte, Veronique Corda, Directora Marketing para Europa Continental de Kronos afirma que en el caso de su empresa proponen ofertas en cloud porque “sSe trata de un excelente medio para mejorar la eficacia general y liberar los recursos TI para concentrarlos en objetivos estratégicos. Los costes asociados a la adquisición del material, al sistema de explotación y a las licencias SGBDR (sistema de gestión de base de datos relacional) se evitan, y nuestros clientes se benefician de la experiencia de los asesores de Kronos para garantizar la protección de su sistema y mantenerlo al día. Para muchas empresas, esto representa una gran ventaja”.
Las ventajas de cloud son por tanto evidentes, pero ¿qué sucede entonces con el tradicional modelo OnPremise? ¿tiende a desaparecer? Desde Sage aseguran que no. Carles Grasas, es su Marketing Product Manager del Área Laboral: “Si bien es cierto que inicialmente existía un cierto recelo o «miedo» a usar soluciones de gestión de RR.HH en la nube, debido a la criticidad de la información personal y salarial; desde Sage ya se percibe un cambio de tendencia en la percepción de seguridad y fiabilidad por parte de los clientes. El uso cada vez más generalizado de todo tipo de soluciones «Cloud», sin lugar a dudas es el mejor antídoto frente a las dudas y recelos que suscita la nube. En definitiva, los clientes eligen el tipo de solución – Cloud u OnPremise – en función de sus necesidades de gestión, movilidad, infraestructuras tecnológicas, etc. La libertad de elección es la clave, y el paradigma Cloud ofrece muchas posibilidades”. Desde Kronos, por ejemplo están observando una demanda creciente por parte de empresas todos los tamaños de soluciones de workforce management alojadas en la nube o en modo SaaS. “La elección no se hace ya sobre el nivel de confianza o de inseguridad, se hace cada vez más en función de las necesidades y medios a disposición de la empresa. El alojamiento en el Cloud o las soluciones en modo SaaS representan un ahorro importante para un nivel de funcionalidades equivalente en personal informático y en material, pero estas opciones ofrecen también simplicidad y eficacia. A pesar de todas estas ventajas, algunas empresas sin embargo preferirán siempre administrar sus aplicaciones internamente”, asegura su portavoz.
Movilidad
Claramente es la otra tendencia que cada vez es más demandada. El auge y la explosión de los dispositivos móviles hace que los usuarios requieran información en tiempo real y desde cualquier lugar. Como apunta el portavoz de Seidor, “el mercado de soluciones de RRHH es cada vez más colaborativo, social y orientado a la movilidad. Las empresas están conectando sus dispositivos móviles a la gestión tradicional de los recursos de la organización, capacitando a su fuerza de trabajo móvil para tomar decisiones oportunas allí donde se encuentren y en tiempo real”. En la misma línea se sitúa Pilar Martínez Santa María de SAP que considera que “Las plantillas cada vez son más móviles y necesitan acceso a la información y recursos de las empresas más rápido. La movilidad y las herramientas colaborativas están transformando la experiencia del empleado y la forma en la que se gestiona el personal, dotando de mayor flexibilidad y conocimiento al departamento y facilitando el acceso a la información al trabajador y hacen posible que la inmediatez sea una realidad”. Para el portavoz de Talentia, “la movilidad y las herramientas colaborativas aportan el poder dar respuesta a formas de trabajar acordes con la situación actual del mercado. La gente está acostumbrada a trabajar con dispositivos móviles y además, en un mundo mucho más globalizado, es necesario disponer de estos para poder seguir trabajando estés donde estés y en el momento que sea. No se puede parar de estar en contacto con la realidad de tu organización ni con tus responsabilidades porque no estés en tu puesto de trabajo (que por otra parte cada vez son más virtuales)”. Finalmente Sonia López, directora de marketing y comunicación de Grupo Castilla señala que la movilidad “ es el concepto que el más fuerte está impactando en este mercado. Hay que tener claro que el lugar de trabajo ha dejado de ser un conjunto de mesas en un edificio de oficinas y que los trabajadores, equipados con ‘tablets’ y ‘smartphones’, están siempre conectados, en cualquier momento y lugar. Ante esta perspectiva ya no hay marcha atrás”.
