El papel se externaliza

La crisis puede ser una de las responsables del cambio de tendencia. Las empresas, ayudados por unos pocos fabricantes que vieron una nueva oportunidad de negocio más allá de los equipos y de los consumibles, comprobaron cómo algo que parecía irrelevante como el parque de impresoras consumía y en algunos casos, mucho. Era hora de ponerse a trabajar en reducir los costes asociados a la impresión y empezaron a aparecer las primeras señales: reducción en el número de documentos impresos, control de qué imprimía cada empleado, etc. hasta que se llegó a las “tarifas planas”: pagar sólo por lo que se imprime, imprimir a doble cara, pagar una cuota fija al mes que incluya todo, renting de equipos,.. las modalidades son inmensas.

El denominado outsourcing documental está creciendo a pasos agigantados. En el entorno económico actual, las empresas buscan el consejo de los expertos para reducir sus costes de gestión documental que, en muchos casos, son desorbitados debido a factores que quedan fuera de su control. La falta de flexibilidad de los recursos, la adaptación a las nuevas tecnologías y la ausencia de “know-how” de estos procesos son sólo algunos de ellos. Así que tal y como señala Alejandro Cusó, Océ Business Services Market Manager “aún hay muchas oportunidades para mejorar los procesos documentales en empresas medianas y grandes, tanto del sector privado como del público”. En la misma línea se sitúa Javier Martín, Brand Manager de Soluciones de Gestión Documental en HP que asegura que “Hemos detectado que hay varios proyectos por parte de empresas fabricantes de software de gestión, para introducir modelos de pago por uso y gestión documental en la nube. Por otro lado, cada vez hay disponibles más productos desarrollados para todo tipo de clientes (especialmente para las pymes) con unos precios muy competitivos, que buscan llevar al entorno de la propia empresa los sistemas de gestión documental. Con mayor frecuencia se plantean más alternativas al Outsourcing documental  que emergió en los últimos años para dar servicio a aquellas empresas a las que les resultaba más costoso almacenar y procesar el papel que recibían. En mi opinión, estamos viviendo un segundo desarrollo de esta industria. El proceso se vuelve inverso, inicialmente se exportaba la documentación de la oficina del cliente a las empresas especializadas. Cada vez más asistimos al regreso de los procesos a la propia oficina del cliente, pero esta vez apoyado por una tecnología que facilita y simplifica enormemente la tarea”. Finalmente Joaquín Cabello, consultor especialista en servicios profesionales en Kyocera Document Solutions, afirma que “la previsión para este año es que la demanda de este tipo de servicios siga creciendo, debido en gran parte a la actual situación del mercado y al alto grado de especialización que las empresas que ofrecen esta tipología de servicios está alcanzando, con el consecuente valor añadido que aportan a las empresas en las que ofrecen dichos servicios”.

Pero evidentemente, si el outsourcing sube, quien se resiente es la máquina. Así lo afirma IDC que asegura que en el primer trimestre del año, el mercado de impresión en Europa Occidental registró un descenso de ventas poco más del 12%, con un total de 5,8 millones de equipos vendidos, frente a los 6,6 millones de 2011. Los ingresos también han caído también, pero menos, un 5,3%  alcanzando los 2,9 millones de dólares. Parece además que la tendencia seguirá siendo a la baja. ¿Cuál es la causa de que los equipos bajen tanto y no lo hagan los ingresos cuando se supone que los precios de las impresoras van a la baja? Pues tal y como aseguró Óscar Sánchez, director general de Kyocera Document Solutions en la rueda de prensa en la que se anunció el cambio de nombre de su compañía, “porque los servicios asociados a la impresora están subiendo y dejan un mayor margen”. Es decir el outsourcing documental, en todas sus modalidades se va a ir imponiendo. Si todavía no ha despuntado es porque muchas empresas todavía no se han dado cuenta de los gastos en los que incurren con sus equipos de impresión. Pero en el momento en el que lo hacen la solución está clara: que sea un fabricante o su distribuidor quien nos asesore, nos de la mejor opción y nos reduzca los costes.

Cubrir las necesidades

Se puede decir que en estos momentos estamos asistiendo a una progresiva racionalización de los procesos de impresión. El mercado está cambiando porque las empresas buscan la tecnología que más se adecue a sus necesidades entre una rica y amplia, a la vez que buscan fórmulas que les permitan reducir sus costes operativos e incrementar su productividad. Bajo estas premisas todas las empresas han de conjugar las diferentes opciones disponibles en el mercado acorde a sus necesidades específicas: tamaño de la empresa, procesos internos, necesidades específicas, prioridades. Por ejemplo, según datos de un estudio de Canon, en España hasta un 57 por ciento de las empresas no tiene una planificación de impresión definida…Se trata de un dato preocupante ya que aunque no lo parezca, tener una buena estrategia de impresión y gestión documental es clave para seguir fomentando las buenas prácticas en un negocio, el ahorro de costes así como las parámetros ecológicos, sea cual sea su sector.

