El mercado de la impresión en España -y en Europa- ha mantenido una fuerte demanda en la primera mitad de año, mostrando un crecimiento del casi 9% sobre las ventas récord de 2020. Teniendo en cuenta que, la tendencia laboral vira, cada vez más, hacia una modalidad híbrida.
Pues el regreso de la mayor parte de la población activa a las oficinas, ya sea total o parcial, ha supuesto un incremento de la demanda de equipos de impresión y digitalización para la oficina, pero con cambios importantes sobre la tipología de equipos.
“Son los equipos de impresión A4 para grupos de trabajo los más demandados por las “nuevas” oficinas, frente a las tradicionales copiadoras A3 de pasillo de las “antiguas” oficinas. De cara a los próximos meses y hasta fin de año esperamos un escenario de estabilidad, con un mantenimiento del flujo de mercancía en la cadena de suministros, con limitaciones, aunque sin carencias graves de producto”, explica José Ramón Sanz, responsable de Marketing de Producto de Brother Iberia.
Tendencias en el mercado
Si hablamos de las tendencias más destacadas, a día de hoy, en el mercado de la impresión por parte de Canon lo tienen claro: todo lo relacionado con el “smart printing”. Un concepto que implica imprimir de forma remota, facilitando así el trabajo desde cualquier lugar, al tiempo que posibilita la integración con procesos de gestión de la información mediante soluciones en la nube y herramientas de trabajo colaborativo.
Para Andrés Sánchez, Document Solutions Business Unit Director, Canon, “esto se traduce en que los trabajadores puedan transformar sus documentos impresos en digitales con la posibilidad de alojarlos en aplicaciones en la nube, o incluso integrarlos directamente en las herramientas de colaboración. Gracias a esta conectividad y a la gestión documental, los empleados pueden centralizar toda la información de una manera más rápida y, sobre todo, con independencia del lugar donde trabajen”.
Siguiendo esta línea, Juan Leal Cárdenas, Director General de Lexmark España y Portugal explica que “la llegada de la nube, ha permitido evolucionar de dispositivos conectados a la red por cable, con un elevado coste de mantenimiento en tiempo y trabajo, a soluciones conectadas a la nube que se gestionan de forma remota. Esto ha permitido trasladar una gran parte de las tareas de seguridad, disponibilidad, rendimiento y gestión a proveedores remotos, aumentando la movilidad y disponibilidad de la impresión, así como una gestión documental más flexible y accesible”.
Para Óscar Visuña, Head of Office Printing de Epson Ibérica la respuesta está clara, “la tendencia en el sector es a exigir una impresión lo más sostenible posible, sin comprometer la productividad y calidad de resultado. A todo esto, cabe sumar la capacidad de conexión móvil de los dispositivos, así como la facilidad de uso y compatibilidad con entornos open platform, que permitan su fácil integración en procesos de trabajo habituales en las empresas”.
El mercado de la impresión en España -y en Europa- ha mantenido una fuerte demanda en la primera mitad de año, mostrando un crecimiento del casi 9% sobre las ventas récord de 2020
Por otro lado, no podemos olvidarnos de las funciones de IA que, sin duda, seguirán ganando terreno en la industria. Mediante la aplicación de IA, las impresoras multifunción inteligentes pueden autodiagnosticarse, presentar un comportamiento predictivo y abordar de manera proactiva los posibles inconvenientes antes de que estos se presenten, lo que garantiza que los flujos de trabajo funcionen de forma óptima. Sobre esto, Juan Martínez, Print Solutions Product Manager de Kyocera Document Solutions concluye que “dado que la IA recopila datos en tiempo real y es capaz de analizar el comportamiento de impresión de los usuarios, esto no solo ayuda a generar recomendaciones con respecto a la optimización de las flotas de impresión, sino que también proporciona información clave sobre cómo reducir costes”.
La seguridad, clave
Tal y como recoge uno de los partners de Canon, Grupo NCC, el 66% de las organizaciones que aumentaron el uso del teletrabajo en 2020, experimentaron un crecimiento de los ataques de phishing y malware. Esto se debe a que el trabajo en remoto ha transformado por completo la forma de trabajar de los empleados. Ahora, se comunican y colaboran más allá de los cortafuegos de seguridad tradicionales, es decir pueden compartir documentos, con información sensible para la organización, desde cualquier lugar.
Los dispositivos actuales como las impresoras o los escáneres dejaron de ser hace tiempo equipos aislados para convertirse en soluciones avanzadas con sistemas operativos integrados y soluciones de almacenamiento de documentos en la nube. Su uso incorrecto puede provocar un robo de información sensible.