Gestionar el talento
La gestión del talento es uno de los aspectos más importante en el área de RR.HH. No sólo se trata, por ejemplo, de retenerlo sino también de descubrir nuevos. ¿Qué hay que hacer para gestionar ese talento? Hay que partir de dos premisas principales a la hora de gestionar la información de los empleados: la primera es tener información veraz y real. La segunda, tener una herramienta para poder explotar esa información en unos informes entendibles y legibles. Para Jon Iraegui, director de Recursos Humanos de Lantek, “uno de los grandes desafíos que se encuentra hoy en día en los departamentos de RRHH es el de demostrar la importancia vital de la gestión del talento para garantizar los objetivos de las entidades. Solo aquellas empresas que se signifiquen en esta gestión, tendrán una verdadera ventaja competitiva de manera que atraerán y fidelizarán profesionales que aportarán un valor añadido. Las compañías podrán verificar que esta dirección es tangible ya que lo verán reflejado en sus cuentas de resultados. En nuestra opinión la fidelización del talento gira en torno a las tres grandes “C”. Capacidad o la suma de actitud y la aptitud de los empleados, siendo la actitud uno de los aspectos más difíciles de gestionar en nuestra organización. El Compromiso de las personas con la organización y de la organización con las personas y finalmente el contexto mediante la generación de un entorno adecuado, a través de una cultura atractiva en la que nuestros arquetipo de empleado se encuentre cómodo y cuente con un sistema de compensación apropiado”.
Pero a pesar de la importancia que pueda tener la gestión del talento de los diferentes empleados de una empresa, una gran mayoría de ellas, sobre todo pymes, le dan una importancia cero, por lo que algunos son extremadamente pesimistas en lo que se refiere al desarrollo de esta gestión del talento. Este es el caso del portavoz de Cezanne que apunta algunas razones para defender ese pesimismo:
Falta de organización interna bien definida. Personas con puestos multifunción y escasa especialización en gestión.
Falta de financiación óptima. Algunos proyectos empresariales mueren casi al nacer por la complicación del acceso crediticio, con condiciones complejas e interses desproporcionados.
Falta de información sobre habilidades y competencias. Muchas veces, se desconoce la formación, la capacitación, la experiencia, las pretensiones, etc. de las personas que se gestionan.
Falta de innovación tecnológica. Muchas pymes no disponen de la tecnología apropiada. Algunas optan por soluciones propias de las grandes cuentas que buscan “adaptarla” a sus necesidades. Otras, con “pies de plomo”, son más conservadoras y optan por soluciones que no llegan al mínimo óptimo para gestionar con garantías la organización.
Falta de cultura y desarrollo organizacional. Un empresario de éxito no tiene porqué ser un buen gestor, pero sí, se rodeará de las personas y de las herramientas necesarias para optimizar al máximo su potencial.