Y ahí entramos en el factor fundamental que ha hecho posible que las empresas comiencen a dar importancia al parqué que tienen en sus oficinas. La impresora ha dejado de ser algo parecido a una mesa o a una silla: un elemento casi invisible que se encuentra en un determinado lugar de los determinados departamentos. Los empresarios se han dado cuenta, por fin, de que mientras las mesas y las sillas no tienen ningún coste para la empresa, las impresoras sí. Y han visto como hasta ahora estaban tirando mucho dinero a la basura. Por ese motivo, lo que buscan principalmente las compañías es reducir sus costes de impresión y contar con sistemas de impresión que no les den problemas. La crisis ha generado un interés por disminuir el gasto derivado de la gestión de los procesos documentales.

La tendencia es clara. Tal y como asegura Luis Heras, responsable de marketing de Xerox España, “teniendo en cuenta los tiempos que corren, apostar por los servicios es una decisión más que acertada. Y es lo que hemos venido haciendo en Xerox desde hace muchos años y sobre todo a partir de febrero de 2010 cuando finalizamos la compra de ACS para ampliar nuestra cartera de servicios e introducir soluciones que hasta entonces no ofrecíamos. Gracias a esta adquisición no sólo contamos con la cartera de servicios de outsourcing de BPO, TI y procesos documentales más amplia que existe actualmente, sino que nos hemos llegado a convertir en una empresa que actualmente factura aproximadamente 23.000 millones de dólares. Hoy, la mitad de nuestros ingresos globales proceden de nuestro negocio de servicios, por lo que seguiremos apostando por todos ellos, ya que creemos que son la clave para paliar los efectos de la crisis”. En la misma línea se sitúa Juan Pedro Pérez, Director de Managed Print Services y Marketing de Producto de OKI que considera que “el asesoramiento y la consultoría son interesantes tanto para los fabricantes, como para los distribuidores, puesto que otorgan a su oferta un importante valor añadido. Por otro lado, representa también una opción muy interesante para el usuario final, ya que le permite delegar todo lo relacionado con la gestión de sus equipos en los especialistas, y así despreocuparse de este tipo de tareas”.

Como afirmábamos antes el crecimiento es imparable y los servicios relacionados con el mundo de la impresión seguirán su senda imparable. Y es que, según estudios de mercado, únicamente el 11 % de las empresas disponen de una estrategia documental. Eso significa que en España, las empresas no son conscientes de los costes documentales en sus empresas. Las empresas gastan entre un 5 % y un 15 % de sus presupuestos en gestionar los documentos. Joaquín Cabello, consultor especialista en servicios profesionales de Kyocera Document Solutions señala que “la externalización permite ahorrar tiempo en los procesos de gestión interna para que cada empresa pueda centrarse en su actividad principal de negocio. Además, reduce los costes, disminuye la inmovilización de capital, y amplía la capacidad de inversión para dedicarlo directamente a actividades que generen ingresos En la actualidad nos encontramos en un entorno cambiante y en crisis, las empresas necesitan crear nuevos servicios que les permitan mejorar su posicionamiento e incrementar su competitividad en el mercado y por ello se entiende perfectamente que cada vez haya más competidores que ofrecen este tipo de servicios”.

Finalmente Alejandro Cusó, Océ Business Services Market Manager cree que “el área de Servicios está en boga ahora que la venta de hardware ha decaído. Muchos proveedores apuestan por no sólo vender productos, sino también servicios. El problema de algunos de ellos es su falta de experiencia. Como hemos comentado, las empresas de servicios tenemos un compromiso más fuerte con el cliente y la obligación de conocer sus procesos internos de negocio para ayudarles a gestionar el flujo de la información que se genera. Los procesos documentales están siempre muy ligados a la estructura de cada organización, por eso optar por su externalización, y lograr el éxito en esta operación, suele ser todo un reto. No se trata sólo de hacer outsourcing sin pensar en las consecuencias. Es necesario establecer una comunicación directa y personalizada con el cliente por parte del proveedor de impresión, llegar a conocer en profundidad sus procesos documentales y la tecnología que interviene previamente antes de establecer una solución alternativa”.

¿Son conscientes las empresas?