En palabras de Andrés Sánchez, “esta situación hace patente que la seguridad del hardware es fundamental para cualquier organización. Por ello, los equipos conectados deberán contar con todas las garantías para eliminar cualquier posible ciberamenaza. Los equipos de Canon cuentan con todas las garantías en este sentido”.
Los riesgos de seguridad nunca han dejado a las organizaciones tan vulnerables como en el momento actual. En respuesta a este desafío, Kyocera acaba de lanzar la serie TASKalfa 7054ci/7004i, “una nueva gama con mejoras en seguridad que incluyen capacidades de gestión de registros de seguridad, validación automática de certificación, protocolos de comunicación mejorados, firma digital y cifrado de correo electrónico”, explica Juan Martínez.
Por su parte, José Ramón Sanz, ha enumerado las medidas de seguridad más relevantes ha tener en cuenta:
La ubicación, es clave. Es aconsejable retirar las impresoras de las zonas de acceso público no restringido, como la recepción, así como espacios con riesgo de manipulación y acceso a documentos confidenciales por parte de personas que no tienen el permiso para ello.
Establecer una contraseña lo más segura, difícil de predecir, y utilizar la función de protección ROM (memoria de solo lectura), ya que bloquea cualquier acceso no identificado.
Bloquear la configuración para evitar que usuarios no autorizados cambien cualquier configuración, restringiendo el acceso a los ajustes del dispositivo a través del panel de control.
Proteger los documentos en PDF con un PIN para mantener la privacidad de los archivos confidenciales, y añadir marcas de agua a los trabajos de impresión confidenciales para verificar fácilmente el origen de un documento.
Identificar los documentos a través de un identificador de impresión que se pueda colocar en el encabezado y pie de página de cada página.
Desechar los documentos con seguridad. Es decir, destruir los documentos con información confidencial o datos sensibles que ya no se necesiten.
La impresión en las empresas
El uso del papel en las empresas ha cambiado enormemente. El papel ya no soporta el negocio sino que la impresión se emplea para el análisis de información y toma de decisiones. Cada vez se imprime de manera más inteligente. Los usuarios imprimen aquello que necesitan imprimir y no solo esto, sino que la impresión se convierte en un proceso que forma parte del trabajo colaborativo y la gestión de la información, ahorrando a los empleados un valioso tiempo para que lo puedan invertir en tareas de mayor valor.
“Es fundamental que los equipos cuenten con las características necesarias para adaptarse a las nuevas formas de trabajar. En este sentido, todavía queda trabajo por hacer”, explica el portavoz de Canon. De media, los trabajadores pierden unos veintiséis minutos al día por emplear equipos antiguos o deficientes, según recoge “La guía para la tecnología del espacio de trabajo del mañana” publicada por la compañía. “Un aspecto que con esta nueva modalidad de trabajo se espera ver superada. Por ello, las organizaciones deberán contar con equipos de calidad con el fin de reducir los tiempos improductivos de los empleados por su mal funcionamiento”, añade.
Un punto importante a tener en cuenta es conocer a través de una consultoría de impresión si los dispositivos del parque de impresión se adaptan de forma óptima a las necesidades específicas de la empresa. La elección correcta dependerá del volumen de impresión de la organización, de si se imprime en color o en blanco y negro, de la calidad de impresión requerida, del número de ubicaciones que conforman nuestro entorno de trabajo, o de cuántos empleados trabajan en la organización y del nivel de conectividad que necesitan.
“Cada vez son más las empresas que adquieren sistemas de gestión AAA con los dispositivos de impresión y multifunción. Las herramientas de gestión permiten no solo conocer cómo se imprime y el gasto que supone, sino también configurar políticas que se aplican de forma automática, de modo que se imprima en blanco y negro siempre salvo en los casos en que sea necesario el uso del color, se utilice siempre la impresión a doble cara para aprovechar papel, e incluso se informe al usuario al imprimir del gasto que supone y se le ofrezca la opción de no hacerlo si no es necesario”, explica el Print Solutions Product Manager de Kyocera.
Desde Brother creen que el principal problema reside en que las empresas siguen sin saber lo que gastan exactamente en sus procesos documentales y de impresión. Y eso se debe a que no tienen una estrategia de gestión documental correcta establecida. “Con un servicio de gestión documental adecuado podrían experimentar importantes ahorros de hasta el 30%. Y aquí es donde entran en juego los servicios gestionados de impresión, que se han convertido en el perfecto aliado para controlar el dinero que las empresas se gastan en imprimir, sobre todo en un momento en el que el trabajo híbrido es el protagonista”.