Y es que hasta que las empresas no se den cuenta de la importancia del talento y aprendan a gestionarlo la productividad de las mismas seguirá siendo inferior a la media europea y por supuesto, norteamericana, donde este es un apartado fundamental en la política de Recursos Humanos de cualquier empresa independientemente del tamaño que tenga. Como señala el portavoz de A3 Software, “desde la función de RRHH, la gestión del talento es la piedra angular de una compañía, pero lo cierto es que todavía hay muchas organizaciones que no llevan a la práctica lo que predican. Hay mucho camino por andar, y el primer paso es sensibilizar a todos los directivos que no acaban de hacer una apuesta decidida en este ámbito. Día a día vemos organizaciones, no solo pequeñas y medianas, sino grandes e incluso empresas del Ibex 35, que no tienen la información curricular detallada de todos sus empleados, o no tienen un mapa de competencias, o no evalúan periódicamente si esas competencias progresan o retroceden, o no aplican planes formativos basados en estos principios básicos de la ingeniería de procesos que son documentar, medir, analizar y corregir”. Casi en la misma línea se sitúa la portavoz de SAP para quien “una empresa que quiera ser competitiva no puede obviar la importancia que de la eficiencia de las personas que la integran y su trabajo para lograr el éxito. Partiendo de esta base, y de que el talento debe ser canalizado hacia el desarrollo y responder al plan de negocio, en la gestión de personas la planificación es esencial. A pesar de que gestionar el talento es algo de lo que últimamente se está hablando mucho, en España todavía nos queda trabajo por realizar para realmente maximizar el potencial de nuestras plantillas. Puesto que gestionar el talento se ha convertido en un aspecto crítico para que la evolución y desarrollo de las empresas sea correcta, y para ello, es vital que la empresa conozca a su capital humano: sus aptitudes y sus actitudes. Aquí juegan un papel determinante las nuevas tendencias en movilidad, cloud, redes sociales o cualquier otra herramienta que permita analizar y evaluar, y/o detectar el talento para desarrollarlo en aquel puesto de trabajo más acorde para la persona, pues sólo así el trabajador se sentirá más motivado y será más productivo”.
Redes sociales
Si la movilidad es uno de los elementos clave en el desarrollo de las herramientas de Recursos Humanos también lo son las redes sociales. Como señala José Manuel Villaseñor, partner de Cezanne HR, “la tecnología de recursos humanos que incorpora funcionalidades sociales, como es el caso de Cezanne OnDemand, ayuda a las empresas a degradar los límites, proporcionando un lugar común en el que todos los empleados pueden compartir ideas, materiales y trabajar en diferentes proyectos de manera colaborativa. Estos portales sociales hacen que las personas se conecten, que puedan encontrar respuesta a muchas de sus preguntas y trabajar con otros equipos, fomentando la generación de nuevas ideas. Abren la puerta a una fuerza de trabajo con más energía y más predispuesta a la colaboración, en la que todo el mundo conoce el rumbo de la empresa y tiene una mejor comprensión del papel que desempeña para alcanzar los objetivos corporativos”.
En cualquier caso, los responsables de recursos humanos necesitan conocer a fondo el funcionamiento de las redes sociales y el comportamiento de los usuarios en ellas, con el fin de poder diseñar una estrategia capaz de sacar todo el partido posible a las oportunidades que ofrecen estas plataformas. Espacios de trabajo colaborativos y alineación de los objetivos del negocio con la gestión del talento son el resultado de la adaptación a esta nueva forma de comunicarse que, lejos de ser una moda pasajera, se ha convertido en una herramienta que sin duda, ha cambiado las reglas de juego porque:
Son instrumentos que se usan a diario y los empleados esperan disponer de esa herramienta también en el trabajo. Por lo tanto, si la empresa no “construye” una red social, serán los propios trabajadores quienes creen su propia estrategia y medio de comunicación que les permita dejarse oír.
Favorecen el trabajo colaborativo. Las redes internas facilitan el acceso a la “inteligencia colectiva”.
Establecen objetivos comunes. Las redes sociales forman grupos de personas con intereses y objetivos comunes. Hacer equipo ayuda a comprometerse con los objetivos establecidos.
Impulsan la generación de nuevas ideas innovadoras. Compartir ideas, opiniones y experiencias favorece la creatividad y el entusiasmo ante nuevos proyectos. La tecnología que sustenta las plataformas sociales permite además, con facilidad, seguir la evolución de dichos proyectos y analizar cada fase de los mismos.
Imprimen rapidez de respuesta. Las plataformas sociales agilizan los procesos y facilitan los contactos e identificación de quienes deben tomar las decisiones oportunas en momentos concretos.