Ahora bien. Con los datos manejados parece que las empresas todavía no se han dado cuenta de los ahorros de establecer políticas relacionadas con el documento impreso. Cómo en todos los sectores, las empresas están buscando reducir costes y ser más productivas y eficientes. Hay muchos negocios que no saben realmente las capacidades de ahorro que pueden lograrse con una buena gestión del entorno de impresión. Las pequeñas y medianas empresas saben que tienen que manejar papeles y que eso cada día es más costoso, que les lleva más tiempo, que los terminan perdiendo…normalmente tienen un problema muy concreto y nuestra misión es resolverlo a través de nuestras soluciones de gestión documental que se adaptan a las necesidades de cada cliente. Estas soluciones, como afirma el portavoz de HP, “no tienen por qué ser muy ambiciosas ya que contamos con dispositivos de captura muy baratos que aprovechan las soluciones que ofrecen nuevas tecnologías como el cloud computing”. “Es cierto que la búsqueda de ahorro de costes y mejora de procesos en la gestión de parques de impresión que buscan los clientes, está afectando en reducción de ventas de unidades y de precio de estas y su mantenimientos a la industria, pero también es igual de cierto que permite a los líderes de la industria como Konica Minolta posicionarse frente a sus competidores y ganarle la partida por el hecho de que sus servicios de gestión de parques de impresión son mejores que los de la competencia. Así, en Konica Minolta en estos últimos años no vemos más que un incremento del parque y de las unidades vendidas posicionándose a su vez de forma clara dentro del mercado de los servicios documentales y de las soluciones de gestión del documento”, asegura Antonio Ramírez, Responsable de Preventa y Desarrollo de Negocio de Konica Minolta.

Lo cierto es que todavía queda camino para que la mayoría de las empresas tengan en cuenta los ‘costes ocultos’ que vienen asociados a los procesos de impresión y gestión de documentos. La mayoría aún no entiende que utilizar determinadas soluciones podrían ayudarles a ahorrar hasta un 30% de estos costes para destinarlo a otras estrategias, como el desarrollo de programas que les permitan conseguir más beneficio en su negocio. Estos ‘costes ocultos’ suelen suponer entre el 1% y 3% del presupuesto total de las empresas, por lo que es importante que los proveedores de impresión sigamos educando al tejido empresarial para que sus ahorros en impresión y gestión documental sean cada vez mayores.

Otro modo de ahorrar costes es el que proporciona José Ramón Sanz, responsable de producto de Brother: “los nuevos dispositivos de impresión, especialmente los multifunción son cada vez más eficientes y más respetuosos con el medio ambiente que hace apenas 3 ó 5 años. El primer elemento a destacar es la forma en que los equipos nuevos gestionan automáticamente el uso de la energía, esto es muy importante pues normalmente un equipo de impresión apenas está imprimiendo entre 15-20 minutos al día y es clave reducir el consumo al mínimo cuando no se está utilizando pero ha de estar accesible. Otro elemento clave es la impresión a doble cara para ahorrar entre un 50% o un 75% de papel, así como el uso de tóneres de alta capacidad y consumibles independientes para sustituir solo el elemento agotado y no todo el cartucho”.

Los Servicios de Impresión Gestionados (MPS) tienen aceptación tanto en las empresas de tamaño grande como medio pese al clima de recesión. Cerca del 90 por ciento de los participantes en un estudio realizado el pasado año por Xerox muestra que el 70 por ciento de las empresas consideran la gestión de su infraestructura de impresión como un imperativo estratégico. El ahorro de costes es el principal elemento para la adopción de los Servicios de Impresión Gestionados. Por otra parte, el 25 por ciento de los encuestados afirman que están consiguiendo ahorros superiores a los esperados y más del 60 por ciento indicaron estar satisfechos con los ahorros de costes alcanzados. Mientras que el ahorro de costes constituye la mayor atracción para la adopción de los Servicios de Impresión Gestionados, la seguridad de los documentos es todavía la preocupación para el 50 por ciento de los participantes en el estudio, y se convierte en la principal barrera para su adopción.

Y es que, según se desprende de ese informe:

• Las compañías con más de 5.000 empleados suelen ver la impresión como un asunto estratégico.

• Los sectores público y financiero dan una mayor importancia estratégica a la gestión de sus infraestructuras de impresión si se compara con otros sectores.

• La reducción de costes es la principal preocupación de todas las empresas en todas las regiones. La seguridad de los documentos ocupa el segundo lugar pero hay fuertes variaciones regionales, siendo de especial importancia en Francia y Alemania.

• Las expectativas de ahorros de costes oscilan entre el 10 al 40 por ciento, pero varían en función de los sectores verticales y el tamaño de las compañías.

• Estas expectativas de ahorro son especialmente elevadas en Alemania respecto a otros países.

• Las empresas alemanas también conceden mayor importancia a la seguridad de las soluciones de impresión, lo que sugiere que pueden estar más avanzados en la curva de madurez de los Servicios de Impresión Gestionados en relación a otros países.

