La era en la que tener documentos desperdigados por diferentes equipos y en diferentes soportes parece tener los días contados. Aplicaciones, soluciones y servicios de todo tipo se abren camino en todo tipo de empresas para mejorar su eficiencia e incrementar su productividad.
Las empresas son todavía ineficientes a la hora de gestionar todos sus documentos. La dificultad, en muchos casos es mayúscula, toda vez que ni tan siquiera, una buena parte de los mismos están digitalizados. Realizar ese proceso puede ser largo y tedioso, pero el mercado ofrece cada vez más soluciones y servicios de este tipo que harán que las organizaciones ganen en eficiencia, respondan mejor a las necesidades de los clientes, incrementen la seguridad de sus archivos y sean infinitamente más productivas. Las nuevas regulaciones a aplicar, el Big Data, el Cloud o la movilidad están llevando a las empresas a prestar una mayor atención a la gestión documental y las comunicaciones con los clientes. Además, aún muchas compañías se enfrentan a tener manejar diferentes aplicaciones de legado. Un 40% de la gestión documental que se realiza en las empresas sigue en manos de entornos legacy que crean situaciones complejas a la hora de manejar los documentos. Esos sistemas se combinan habitualmente con muchos tipos diferentes de documentos que llegan a los clientes. Es demasiado costoso o arriesgado eliminarlas, con un ROI que es difícil de definir, por lo que se hacen necesarias otras formas de mantenerlas.
Además y como afirma el Country Manager de Compart, una de las principales empresas en el ámbito de la gestión documental, “para la mayoría de las organizaciones, lo más importante son los procesos de seguridad y el cumplimiento de la normativa. Eso significa separar la creación de los documentos de la distribución y establecer un punto centralizado de salida. El resultado es una comunicación lenta e ineficaz entre los departamentos que están de cara a los clientes y el centro de output management por lo cual cuesta mucho trabajo, tiempo y eficacia a cualquier organización”.
Los errores en la gestión son muchos. Tal y como se concluye en un estudio realizado por Esker, un 80% de los profesionales dedicados a esta función admiten ineficiencia en su gestión documental. Sus problemas con los documentos que manejan son achacables, en la mayoría de los casos, a la propia organización de la empresa, a la falta de automatización y al volumen de papel que tienen que gestionar, con excesivos puntos de intervención manual. Estas malas prácticas terminan afectando seriamente al ciclo de venta de las empresas, y parece fácil extrapolar que se dan también en otras áreas, como la cadena de suministro. Algunos problemas además, vienen de la mano de la falta de preocupación tal y como afirma Tomàs Font, Director de Negocio de Wolters Kluwer: “Muchas empresas utilizan los sistema de almacenamiento de documentos en carpetas Windows/Dropbox para la gestión de sus documentos. Pero es evidente que un sistema de este tipo proporciona una cobertura del proceso de gestión documental muy limitada y genera dependencia de la persona o personas que lo gestionan, todo ello impacta en términos de eficiencia, dependencia de recursos y riesgo en el negocio. Una empresa no se puede permitir un escenario como ese con la tecnología que hoy en día tiene a su disposición”. Y es que, la mayoría de los errores son a causa de una falta de planificación y por un desconocimiento del mapa documental propio. Asimismo, y desde Informática el Corte Inglés señalan que las empresas suelen acusar falta de optimización de sus procesos documentales, fallos en cuestiones de seguridad y de protección de datos de carácter personal, duplicidades, archivo de documentos que no es necesario conservar… Como se ve, además de elegir un gestor documental adecuado, es necesario definir una buena política documental previamente y ahí es donde la mayoría de las empresas fallan.