Fomenta la autoformación. Los empleados pueden decidir qué aptitudes quieren desarrollar para abordar nuevos retos en sus trabajos. Pero además, las redes sociales permiten que los trabajadores accedan a la formación cómo y cuando lo precisen. Compartir experiencias de aprendizaje también permite saber qué conocimientos se necesitan para determinado puesto y dónde encontrar la fuente de información precisa.
Comunicarse de manera instantánea evita conflictos. Las redes sociales permiten hacer llegar los mensajes a las personas precisas en el momento adecuado. Esto evita situaciones comprometidas y malentendidos.
Ayudan a construir relaciones. Algo, particularmente importante para los nuevos empleados que pueden acortar su período de adaptación de manera considerable. Compartir experiencias e inquietudes, estrecha lazos y genera confianza.
Aportan nuevas perspectivas sobre la organización de los negocios. La interacción de los empleados y su manera de construir equipos de manera informal ayuda a buscar nuevas fórmulas de organización y permite analizar si la estructura actual es correcta o si puede mejorarse.
Actúan como un gran altavoz. Opinar libremente hace que los empleados muestren con franqueza opiniones y estados de ánimo difíciles de detectar. Por lo tanto, conocer si un trabajador está a disgusto con algo, o siente inseguridad ante una situación concreta o si difunde rumores infundados, permite atajar el problema y generar un clima laboral más optimo.
Nueve vías por las que RR.HH. debería involucrarse en una estrategia de TI basada en Cloud
Pilar Martínez Santa María. Directora Cloud LoB de SAP Iberia.
Las ofertas SaaS han proliferado en el área de Recursos Humanos. La gestión de nómina y de impuestos de los empleados, como es el caso de ADP, es uno de los mayores y mejores ejemplos de software como servicio. También hay servicios para la administración de beneficios, gestión del rendimiento, gestión de viajes y gastos, selección de personal, etc. Cuando se habla de operaciones de TI en la sombra, probablemente, el departamento de RRHH sea de los que más operaciones de este tipo abarque.
¿Quiere esto decir que unas TI centralizadas no pueden ofrecer un buen servicio a RRHH?, ¿debería el departamento de RRHH funcionar de forma independiente al de TI? Veamos cómo las preocupaciones típicas de unas TI centralizadas están directamente relacionadas con las tácticas cloud de RRHH:
1.-Cumplimiento de normativas
La de empleados es una de las áreas más reguladas y, en consecuencia, una de las que más localización exige a las multinacionales. Precisamente, una de las razones de ser de este departamento es el cumplimiento con las diferentes legislaciones. Ésta, probablemente, sería suficiente razón para la alianza entre ambos departamentos. El traslado a la nube también genera preguntas sobre la privacidad de los datos de los empleados, que rápidamente nos sitúa en la esfera de:
2.-Seguridad
En el modelo cloud, el control de accesos adquiere una nueva dimensión, especialmente cuando la suscripción a software como servicio se realiza por departamentos. Surgen cuestiones cómo quién tiene derechos de administración de un servicio, qué ocurre si esas personas dejan la compañía, si es buena la seguridad del centro de datos o cuál sería el riesgo para el negocio en caso de atacase un hacker, se cayera el servicio o se perdieran datos.
3. Productividad del empleado
La satisfacción del empleado es una de las misiones principales de las compañías que conceden una gran importancia a RRHH y la productividad del empleado es una de las tareas centrales de las operaciones de TI. Por tanto, he aquí una nueva coincidencia, que nos lleva a pensar que se puede producir un matrimonio bien avenido entre ambas áreas.
4 Eficiencia de procesos de negocio, efectividad y calidad
Algunos procesos orientados a RRHH son transversales. Los de incorporación y salida de una empresa son los más clásicos, ya que muchos de los pasos que hay que dar afectan tanto a TI como al área encargada de las instalaciones, además de a RRHH. Y estos procesos, con frecuencia, son mal gestionados, sobre todo en medianas empresas con un rápido crecimiento y que carecen de un buen sistema de gestión de RRHH y que provocan que los nuevos empleados tengan que esperar días o semanas para que les concedan un área de trabajo, equipamiento informático y controles de acceso. Aquí surge una nueva pregunta y es ¿Quién se encarga de hacer el seguimiento de los procesos de RRHH a los que se ofrece servicio desde diferentes aplicaciones cloud y sus intersecciones con otros procesos de negocio de la compañía? En este punto, es importante asegurarse previamente de que la solución por la que opta le proporciona este seguimiento y ofrece plenas garantías.