Servicios Gestionados
Los servicios gestionados de impresión han experimentado un crecimiento en 2021, lo que viene a corroborar que las empresas desean evolucionar hacia plataformas en la nube y mejorar su productividad, eficiencia y movilidad, apostando por tanto por sistemas de impresión seguros, escalables y más sostenibles para su negocio.
En palabras de Juan Martínez, “no es de extrañar tampoco que las organizaciones hoy en día opten por contratar un servicio gestionado de impresión, consolidando en un único proveedor todas sus necesidades de impresión: dispositivos, coste por impresión, consumibles, servicios, mantenimiento y reparaciones. Una auditoría preliminar del entorno documental y de impresión ayuda mucho a identificar dónde se pueden optimizar los procesos y reducir costes. Pero los servicios gestionados ya no se limitan a esto, sino que abarcan también el entorno de digitalización y captura de información, la integración con espacios de almacenamiento, la conversión de documentos, y procesos documentales como el OCR inteligente o la firma electrónica”.
Siguiendo esta línea, Óscar Visuña explica que el futuro de los servicios gestionados pasa por un servicio lo más eficiente posible en todos los sentidos. “Nosotros, en Epson, lo facilitamos con nuestras calculadoras gratuitas online y con una red de distribución especializada y preparada para dar toda esta información al cliente. Asimismo, creemos en servicios fáciles de implementar e interpretar por parte de las empresas y en los casos de las pequeñas empresas y autónomos, en servicios de suscripción que les permitan tener lo que necesitan, sin complicaciones”.
La Covid-19 y el parque de impresoras
La pandemia ha mantenido en suspenso por un tiempo el uso de los dispositivos de impresión, como parte de la actividad presencial que se ha visto afectada. En la última década el modelo tradicional del parque de impresión de las empresas ha cambiado, pasando del uso de impresoras personales y departamentales, a la implementación de equipos multifunción departamentales que dan servicio a grandes grupos de usuarios, con un coste de operación reducido, y un modelo de pago por uso que ha permitido a las empresas no sufrir un impacto económico negativo durante la inactividad presencial.
“La mayoría de nuestros clientes disponen de un parque optimizado, un servicio gestionado, y herramientas para que los empleados puedan acceder a los recursos de digitalización e impresión que necesiten, sea cual sea su entorno de trabajo, presencial, híbrido o remoto”, afirman desde Kyocera.
Para Canon la pandemia ha transformado por completo muchos procesos de trabajo de las compañías, acelerando su digitalización. “en la compañía estamos ayudando a las empresas a avanzar en su digitalización. En lo referido a la impresión de oficinas, lo hacemos con soluciones orientadas tanto a gestión de impresión como a la gestión de la información. Asimismo, estamos impulsamos el negocio de las empresas de artes gráficas, a menudo integradas por una pequeña plantilla. Este tipo de compañías han visto en los últimos meses una recuperación del sector, ya que los departamentos de marketing de las marcas y los comercios más tradicionales demandan una mayor diferenciación a través de la cartelería y trabajos de impresión”, aseguran.
Desde Lexmark explican que una de las principales consecuencias de la Covid-19 ha sido la irrupción de la nube en todos los procesos empresariales. “Pues, como consecuencia de la implantación de una fuerza de trabajo repartida se ha impulsado un aumento en la adopción de tecnologías cloud e IoT”.
Las infraestructuras de impresión también se han visto afectadas por esta nueva tendencia, de hecho, según IDC, el 43% de las empresas están invirtiendo en su infraestructura de impresión como parte de sus iniciativas generales de transformación digital. “No hay que olvidar que el uso del papel sigue arraigado en la mayoría de los procesos empresariales y las demandas de impresión de las compañías continúan siendo altas. En los próximos años no desaparecerá la demanda de impresión, pero las empresas empezarán a pensar de forma más estratégica en cómo incluir la impresión en sus procesos globales de transformación digital” añaden.
Trabajo híbrido y sus necesidades
La vuelta a los puestos de trabajo se ha llevado a cabo de manera escalonada, debido sobretodo a la incertidumbre ocasionada por la crisis sanitaria. Por este motivo, las empresas están aprovechando la experiencia adquirida con el teletrabajo, al que se tuvieron que adaptar millones de empleados en un tiempo récord. De ahí que una gran parte de compañías hayan puesto en marcha sistemas híbridos, lo que se traduce en nuevas necesidades.