Pero los errores a la hora de gestionar los documentos dependen también del tipo de empresa y del sector al que pertenezca. Para Jesús Cabañas, responsable de marketing de IP de Fujitsu, “nos encontramos con diferencias en cada uno de los sectores, pero, a modo general, si se puede decir que suelen ser muy ineficientes, El gran problema radica en que, por lo general, lo que más cuesta es gestionar el cambio desde procesos basados en papel y personas a nuevos procesos basados en documentos digitalizados y herramientas. En muchos de los casos lo que se acaba haciendo es duplicar el esfuerzo con lo que los beneficios de la digitalización quedan totalmente diluidos. Un ejemplo muy gráfico: Antes por ejemplo alguien que se encargaba del archivo de documentos y ahora le incorporan una herramienta de gestión documental. Lo primero que percibe es que va a tener doble trabajo, archivar y digitalizar. Si no se le dota al proceso de eficiencia operativa que repercuta de forma positiva en los usuarios, el rechazo de estos, sin lugar a duda, hará fracasar la implantación”. Y es que, a la hora de abordar un proyecto de gestión documental, hay que definir desde un primer momento cuál es el objetivo de reducción de costes y el objetivo de aumento de la productividad y, con esos dos objetivos, definir el ROI. Idealmente, el ROI tiene que ser de 12 a 18 meses. Pasada la barrera de los 18 meses, el proyecto es difícil de justificar y tiene pocas posibilidades de llegar a término. Tal y como asegura Juan Leal Cárdenas, Director General de Lexmark, “uno de los errores más frecuentes con el que nos encontramos es que hay empresas que abordan un proyecto de gestión documental sin una clara idea de los beneficios que van a obtener, y además, no realizan una transición de la situación inicial a la nueva situación, acabando con una gestión en paralelo del flujo documental en papel y el flujo documental digital. Esta situación conlleva a una disminución de la productividad y a un aumento de los costes”.
A pesar de que se está convirtiendo en un elemento esencial para el funcionamiento de la empresa, lo cierto es que según algunos estudios, nos encontramos ante un mercado casi plano, con leves caídas. Una de las claves del crecimiento plano puede encontrarse en que todavía son muchas las empresas que desconocen las ventajas de gestionar correctamente un documento. En mayor o menor medida, la gestión documental está presente en casi todas las empresas. Los empresarios conocen los beneficios de la gestión documental entre los que cabe destacar un ROI muy favorable. Lo que tal vez no conozcan es todo lo que puede hacer por sus empresas, ya que la gestión documental, incluidos los servicios de externalización de procesos documentales, es mucho más que gestión de la documentación y ofrece sistemas de gestión de la información y del conocimiento que inciden directamente en el incremento de la eficiencia empresarial y en la mejora del servicio al cliente.
Ventajas
Uno de los problemas de la situación casi plana del mercado suele ser también que en muchos casos los clientes no conocen las ventajas que les puede proporcionar una correcta gestión del documento. Menos de la mitad de las compañías ha desarrollado e implementado una estrategia de gestión de procesos documentales. Eso es debido a que muchas desconocen hasta qué punto una correcta gestión documental puede repercutir en los resultados de su organización. Todas las compañías se sustentan en unos “procesos documentales críticos”, que son las interacciones básicas que se producen regularmente en departamentos como el de recursos humanos, finanzas, compras y cuentas. Estos procesos impulsan a todas las organizaciones, manteniendo a los empleados actualizados, generando flujos de capital y asegurando que se cumplen los requisitos legales. Y, al igual que las organizaciones en su conjunto, estos procesos también deben adaptarse a los tiempos. Francisco Gil, Especialista de Producto de Konica-Minolta cree que “las empresas conocen las ventajas de la gestión documental, pero saben que requiere de una inversión y un cambio en sus procedimientos actuales. La gestión documental no es sólo la implantación de un archivo digital, supone un cambio en la cultura de la empresa, que implica un cambio en los procesos internos para aprovechar todos los beneficios que aporta. Las empresas conocen las utilidades básicas, como la del archivo digital, pero desconocen, por ejemplo, que la gestión documental mejora la seguridad de la información crítica de la empresa, controlando quién accede a qué información y cómo la maneja”.
Hoy en día una empresa no puede rentabilizar su negocio sin innovación, movilidad, alta flexibilidad, y productividad, y, por supuesto, una gestión documental eficiente. Por lo que son totalmente conscientes de las ventajas que aporta en su modelo de negocio la gestión documental. Asimismo, en su estrategia y viaje diario han de tener presencia parámetros tan importantes como la seguridad, la sostenibilidad y la garantía para sus clientes. Pero, tal y como señala Carlos Sousa, Director General de la sucursal en España de OKI, “no siempre saben cómo sacarles el máximo rendimiento, ya que no cuentan con el servicio técnico adecuado para que les explique cómo aplicar todas las ventajas en sus entornos de trabajo de forma eficiente, simple y rentable”.