5 Información
La información del empleado se encuentra entre los datos maestros más importantes de la compañía, además de ser objeto de preocupaciones desde la perspectiva legal. ¿Cómo puede la compañía crear una única visión de los datos del empleado cuando sea necesario y asegurar la compatibilidad y la integración cuando no se puede evitar la duplicidad? Esto es tremendamente complejo entre sistemas on premise dispares, pero cuando están desperdigados en silos cloud con diferentes capacidades de integración de la información, puede convertirse en un problema imposible de solucionar.
6 Innovación
Cualquier grupo de TI con visión de futuro busca facilitar la innovación empresarial. Esto no significa que la innovación proceda del equipo de TI. De hecho, es probable que sean las personas más creativas de Recursos Humanos quienes tengan la idea que el equipo de TI ayudará a implantar. Facilitar este tipo de innovación aprovechando capacidades tales como poner los sistemas en la nube para un rápido despliegue, o aprovechar metodologías como plataforma como servicio para el desarrollo de aplicaciones personalizadas únicas es el modo en el que TI, en cooperación con el equipo de RRHH, puede ayudar a la compañía a desarrollar ventajas competitivas.
7 Servicios de compras y desarrollo de casos de negocio
¿Qué debería pagar una empresa por un servicio de Recursos Humanos? ¿Es partidario un director de Recursos Humanos de estudiar los costes de servicios competitivos en comparación con el alcance de la funcionalidad proporcionada? ¿Cuándo se hace económicamente más ventajoso considerar un gran servicio integral en lugar de varios pequeños servicios? ¿Cuál es el objetivo de negocio que la empresa quiere lograr y cuál es el escenario para la solución propuesta?
8. Acuerdos de nivel de servicio
¿Cuáles son los estándares de rendimiento mínimos que una compañía necesita pedir a sus proveedores SaaS? ¿Hay varios niveles dependiendo del precio y la importancia del proceso de negocio soportado para la empresa? Parte de esto probablemente sería un estándar de TI y estaría relacionado con las respuestas a las preguntas formuladas en epígrafes anteriores que conciernen a preocupaciones de otras áreas de TI. Un departamento de TI centrado en cloud sabrá qué SLA debe pedir y cuenta con asesores para garantizar que otros aspectos de un acuerdo son adecuados para el servicio.
9. Arquitectura de servicios y migración
Este punto está relacionado con el análisis de los requerimientos del negocio, la función de priorización y la gestión del proyecto, que son servicios tradicionales de un departamento de TI bien gestionado. También son cuestiones en las que los equipos de TI en la sombra son notablemente malos. Basándonos en las necesidades desarrolladas al trabajar de cerca con el equipo de Recursos Humanos, ¿cuál es la mejor combinación de servicios SaaS para encontrar estas necesidades y cumplir con los estándares de TI descritos más arriba? ¿Cómo migra la empresa y qué alternativas tiene para migrar desde estos servicios? ¿Es el modelo SaaS la mejor manera, o hay ofertas on-premise disponibles, alojadas en la nube pública o privada, que permitan un mejor enfoque y/o eficiencia de costes?, o ¿son los requerimientos lo suficientemente únicos como para que TI pueda ayudar a facilitar un desarrollo personalizado en una plataforma como servicio?