Para Óscar Visuña de Epson, el trabajo híbrido se relaciona de forma directa con el modelo de equipamiento híbrido. Esto es, “contar con dispositivos de uso centralizado y con todos los requisitos de seguridad habilitados en las oficinas, junto con un parque de impresoras descentralizado para aquellos usuarios críticos que requieren de impresión de documentos de forma constante, optando por equipos multifunción de inyección de tinta y alta productividad adecuados al número de impresiones necesario en sus hogares o despachos particulares”, explica.
“La impresión hiperdistribuida es la perfecta aliada del trabajo híbrido, ya que es la única solución capaz de controlar el amplio volumen de equipos que tienen que gestionar las compañías actualmente”, comenta José Ramón Sanz de Brother Iberia. A lo que añade que, al basarse en un contrato de servicios gestionados de impresión y ser una solución cloud inteligente, esto permite a los departamentos de TI reducir drásticamente el tiempo que tienen que invertir en gestionar los equipos, atender averías, reemplazar los consumibles, etc. “Porque pueden atender a todas estas cuestiones en remoto y centrar la práctica totalidad de su tiempo en tareas que son más valiosas para el negocio”.
Por su parte, Juan Leal Cárdenas de Lexmark, cometa que para aquellas compañías que necesiten liberar sus departamentos de TI y evitar cargas innecesarias, soluciones de Print Infrastructure as-a-service de última generación juegan un papel importante, “dado que es un modelo de impresión alojado en la nube que les permite simplificar la adquisición y gestión de la impresión. Gracias a liberar recursos de TI pueden también impulsar ahorros de costes, a la vez que establecen modelos de facturación más predecibles y ajustados”, concluye.
En cuanto al interrogante de qué nuevos modelos de equipos serán los más beneficiados para adaptarse a las nuevas necesidades, Canon explica que estos dispositivos deberán ser más flexibles y facilitar al empleado su labor profesional en cualquier lugar. “En Canon contamos con equipos para todo tipo de necesidades y volúmenes para ajustarse a los requerimientos de cada organización. Como referente tecnológico tenemos la responsabilidad de asesorar, ayudar y acompañar a nuestros clientes y partners en el proceso de adaptación a las nuevas fórmulas de trabajo. Para nosotros es fundamental asesorarles en la tecnología que emplean, pero sobre todo en cómo ésta puede impactar de forma positiva en el desarrollo de su negocio, y en la forma que, tanto sus empleados como sus clientes, interactúan con ella”, comenta Andrés Sánchez.
De acuerdo con Juan Martínez de Kyocera, los nuevos modelos de equipo serán aquellos que incorporen nuevas funcionalidades de Inteligencia Artificial. “No podemos olvidar que los dispositivos multifunción son ya un eslabón clave en muchos procesos digitales. Cada vez se demandan más soluciones dentro de un nuevo ecosistema digital del puesto de trabajo donde el dispositivo multifunción es un componente esencial que actúa como hub de datos por dónde entra y sale información, y desde el que poder iniciar y automatizar procesos de negocio”.
“La nueva gama TASKalfa 7054ci/7004i incorpora funciones de mantenimiento predictivo para impulsar la productividad y reducir el tiempo de inactividad. También incorpora otras funcionalidades de IA completamente nuevas, como la súper resolución y la escritura a mano, que permite a los usuarios personalizar y mejorar drásticamente la calidad de sus resultados”, añade.
Impresión más sostenible
Efectivamente, tanto empresas como administración pública y usuarios finales tienen más en cuenta la sostenibilidad. En una reciente encuesta, se advertía un cierto optimismo de los españoles (42%) respecto a la capacidad que tendríamos en vida de frenar el cambio climático. Esa visión optimista debe venir acompañada de acciones concretas, como el caso de la transformación del modelo de impresión habitual en las oficinas.
“Tanto empresas como administración pública y usuarios finales tienen más en cuenta la sostenibilidad. Existen ya directivas europeas de eficiencia energética y leyes como la de cambio climático o la próxima ley de residuos a las cuales responde mucho mejor la tecnología de inyección de tinta y de las que esperamos se sepa interpretar correctamente que el futuro de la impresión pasa por la inyección de tinta para empresas y usuarios, acompañada de desarrollos en economía circular del documento como PaperLab”, expresan desde Epson.