• La capacidad de garantizar ahorros de costes fue considerada como lo más importante por cerca de un 50 por ciento de los encuestados, que lo han valorado como muy importante. La facturación consolidada (en segundo lugar) y la gestión proactiva de suministros (en tercer lugar) también consiguieron ratios muy altos. La gestión multi-fabricante ocupa la sexta posición con cerca de un 80 por ciento de participantes en el estudio que la valoran como importante o muy importante.

• El sector financiero muestra unos costes de impresión mucho más elevados, con un 65 por ciento de los encuestados que señalan que la impresión representa un 10 por ciento de su presupuesto. Depositan una gran confianza en la producción de la impresión, por lo que controlar los costes es vital para este sector.

• El tema de costes es un reto clave particularmente para los sectores público y financiero, mientras que la seguridad de los documentos es importantísima para las empresas farmacéuticas.

• Cerca de un 90 por ciento de las organizaciones que han externalizado esta tarea con un proveedor de Servicios de Impresión Gestionados están satisfechas con el nivel de servicio que reciben.

• Los niveles de satisfacción son mucho más elevados para aquéllas que utilizan un enfoque de externalización total de los Servicios de Impresión Gestionados o por proyectos, que los que recurren al modelo MPS básico.

• Aquéllas que han optado por una externalización total de sus Servicios de Impresión Gestionados, registran menos llamadas de soporte técnico relacionadas con la impresión.

Con una buena política de gestión de los sistemas de impresión y de los procesos documentales se consigue una reducción muy apreciable de costes y se mejora la eficiencia y la efectividad de la gestión documental. De esta manera, el cliente puede dedicarse a la actividad principal de su negocio, puede reaccionar más rápido ante el cambio y mejorar el servicio a sus clientes.

Es más, con la externalización se puede añadir valor al negocio gracias a la gestión documental integrada. Y es que, habitualmente, y si no cuentan con un proveedor especializado, los clientes configuran y gestionan sus procesos documentales desde cada departamento, lo cual limita el posible beneficio que las empresas podrían obtener de ellos. Por el contrario, la externalización puede llegar a ofrecer valor añadido a los procesos documentales a través de la gestión documental, que es justo la especialidad de Océ y en lo que ahora estamos trabajando arduamente.

El pago por uso

Una de las tendencias que más están solicitando las empresas es el denominado pago por uso. Es decir, sólo se paga por lo que se imprime. En esta época de crisis ofrece una brutal reducción de costes que además viene acompañada de una reducción en el consumo de energía y por supuesto, de una reducción en el gasto de papel, ya que todos los empleados se piensan mucho si deben o no imprimir un determinado documento. Ahora bien, los fabricantes tienen cada uno su propio modelo. Así que como en botica hay dónde elegir. Por ejemplo Xerox es pionero en este tipo de programas y, con todos sus equipos para entornos de oficina, ofrece un plan que permite a sus clientes decidir entre elegir un modelo de pago por uso (a través de nuestro contrato de PagePack) o el modelo tradicional que no incluye los consumibles ni el soporte técnico. PagePack es un contrato sencillo y exclusivo de Xerox, que ofrecemos a través de nuestro canal de distribución y que incluye los consumibles, la asistencia y las piezas. Los clientes pagan un cargo fijo, independientemente de la cantidad de tóner que utilicen. Con PagePack existe un cargo por página constante e inalterable, aunque la cobertura de tóner sea del 100 %, por lo que no puede haber costes ocultos. Este sistema es la única manera justa y transparente de vender un modelo de coste por página. El compromiso de Xerox significa que si un distribuidor vende a un cliente un contrato por el que pagará, por ejemplo 0,09 euros por página, ese es exactamente el importe que pagará, independientemente de la cantidad de tóner que utilice.

Otro ejemplo es el de Ocè cuya política con este modelo es que sus expertos valoran cuidadosamente junto al cliente la viabilidad de esta opción en cada caso. Las diferentes necesidades de servicio y la adaptación a la contabilidad interna de la compañía, son algunas de las pautas a la hora de valorar su conveniencia. Para su portavoz, “no se puede instaurar indiscriminadamente este modelo ya que, en algunos casos, incluso llega a disparar los costes cuando lo que, en principio, se busca es justamente lo contrario”.