Yendo un poco más allá desde Informática el Corte Ingles se señala que las empresas deberían saber que una de las ventajas de la gestión documental es que ofrece varios grados de solución al problema documental, lo que da oportunidad a las empresas de implantar sistemas de gestión documental de diverso alcance. Muchas empresas se inician en la gestión documental con el objetivo fundamental de eliminar el papel. Pero la desaparición del archivo físico, que indudablemente aporta grandes beneficios, es sólo ‘la punta del iceberg’, ya que los sistemas de gestión documental ofrecen infinidad de otras posibilidades en cuanto a la utilización de la información, lo que se traduce para las organizaciones en la posibilidad de trabajar de una forma más rápida, eficiente y rentable. Lo que ocurre es que las organizaciones “lo que tienen es una noción de los desafíos a los que se enfrentan en sus procesos, fundamentalmente en lo que se refiere al ciclo de venta y a la cadena de suministro. Y lo que buscan es un proveedor que se lo solucione. Una vez que comprueban que, por ejemplo, sus tiempos de gestión de los pedidos de sus clientes se reducen drásticamente –hasta en un 90%- y los costes se reducen hasta en un 70%, ya se plantean extender la automatización de otros procesos de su negocio”, afirma Jorge Corona, director de Desarrollo de Negocio de Esker
Integración
Una de las claves de la correcta gestión documental y por la que están entrando en este mercado los tradicionales fabricantes de hardware es la integración de impresoras, esacáneres o fotocopiadoras de una empresa para tener todo centralizado y a la vez digitalizado. Las empresas tienen como principales objetivos la rentabilidad y el valor añadido, presentes hoy en los equipos multifunción. Las organizaciones buscan lo último en tecnologías de impresión y la innovación en productos y servicios que generen interesantes oportunidades de negocio. Aquello que no cumpla estas premisas tiene poco futuro. En este sentido, el portavoz de OKI señala que “en nuestra experiencia, el equipo multifuncional, que además ha experimentado un importante crecimiento en los últimos años, mejora las cifras de negocio de cualquier organización, ya que es un producto que puede optimizar costes o mejorar la eficiencia, de los procesos de impresión de cualquier tipo de organización. Y si además estos equipos incluyen software que permite responder a las crecientes demandas de servicios como la impresión segura, OCR o aplicaciones de gestión que permitan integrarse de forma abierta con sus propios flujos de trabajo, la productividad se multiplica”. Este integración para Lexmark, supone “un ahorro de costes, por el simple hecho de disponer de una plataforma de digitalización ahí donde el documento es recibido o creado. Por ejemplo, si un cliente requiere de Lexmark la gestión automatizada de las facturas, gracias a las soluciones de back office de Lexmark el cliente podrá utilizar desde un teléfono móvil hasta un equipo multifuncional o un escáner de producción para poder escanear las facturas, extraer el contenido de las mismas, chequear si corresponden, línea a línea con el pedido y pagar al proveedor, todo ello sin intervención humana”. En este aspecto una de las propuestas más innovadoras es la de Esker que se basa en una sola plataforma de software que abarca una serie de tecnologías (fax/e-mail/XML, captura de datos, validación, formateo, archivo y distribución…) y que se integra con cualquier aplicación de gestión. A ello añadimos nuestros servicios profesionales, que adaptan los parámetros de la solución a las particularidades de los documentos que genera su negocio. No requiere de hardware más allá del necesario para alojar el software y conectarse a Internet, teniendo en cuenta que nuestras soluciones pueden suministrarse bajo licencia o en la nube.