Como apuntan desde Brother, en 2020 la Covid-19 hizo que la apuesta por la sostenibilidad creciese y se convirtiese en una prioridad predominante en el tejido empresarial. Pero, “si nos fijamos en datos recientes de expertos, como los que reflejan el Approaching the Future 2021 de Canvas Estrategias Sostenibles y Corporate Excellence, vemos que aspectos fundamentales para el desarrollo de la empresa del futuro están experimentando una desaceleración. Y es que, si en 2020 la Agenda 2030 era el segundo ámbito en el que más estaban trabajando las empresas, este año lo que más les preocupa a las organizaciones es la gestión empresarial, la reputación y el liderazgo”, advierten.
Pero entonces, si las empresas se muestran cada vez más sostenibles, ¿cuáles son los pasos a seguir para lograr que el entorno de la impresión siga el mismo camino?. Para responder a esta pregunta, Juan Leal Cárdenas explica que en Lexmark aplican los valores de la sostenibilidad a todo el ciclo de vida útil de sus dispositivos para que cumplan realmente con los requisitos de la economía circular. “Además, apostamos por un uso eficiente de nuestros dispositivos, con modos de ahorro de energía, cartuchos de alto rendimiento y soluciones y programas que reducen el consumo de papel, fomentan un uso eficiente y alargan la vida útil de los dispositivos. También aseguramos un fin sostenible de la vida útil de los dispositivos, mediante programas de recogida fáciles de usar para la reutilización y reciclaje o la refabricación y el reciclaje interno”.
Asimismo, desde Canon trabajan firmemente para que la sostenibilidad de la impresión sea prioritaria. “Entre las medidas que ponemos en marcha, se encuentra nuestra familia de productos -denominada EQ80- compuesta por equipos de oficina refabricados. En nuestra gama EQ80 se desmontan por completo los modelos más vendidos en el mercado y se vuelven a refabricar utilizando hasta el 80 % en peso de las piezas usadas tras ser sometidas a una limpieza y a unas pruebas exhaustivas. Como resultado, estos dispositivos remanufacturados se transforman en equipos nuevos en cada proceso, pero con un 80 % menos de materia prima y un 80 % menos de emisiones de dióxido de carbono, calculadas desde la fase de fabricación del ciclo de vida de los productos, en comparación con los productos de nueva fabricación”, añade Andrés Sánchez.
Tecnología Láser e Inyección
En los últimos años, las diferencias entre láser e inyección de tinta se han ido disipando. Desde el punto de vista de la velocidad y calidad de impresión, las tecnologías de impresión laser y tinta ofrecen prestaciones similares, y el coste por página que ofrecen ambas se iguala cada vez más. La principal ventaja de la tecnología láser sigue siendo la perdurabilidad de las impresiones, cuando se comparan con el uso de tintas al agua.
Desde Kyocera afirman que “no podemos hacer una recomendación general, sino que, como siempre, recomendamos a nuestros clientes la mejor opción para ellos según sus necesidades. El valor añadido está actualmente en el uso de aplicaciones que facilitan el trabajo diario de los usuarios y eliminan tareas del departamento de IT. Toda la gama de dispositivos inteligentes de Kyocera está equipada con pantallas táctiles que, además de las funcionalidades básicas que ofrece cualquier equipo multifunción, permiten añadir aplicaciones como hacemos habitualmente con nuestro smartphone”.
Juan Leal Cárdenas de Lexmark se muestra tajante sobre este tema, “en primer lugar fue Kodak, después Lexmark, ahora HP, la tecnología de inyección de tinta está siendo abandonada por numerosos fabricantes para el entorno de oficina por diversos motivos, entre los que se encuentran la calidad de imagen y los costes de mantenimiento. Esta tecnología, sin embargo, no se va a abandonar por completo, ya que sigue siendo muy válida para la impresión de textiles y en impresión industrial en papel continuo”.
Por su parte, Epson opta por la inyección de tinta sin calor. “Junto a National Geographic hemos impulsado nuestra campaña #ReduceElCalor, porque eligiendo las empresas esta tecnología, estarán poniendo su particular granito de arena a algo muy necesario, frenar el cambio climático. No queda ni una sola razón ya para elegir tecnología láser, ante la acuciante necesidad de actuar ya frente a los efectos devastadores que hemos producido en el medio ambiente. El futuro sólo puede ser inyección de tinta, porque no hay otro futuro para a impresión que no ponga en peligro el futuro de todos y cada uno de nosotros”, concluye Óscar Visuña.