Para Antonio Ramírez, Responsable de Preventa y Desarrollo de Negocio de Konica Minolta, el modelo de pago por uso “Es el mejor que existe hoy en día. El cliente paga por lo que usa y no tiene que hacer inversiones mayores. Parece algo increíble que nuevos mercados como el mercado Cloud están anunciando a bombo y platillo el pago por uso como una novedad, cuando fabricantes como Konica Minolta lo lleva haciendo décadas. Desde luego es la mejor fórmula de negocio para el cliente y una de las mas exitosas para nuestro mercado”. Por su parte el portavoz de HP señala que en su compañía están observando que las Pymes están teniendo comportamientos muy similares a los de las grandes empresas, y vemos que nuestros clientes demandan cada vez más la tecnología comercializada bajo contratos de pago por uso. Y es que, HP ofrece tanto a la gran empresa como a las pymes aquello que buscan: transparencia y previsibilidad de costes, mejora en el rendimiento de la impresora, disminución del tiempo de inactividad, aumento de la productividad del personal y nuevas oportunidades para hacer crecer sus negocios. De cara a 2014, más del 50% de las páginas impresas en las compañías con equipos HP prevemos que se regirán por contratos de pago por uso.  Dicho esto, Javier Martín añade que “una de las grandes oportunidades para el canal es la comercialización de servicios de pago por uso. La oferta de soluciones de HP Imagen e Impresión estaba anteriormente reservada sólo a grandes clientes empresariales y era gestionada directamente por la compañía. Ahora HP ya no sólo llega las grandes corporaciones, sino que el pago por uso también llega a las Pymes a través de una selección de partners de canal”.

Finalmente el portavoz de Ricoh afirma rotundo que “el modelo de compra de dispositivos y consumibles y contratos de mantenimientos supone una gestión que se traduce en pérdida de tiempo y dinero para los clientes. Derivado de la simplificación y transparencia requerida por parte de los clientes, la opción del pago por uso ha aportado grandes beneficios a aquellas organizaciones que han sido capaces de simplificar los modelos contractuales”

Eso sí, igual que el pago por uso se contempla como una opción muy interesante, no sucede lo mismo con los planes tipo renove. Por ejemplo, el portavoz de Océ considera que “Quizá ese coste cero inicial se convierte en algo ruinoso si no analizamos cómo se va a controlar su uso. Es sabido que España es el país europeo en el que más imprimen sus empleados. Y los trabajadores, salvo rarísimas excepciones, cuando deben imprimir un documento no se paran a pensar en cómo lo pueden hacer de manera más eficiente, desde qué impresora, si en blanco y negro o en color.

Una de las claves fundamentales para que un modelo de gestión de servicios de impresión alcance el éxito a la hora de implementarlo en una organización, es lograr el máximo consenso posible. Para ello, es necesario alinear los objetivos de Dirección con los de los demás departamentos implicados, impartir formación a los usuarios y evitar a toda costa su rechazo hacia esta política”.

Las tendencias

¿Lo adivinan? Sí, efectivamente las tendencias en el mercado de impresión también pasan por la nube y por los entornos móviles. Pero hay más. Por ejemplo, para el portavoz de Kyocera Document Solutions, “por la experiencia con los clientes con los que en la actualidad estamos trabajando, podemos afirmar que la tendencia para los próximos años será a externalizar por completo la gestión de IT de las empresas, por tanto creo que las empresas deben posicionarse para poder ofrecer a sus clientes servicios de outsourcing que no se limiten únicamente a la gestión activa del parque de impresión o de la gestión documental”. En Konica Minolta también lo tienen claro: “vaticinamos un incremento de acciones en la estrategia de ganar la gestión de los parques de impresión de los clientes. Pero asimismo vemos un claro avance en la entrada de otros parques como puede ser el parque de PC, Servidores o servicios IT”.

Y como en la variedad está el gusto, desde HP, uno de los principales actores de este mercado, consideran que “en el área de servicios gestionados, donde HP cuenta con clientes como Endesa, la estrategia actual y la de los próximos años pasará por ofrecer consultoría a las empresas, de forma que puedan reducir los costes asociados a la impresión, racionalizar sus parques tecnológicos, reducir los costes, minimizar los riesgos y, al mismo tiempo, llevar a cabo iniciativas green o ecológicas, que garanticen la sostenibilidad. Las empresas están empezando a darse cuenta del potencial del cloud computing y cómo éste puede aumentar la productividad del negocio. Al invertir en la tecnología móvil adecuada basada en la nube y en dispositivos de impresión, las organizaciones pueden obtener enormes beneficios en el avance potencial de negocio y ofrecer un entorno de trabajo flexible para mejorar el equilibrio de la vida laboral de sus empleados. Para aquellos usuarios que viajan constantemente o que suelen trabajar en la oficina pero sin un lugar fijo, tenemos la solución ePrint Enterprise (disponible para BlackBerry, iOS y Android), que permite imprimir fácilmente en cualquier impresora instalada en la red empresarial o incluso en impresoras públicas. Es tan simple como elegir lo que vamos a imprimir y seleccionar desde nuestro dispositivo móvil la impresora en la cual hacerlo. Además, si nuestro móvil tiene GPS, se detecta automáticamente nuestra ubicación y la aplicación nos informa cuál es la impresora más cercana”.