Elegir entre la amplia oferta
El hecho de que los fabricantes de impresión se hayan metido de lleno también en el apartado del software ha hecho que la oferta se multiplique, así que las empresas tienen en muchas ocasiones muchas dificultades para discernir cuál es la solución que mejor se puede adaptar a sus necesidades. En este sentido hay que resaltar que cualquier empresa, lo que demanda, es mejorar sus procesos de negocio y entre ellos la gestión documental. No hay que olvidar, además, que en esta área se incluye la comunicación con el cliente. A través de una óptima gestión documental se puede modernizar y racionalizar los procesos de venta, y mejorar los servicios que se prestan al cliente final, fidelizándolo. Por otra parte, hay que recordar que las actuales herramientas de gestión documental disminuyen la dependencia del papel, gestionan información con datos no estructurados y permiten que los procesos de almacenamiento digital cumplan con las normativas de custodia y preservación. Por supuesto, la empresa no tiene por qué hacerse cargo internamente de la gestión documental, ya que puede optar por fórmulas de outsourcing.
Lo que deben tener claro es que del amplio abanico que se ofrece en el mercado, las soluciones no son siempre iguales. Así desde Wolters Kluwer, su portavoz, Tomás Font señala que “de hecho, existen soluciones de compartición de documentos que se enmarcan dentro del concepto de gestión documental y realmente no son gestores documentales, en el sentido de que no son soluciones que automáticamente indexen, clasifiquen, importen, exporten, busquen eficazmente, etc. los documentos.
Principalmente la primera gran diferencia es el target de mercado: ¿Son soluciones que se enfocan al consumidor final? ¿O son soluciones que se enfocan al mundo de los negocios? Las necesidades de ambos mercados no son las mismas ni en términos de eficiencia, ni en términos de seguridad o integración con el software de negocio, por ejemplo”. La solución ideal para una compañía es una gestión documental de calidad proporcionada por el mismo partner que le proporciona su solución de negocio. Este modelo garantiza la perfecta integración de los documentos en sus workflows de negocio, la agilidad en el acceso, archivo y rearchivo y, por lo tanto, la máxima eficiencia en la gestión documental. “Si a este modelo le añadimos el componente cloud tanto desde la óptica tecnológica como desde la óptica de modelo de negocio, se convierte en una alternativa ideal para automatizar la gestión documental en el ámbito de los negocios”, apunta Font. Desde Informática el Corte Inglés dan alguna pista sobre la solución a legir: Entre las distintas herramientas de gestión documental disponibles en la actualidad hay diferencias funcionales y económicas, resultando unas más adecuadas que otras, en función de las necesidades de las organizaciones y del tipo o volumen de documentos a gestionar, entre otras circunstancias. Este hecho evidencia la necesidad de contar con un socio tecnológico conocedor de las distintas soluciones y preparado para determinar qué herramienta es la más adecuada en cada caso y, asimismo, capaz de llevar a cabo las labores de implantación correspondientes.
La seguridad
Otro de los factores clave es el de la seguridad. No se trata sólo de proteger los documentos de una organización sino también que la empresa en cuestión cumpla con la lesgislación vigente (que además cambia en cada país). Por ello los fabricantes y desarrolladores de este tipo de soluciones están dando cada vez más importancia a este apartado. Tal y como señala Javier Pulido de Compart, “La prioridad de las empresas y organizaciones se centra ahora en facilitar a los usuarios el acceso a la complejidad digital simplificando la interacción en todos los canales de salida. Por ello, los procesos de seguridad se han convertido en esenciales a la hora de aplicar la gestión de los documentos. La seguridad, la velocidad y la calidad en las comunicaciones son factores diferenciadores de competitividad, de hecho, los estudios avalan la tendencia que proporciona el output management: al centrarse más en el dato con mayor seguridad.
El problema actual con la mayoría de los sistemas y herramientas de composición de documentos es que asumen el formato A4, que está diseñado para los canales tanto de impresión como archivo, pero es muy poco adecuado para los nuevos medios digitales. En lugar de proporcionar páginas completas, sería mejor entregar los datos en formato XML. Esto viene asociado a un cambio de paradigma: las aplicaciones para crear documentos deben de disponer de un sistema de output management. Hoy en día, debemos estar más cerca de la «fuente», de donde se originan los documentos para poder realizar una distribución adecuada a los requerimientos de los negocios. Es apostar con seguridad por el documento inteligente, aquel que permite, por su flexibilidad y manejabilidad, poder realizar cambios sobre la marcha para perfeccionarlo y, que además, cumpliendo con las normativas reguladoras, cada vez más firmes en materia de protección de datos”.