El análisis de estos puntos puede ayudarnos a percibir cuáles son los beneficios que una estrategia coordinada de TI en cloud para Recursos Humanos puede aportar a una compañía. La buena noticia es que las múltiples opciones para el cloud computing ofrecen un alto grado de flexibilidad y una oportunidad de colaboración estrecha entre Recursos Humanos y unas TI centralizadas. Quizá la mejor estructura para el equipo de TI en la sombra es mantener el control de la mayoría de los servicios de Recursos Humanos y cooperar con la central de TI para cumplir con los estándares anteriormente indicados. Este es el mejor modelo para todos.
Workforce Management
Cómo controlar los costes laborales, aumentar los ingresos de la empresa y la satisfacción de los empleados en tiempos de crisis mediante la gestión de la fuerza laboral de manera efectiva
Por Alfonso García, ditrector general de Kronos
Todavía hoy existen empresas que dependen de procesos manuales para realizar tareas administrativas tales como la nómina y la administración de recursos humanos. Es una pérdida de tiempo y, a menudo, crea inexactitudes y errores. Los procesos manuales también significan que las empresas se esfuerzan por aplicar con precisión los términos de los contratos y por aplicar las normas o acuerdos laborales en detalle – las empresas están expuestas al riesgo de incumplimiento y los empleados pueden ser pagados por horas realmente no trabajadas. Para las empresas esto significa una inflación injustificada de la nómina.
Muchas empresas aún no tienen sistemas automatizados que les permita planificar los horarios de su personal. Sin embargo, es capital el poder asignar los perfiles adecuados de empleados con las habilidades necesarias en el momento oportuno en la posición adecuada para satisfacer la demanda. Una encuesta realizada en 2013 por Aberdeen Group demostró que las organizaciones más exitosas tienen una precisión de 90% en la planificación de su fuerza laboral, con sólo el 4% de las horas extras no planificadas.
Las consecuencias de una mala planificación del personal son: mal servicio al cliente, pedidos cancelados, disminución de los ingresos, baja productividad, baja motivación de los empleados y una empresa poco competitiva
La planificación del personal tiene un impacto directo en los ingresos netos de las empresas, está confirmado. ¿No hay suficientes empleados programados cuando las necesidades aumentan? Ya sea en un supermercado, una tienda o una fábrica, la productividad, la moral y las ventas sufren.
¿Demasiados trabajadores, personal redundante? Este es un gasto innecesario e ineficiente.
¿En este momento algunos empleados no deberían estar presentes – estos empleados deberían estar descansando o en casa o no tienen los conocimientos necesarios? El riesgo de incumplimiento de la legislación laboral y los problemas de calidad del servicio aumentan.
La única manera de evitar todos estos inconvenientes es contar con una solución de planificación automatizada que proporciona a los gerentes las herramientas y la información que necesitan para planear inteligentemente los horarios de su personal. En pocos minutos, los responsables pueden crear los turnos que se ajusten mejor a la demanda prevista, dentro del respeto a las normas laborales, a los acuerdos colectivos y a los reglamentos internos de la empresa.
Los errores en la planificación de los empleados pueden afectar directamente a los costes laborales, a la productividad y a los resultados. Falta o exceso de personal reducen la eficiencia operativa y reducen la calidad de servicio al cliente.
¿Cuál es el coste de exceso de personal? ¿Cuál es el coste real del absentismo laboral, teniendo en cuenta el empleado de sustitución y la pérdida de productividad? ¿Cuál es el impacto en la productividad o sobre la satisfacción del cliente cuando el empleado no se encuentra en el puesto adecuado a sus habilidades? Estas son preguntas que todas las empresas con más de 500 empleados se deben estar haciendo. A la luz de las respuestas, no hay duda de que las empresas no tienen otra opción que implementar una solución para la gestión de la fuerza laboral (Workforce Management) eficaz, en una época de incertidumbre económica.