Alejandro Cusó de Océ cree que “nos hallamos en una situación económica difícil en la que resulta imprescindible recortar costes y ofrecer los mismos o mejores servicios. En medio de este planteamiento deberíamos intentan dilucidar varias cuestiones: cómo se puede renovar la flota actual de sistemas de impresión con el mínimo presupuesto, si es posible imputar a cada departamento sus costes, si los empleados llegarán a entender que deben apoyarnos en este camino del ahorro y, sobre todo, si podremos atender la petición de reducción de costes de la dirección sin reducir la calidad de los servicios. En Océ hemos comprobado que no es tan sencillo, el esfuerzo principal que debe realizar cada empresa para ahorrar no estriba en la negociación del precio de click/copia. Y es que, a veces, aunque este ratio salga muy bajo, puede resultar, a la larga, ruinoso para la organización”.

La generalización del uso de dispositivos personales como tablets, smartphones, etc. ha cambiado la forma en la que las personas reciben la información. Aunque, en muchos casos, estos cambios han afectado al ámbito privado, poco a poco, también se van introduciendo en el profesional. Podemos decir que si en una primera fase, la información sólo fluía en formato papel, en la segunda se introdujo el concepto del documento digital y en esta tercera en la que ya estamos inmersos, las aplicaciones de distribución documental y gestión de permisos de acceso están teniendo cada vez más importancia. Por esta razón en Xerox consideran que la movilidad será una de las tendencias claras de este mercado: “Una de las principales tendencias es el de gestionar los documentos cada vez más con los dispositivos móviles. Y es que a gestión documental es un futuro cercano que se lleva vislumbrando desde hace tiempo tras el avance que los smartphones o las tabletas están experimentando en todo el mundo. Hasta hace poco eran pocas las soluciones que se ofrecían para gestionar e imprimir documentos desde estos dispositivos móviles. Hoy ya hay muchas alternativas, como la Mobile Print Solution de Xerox que permite a las empresas imprimir archivos desde cualquier dispositivo móvil habilitado con correo electrónico de forma sencilla y segura”.

Otro de los cambios fundamentales ha sido que los procesos de externalización de la gestión documental no se basan ya tanto en la mera impresión documental, sino en el estudio de los flujos, generación y distribución de documentos con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Fugas de información y seguridad en el entorno de impresión

Luis Heras, responsable de marketing de Xerox España y de TI y soluciones para el sur de Europa

Sabemos que la información es un activo empresarial clave que se debe proteger, pero, aún así, nadie se sorprende demasiado cuando aparecen noticias acerca de fugas de datos confidenciales de una compañía porque no se han respetado las normas de protección de datos almacenados en ordenadores,  USB, etc. Estos sucesos dejan en evidencia que, incluso grandes y prestigiosas empresas, descuidan sus políticas de seguridad. También revelan que, por lo general, no es recomendable confiar en el comportamiento humano en áreas sensibles como la protección de datos. En cualquier caso, aunque muchas organizaciones han tomado las acciones pertinentes para evitar estas fugas de datos a través de ordenadores o teléfonos móviles, no han prestado la atención necesaria al riesgo que supone una inadecuada gestión del entorno de impresión. Y es que, hay que ser conscientes de que una impresora puede ofrecer conexión con toda la red de una empresa.

Seguridad en la impresión

Los empleados utilizan continuamente las impresoras para imprimir, enviar faxes, fotocopiar, escanear y enviar información valiosa de la empresa a través de toda su red, a menudo de forma automática y sin pensar dos veces el tipo de información que están manejando. Las impresoras multifunción actuales ofrecen muchas opciones para gestionar la información como son los discos duros para guardar documentos o los servicios de escaneo a e-mail, convirtiéndose en equipos tan sofisticados como los propios ordenadores. Las compañías, por lo general, conectan estos equipos multifunción a su red, dándoles tanta flexibilidad y vulnerabilidad como las que tienen otros ordenadores conectado a esa  misma red. De ahí que planteen los mismos riesgos que cualquier otro dispositivo que no esté protegido.

Para evitar filtraciones de información provenientes del entorno de impresión, las compañías deberían implantar un sistema capaz de identificar rápidamente sus necesidades específicas. Así, en función de un modelo por niveles, se establecen una serie de preguntas que permiten determinar cómo asegurar cada entorno de la mejor forma. El primer nivel aborda aspectos de seguridad del entorno TI como, por ejemplo, las medidas que hay que seguir para asegurar que las redes y dispositivos están protegidos frente a accesos no autorizados a la red.

Y es que, no hay que olvidar que los equipos multifunción hoy en día pueden almacenar información de datos de impresión que suponen un riesgo para la seguridad si no se borran de forma correcta.