Cloud y SaaS: el binomio perfecto para las soluciones de gestión de RRHH
Jordi Marfany, Director Unidad de Negocio RRHH de Wolters Kluwer | A3 Software
La tecnología cloud computing ha dejado de ser una tendencia de futuro para convertirse en una realidad del presente en cada vez más ámbitos, entre ellos la gestión de los Recursos Humanos. Atrás han quedado los debates sobre la seguridad o ubicación de los datos. Ahora, las ventajas del cloud computing, o cloud, o la nube, son ya tan obvias y evidentes que la mayoría de las organizaciones ya no oponen resistencia hacia una tecnología que de inmediato asocian con virtudes como la ubicuidad, la movilidad, la disponibilidad y la descentralización del Departamento de RRHH.
Este cambio de percepción ha ido asociado, de forma paralela, al hecho de que los proveedores de estas tecnologías estamos ofreciendo las máximas garantías y los acuerdos de nivel de servicio necesarios para vencer todos los recelos. Es evidente que ya no solo hemos de ofrecer una adecuada solución de gestión de RRHH, sino que hemos de ser confiables como proveedores de un servicio cloud. Para casi todos los fabricantes de software, esto nos ha obligado a innovar, transformarnos y madurar, para adaptarnos a esta nueva realidad y ser capaces de ofrecer esta mayor gama de servicio. Una transformación doble: el cloud en un ámbito más operativo y el SaaS (Software as a Service: software como servicio) en el ámbito de negocio y de gestión administrativa.
Cloud es una tecnología disruptiva para la cadena de valor, y SaaS es una modalidad de negocio igual de rompedora. Su combinación y simultaneidad han provocado la tormenta perfecta para el sector TI, especialmente el de las herramientas de gestión. Solo los más fuertes o los más hábiles han podido abordar de forma anticipada las inversiones necesarias para que los clientes en estas modalidades sean rentables. Muchos de estos fabricantes se han aproximado a esta realidad de forma tentativa: por el método de estar presentes con una oferta, pero no hacer una apuesta decida.
Es muy normal que cloud y SaaS aparezcan conjuntamente e indisociables, pero cada uno encierra sus propias virtudes. Dando por supuesto que no existe la perfección, cloud es una de las mejores opciones de despliegue de software estándar del mercado. Los motivos: es una infraestructura más económica tanto para usuarios —sin inversión inicial ni de mantenimiento— como para fabricantes — al ser compartida por cientos o miles de clientes—; se configura como un entorno independiente del resto de infraestructura TI y permite una maniobrabilidad autónoma; es más fiable y segura —cuantos más clientes, más datos y más obligados a responder ante posibles riesgos y amenazas—, y ofrece mejor disponibilidad en tiempo de despliegue y máxima disponibilidad de tiempo operativo (24×7).
Por otro lado, SaaS es una de las mejores formas de licenciamiento porque es más adaptable, —el cliente paga por lo que usa, ni más ni menos, y cuando lo necesita, es más asequible —permite a las pymes acceder a software que les estaría vetado si requiriese inversión inicial— y es más sencillo —integra todos los costes de licencia, mantenimiento y la mayoría de veces su hosting y operación de forma integral y completa—.
Además de todas estas ventajas, para el director de RRHH se abre una ventana de posibilidades con el cloud y el SaaS que no tiene con sistemas más obsoletos y tradicionales. Cloud y SaaS permiten responder de forma eficaz a nuevas realidades y cambios súbditos de la organización, como casos de crecimiento no orgánico —adquisiciones, fusiones—, al disponer del mejor tiempo de respuesta, o casos de decrecimiento, aportando proporcionalmente una reducción de costes inmediata.
También consiguen aumentar sus grados de libertad y maniobra, necesarios para dar cabida a la consabida innovación que tanto se suele promulgar pero que es difícil de ejecutar. Se trata de un sistema independiente de servidumbres internas, en una infraestructura independiente y asequible, que permite plantearse proyectos nuevos de RRHH porque no requieren tanta inversión inicial, así como probar ideas, procesos nuevos, ya que SaaS no es una inversión a amortizar y, por tanto, siempre permite la vuelta atrás.