El segundo nivel  analiza la seguridad del espacio físico de trabajo. Es cierto que la mejor seguridad consiste en que los usuarios estén concienciados de la importancia de tomar ciertas precauciones para proteger la información confidencial, sin embargo, la mayoría no suele prestar mucha atención a la seguridad, especialmente cuando ésta supone un obstáculo para su trabajo. Por ello, es importante que la infraestructura de TI de una empresa cuente con una solución de seguridad sencilla que incluya medidas de impresión segura. Éstas se pueden basar simplemente  en un código PIN que el usuario debe introducir en el equipo para imprimir un documento.

En entornos de seguridad más exigentes, puede ser recomendable aislar físicamente los dispositivos de impresión y asignar personal específico a la gestión de impresiones con información de gran importancia.  Para aumentar aún más la seguridad también se pueden utilizar herramientas de gestión de la impresión, que añaden emblemas o marcas de agua. Es posible, incluso, configurar los dispositivos de impresión para que marquen las páginas de forma que creen códigos únicos. Esto permite a los trabajadores identificar cada una de las páginas y evitar que sea copiada.

Existen, por tanto, una amplia variedad de medidas de seguridad disponibles para afrontar las necesidades de protección de datos en una empresa que varían enormemente dependiendo de su actividad. Obviamente, las necesidades de una  entidad financiera son distintas a las de un hospital o de un fabricante de maquinaria.

Proteger los datos corporativos con servicios de impresión gestionados

Debido a la generalización del uso de Internet y a la consiguiente accesibilidad a enormes volúmenes de información, el usuario final también empezó  a imprimir mucho más. Por ello, muchas empresas buscaron la manera de reducir costes, lo cual significaba, en muchas ocasiones, entregar toda, o parte, de la impresión a un proveedor externo. Nacieron, así, los servicios de impresión gestionados, que permitieron a estas empresas, además de reducir sus costes de impresión, aumentar enormemente su productividad y cumplir objetivos medioambientales. Además, consiguieron otro reto muy importante: asegurar la información confidencial.  Y es que, cuando se externaliza la impresión, las empresas requieren que el proveedor encargado de esa tarea asuma el riesgo potencial de fugas de información. Para ello, el proveedor de impresión debe mantener un entorno de impresión fiable y seguro.  Dependiendo del caso, la seguridad se puede enfocar desde diversos puntos, incorporando personal,  por ejemplo, analistas de seguridad, unos estándares determinados y la tecnología adecuada.

En definitiva, existen las tecnologías y los procesos necesarios para evitar fugas de información que pueden acarrear grandes perjuicios a una compañía. Sólo es necesario tener conciencia del peligro que supone descuidar la seguridad en el entorno de impresión y contar con un proveedor de confianza que se encargue de esta área.

Una única y gran impresora

Ignacio Lopez-Fando Santafé, MPS de Lexmark España

Las empresas que trabajamos en el sector de soluciones de impresión somos especialmente conscientes de que la llegada de la sociedad digital no ha servido para traer aquel mundo sin papel del que tanto se habló en su día. La actual fiebre por las tablets y el auge de los libros electrónicos podrían ser las primeras manifestaciones tangibles de una generación plenamente integrada en la lectura sobre bits, con una menor dependencia del documento impreso. Pero aunque ello sea así, siempre estaremos hablando del ámbito privado: en el corporativo, todo indica que los niveles de impresión actuales se mantendrán en los próximos años sin excesivas variaciones.

La incorporación de las impresoras al equipamiento ofimático trajo consigo unas pautas de mantenimiento necesarias para asegurar el funcionamiento correcto de los procesos, sin interrupciones del flujo de trabajo. Esas pautas han ido evolucionando hasta desembocar en la externalización de la gestión documental, que actualmente es la opción más adecuada para las empresas que quieran asegurar un uso más racional de sus protocolos de impresión, un ahorro en los costes y un mayor nivel de respeto medioambiental. Si bien no está claro que en el futuro vayamos a imprimir menos, pocas dudas hay en cambio de que podemos imprimir mejor.

La externalización de la gestión documental impresa de una compañía significa dejar todo el proceso en manos de profesionales, que no sólo toman a su cargo la sustitución, reparación y mantenimiento de los equipos, sino que además asesoran a la empresa sobre las soluciones más adecuadas a sus dimensiones y volumen de trabajo y disponen de manera efectiva y limpia de los desechos colaterales.

La falta de asesoramiento en este campo se traduce para una compañía en una serie de errores de gestión que suponen una pérdida efectiva de tiempo y dinero, entre ellos: un número excesivo de máquinas por empleado; falta de homogeneidad entre los dispositivos, que se van adquiriendo para cubrir necesidades sin un plan global de implementación; aplicaciones que no se utilizan; y una elevada cantidad de residuos, como cartuchos de toner, que además no son reciclados adecuadamente y pueden acabar arrumbados en armarios o cajas que nunca se abren. Pero quizás el principal defecto de esta manera de actuar sea que, al final, nadie está seguro de qué documentos se imprimen, por quién y con qué objetivos, lo cual trae como consecuencia un gasto excesivo de papel y ese fenómeno inexplicable que se da en muchas oficinas donde documentos que alguien ordenó imprimir se apilan en la bandeja de salida, sin que nadie los recoja. Documentos que, en no pocas ocasiones, pueden contener información tan delicada como datos financieros, historial o nóminas de los empleados, o curriculums recibidos.

Una estructura racional

Una correcta externalización de la gestión documental sustituye este marasmo por una estructura organizada, adaptada a las necesidades del cliente y enfocada a optimizar y abaratar el flujo de trabajo. Reducir los costes, optimizar la liquidez, recortar el número de impresiones, mejorar la sostenibilidad e incluso aumentar la productividad de los empleados son objetivos perfectamente asumibles por esta solución, según hemos podido comprobar en Lexmark.

El primer paso para ello es un examen previo de la estructura de gestión documental impresa de cada compañía. Aquí deben considerarse aspectos como el número de terminales de impresión y el número de empleados que los utilizan, la distancia entre las máquinas, la proximidad entre estas y sus usuarios, y las aplicaciones más –y menos- empleadas. Esta información es la base para detectar focos de infrautilización, y redimensionar el parque de impresoras, ampliando el número de usuarios por cada terminal; también permite identificar cuántos modelos distintos de impresoras hay en funcionamiento, e irlas sustituyendo en aras de una estructura más homogénea que, entre otras cosas, reduzca a su vez la diversidad de consumibles necesarios y los costes que de ella se derivan. Y, en el área de los consumibles, estos no sólo son recogidos y tratados de acuerdo con la normativa medioambiental vigente, sino que los pedidos de recambios se llevan a cabo antes de que los antiguos lleguen al final de su vida útil, lo que impide las interrupciones en el flujo de trabajo.

Se ha demostrado también que contar con una estructura de impresión que verdaderamente se ajusta a lo que una empresa necesita permite un mayor control de las impresiones innecesarias, lo que se traduce en ahorros significativos en toner y papel. El resultado de todo ello es un retorno de inversión claro y rápidamente perceptible por parte del cliente, al que hay que añadir el ahorro de tiempo que se deriva de confiar la gestión documental impresa a un proveedor que se ocupa de todas las partes de instalación, supervisión y mantenimiento.

La gestión externalizada podría representarse como una única impresora que se adapta y personaliza a cada miembro de la empresa que necesite utilizarla. Los aspectos estructurales del proceso quedan en manos de profesionales, cuya continuidad en el negocio depende de su capacidad para ofrecer a quien los contrata un nuevo modelo de impresión más eficiente, económico y respetuoso con el entorno. Y el usuario final, tal y como hace con la impresora que tiene instalada en su hogar, sólo deberá preocuparse por pulsar “enter” en la orden de impresión.

Como realizar una eficiente gestión del documento impreso

Javier Martín, Brand Manager de Soluciones de Gestión Documental en HP Iberia

El principal problema al que se enfrentan las empresas es la perspectiva a corto plazo, la inmediatez. Lo primero que deberían hacer es tratar de tomar perspectiva, evaluar sus procesos internos y analizar sus flujos de trabajo, para así tratar de lograr una mejora en la eficiencia a medio plazo. Comprender los procesos internos de la información y los flujos de trabajo de la empresa es vital para poder plantear un cambio tecnológico realmente eficaz, duradero, y fácil de asimilar por los trabajadores.

Después de este análisis, la implantación de metodologías digitales de trabajo suele ser la opción lógica. En caso de empresas con un elevado volumen de papel, la implantación de sistemas de almacenaje de información de forma digital (acompañadas de formas de compartir y controlar la seguridad de esa información), junto con la integración de dispositivos de digitalización capaces de iniciar de forma natural esos flujos de trabajo optimizados (orientados a una gestión eficaz) es la clave.

Hay que tener en cuenta que los humanos somos resistentes a los cambios en la forma de realizar nuestra labor. Solamente cuando hemos analizado los costes y procesos de nuestra organización, podemos realmente plantear la inclusión de modelos eficaces para mejorar la productividad y reducir el coste. Esas deberían ser las metas de la empresa, flexibilidad (capacidad de adaptarse a los cambios del mercado), y eficacia (reducción de costes superfluos, y mejora de la productividad de los trabajadores). En esos ámbitos la tecnología puede ayudar mucho a las empresas, y lo demuestra la cantidad de modelos exitosos de empresas que han aparecido en los últimos tiempos, y que suponen una ruptura con modelos tradicionales de organización, donde generalmente la implantación de tecnología puntera juega un papel vital.