Por todo esto y en el caso que no disponga ya de ellas, cada organización y Departamento de RRHH encontrará en el cloud y el SaaS sus propios argumentos para que en la próxima renovación de software de gestión consideren básicos estos atributos tecnológicos en la nueva solución.
La Dirección del Capital Humano: Pensar en personas
Núria Civis, Directora de Human Capital en UNIT4 Ibérica
A finales del 2013 participé en un estudio para conocer cuáles son las tendencias en nuestras empresas en materia de gestión de personas, así como las prioridades e iniciativas que marcarán el futuro inmediato en la gestión del capital humano.
¿Para qué puede ser útil conocer los resultados de dicho estudio?
Para prepararnos de cara al futuro inmediato y estar en disposición de desarrollar ventajas competitivas que nos ayuden a mantenernos en el tiempo. Y por consiguiente dar respuesta a los retos a los que se enfrenta la compañía.
Las materias que se abordarán para dar respuesta a las necesidades del futuro de nuestras empresas son las siguientes:
Incremento en las actuaciones en materia de formación, desarrollo y gestión del desempeño. Estas son herramientas de ayuda a la preservación del talento en nuestra empresa y por supuesto a la habilitación de las capacidades necesarias para el futuro de nuestra compañía; de este modo, asegurándonos un plan de desarrollo y de crecimiento, tanto a nivel de habilidades personales como profesionales. En nuestro caso, también podríamos vincularlo a la posibilidad de vivir una carrera internacional participando en proyectos de esta índole. Y en la puesta en marcha de los sistemas de evaluación del desempeño, ésta última es una de las que aparece con más relevancia en las previsiones que tienen las empresas para 2014; planes de carrera y sucesión y análisis del ajuste persona – puesto.
Revisión de las estructuras retributivas dentro de la materia de Compensación y Beneficios. Hay un interés general en implementar en nuestras compañías esquemas de retribución flexible, sobre todo en empresas de menos de 500 empleados, puesto que en el resto de compañías este aspecto se encuentra ya cubierto.
He identificado en este ámbito que las compañías impulsarán proyectos que permitan reforzar y reconocer el desempeño, implantando sistemas de evaluación, también como sistema de reconocimiento y elemento motivacional.
Otro de los elementos muy importantes es la cultura corporativa y la comunicación interna. Aquí se proyectan aspectos relacionados con la comunicación interna, clima laboral y gestión del compromiso. Las iniciativas relacionadas con el “employer branding” son importantes por el impacto que cada uno de nosotros ejercemos cuando nos relacionamos con los demás. Un colaborador que siente que su compañía emprende acciones destinadas a mejorar la gestión del compromiso y el clima laboral, es un colaborador comprometido con la compañía. Y esto, lógicamente, redundará en beneficios para ambos.
Diversidad, conciliación e igualdad. También se desprende de este estudio el interés en abordar materias relacionadas con la conciliación, igualdad, etc. En este aspecto la mayoría de las empresas tienen resueltos los Planes de igualdad. Las medidas que se impulsan en el ámbito de la conciliación son políticas en torno a horario flexible, teletrabajo, reducción de la jornada, etc.
Información y conocimiento, a través de la implantación de herramientas corporativas y sistemas de información que faciliten la gestión y administración de la información. Cuadros de mando o analytics.
Gestión internacional de RRHH, sobre todo en empresas filiales de grupos multinacionales se adivinan medidas de gestión para sus expatriados y/o alternativas de optimización fiscal para los trabajadores que puedan ser susceptibles de aplicación.
Responsabilidad Social Corporativa (RSC). Las prioridades en este aspecto son proyectos de voluntariado, memoria de sostenibilidad y elaboración de un plan de RSC
Y para terminar, una pequeña reflexión, el concepto de las empresas de nuestro siglo ha cambiado, la empresa habla de personas, piensa en personas y hace proyectos para personas. Motivación, talento, conocimiento, creatividad son los factores clave de las organizaciones. Las personas aportan ventajas competitivas a la empresa y son ellas quienes les permiten diferenciarse.