Los procesos documentales auditados tienen, en numerosas ocasiones, varios fallos de seguridad. Los fallos más comunes son la falta de control de acceso a los documentos: un ordenador desatendido, cubos de papel para reciclar con información confidencial, documentos impresos y que quedan expuestos durante horas encima de la impresora, etc. “en cualquier proceso documental, el eslabón más débil en cuanto a la seguridad es el momento de pasar un documento de formato digital a formato papel o viceversa. Es sencillo detectar con medios de seguridad convencionales si alguien accede a al archivo o si alguien envía por correo electrónico un documento. Es mucho más complicado saber si alguien copia un documento confidencial y saca de la empresa el documento de manera fraudulenta”, señalan en Lexmark. Por ello, y para paliar esta situación, esta compañía ha desarrollado “Secure Content Monitor”, que permite saber en todo momento quien ha copiado, escaneado, impreso o enviado por fax un documento, y además, cual es el contenido del documento, enviando una alarma al responsable de seguridad si el contenido del documento está catalogado como confidencial. El resto de tradicionales fabricantes de impresoras tienen también soluciones similares. Una de ellas es Konica-Minolta. Para su portavoz, el apartado de la seguridad “depende mucho del contenido del documento, pero está claro que las consecuencias de una filtración puede ser catastrófica. Por eso es imprescindible elegir el producto de Gestión Documental con los niveles más altos de seguridad, software de seguridad concreto contra intrusiones, herramientas de accounting triple AAA, etc. para limitar la impresión de determinados documentos o de determinados programas. Incluso contar con sistemas de seguridad en los dispositivos de impresión que sean capaces de informar cuando un documento concreto ha sido copiado, escaneado, impreso y enviado por fax, email, etc.”. Por su parte desde Esker se afirma que “la implantación de cualquier solución de automatización ha de hacerse de acuerdo con los requerimientos de las infraestructuras TI de la empresa. Ello supone efectuar una completa evaluación del sistema y asegurarse de que se cumplen todos sus requerimientos en materia de seguridad de los documentos y protección de la información. En el caso de soluciones en la Nube, se trata utilizar la correspondiente encriptación –en nuestro caso SSL 128 bit, la utilizada como norma para transferencias bancarias-, y proporcionar una plataforma de servidor hospedada en centros de datos con monitorización 24/7, control climático, información replicada entre servidores, generación de back ups y cumplimiento de todas las regulaciones de seguridad”.
La nube
Y claro, la nube es una de las principales causantes de que el apartado de la seguridad se encuentre en camino ascendente. Porque muchas de las soluciones de gestión documental pasan actualmente por el Cloud. En estos momentos se puede afirmar que la nube es el presente y el futuro. Aporta muchos beneficios a las compañías, no sólo en el ámbito de la gestión documental sino en todo lo relacionado con las comunicaciones, almacenamiento, hosting, etc. La famosa “nube” ofrece soluciones completamente flexibles que se adaptan a prácticamente cualquier entorno y necesidad, reducen las inversiones iniciales que en muchos casos son imprescindibles para poner en marcha cualquier nuevo sistema y por norma general ofrecen altos niveles de seguridad y fiabilidad. Todo esto, cuando hablamos de gestión documental es algo que se adapta como anillo al dedo permitiendo contratar la capacidad que se requiera en cada organización, siendo posible ampliarla de manera sencilla según se requiera y ofreciendo conexiones de alta velocidad para poder acceder de manera remota a la documentación. Esto son sólo algunas de las ventajas que puede ofrecer la “nube” a organizaciones que se plantean implantar soluciones de gestión documental. El modelo de Cloud Computing, representa una evolución en la forma de ofrecer y consumir servicios informáticos. Los aspectos fundamentales del nuevo modelo son el pago por uso y el acceso bajo demanda a una inmensa variedad de recursos y servicios, lo que proporciona al usuario una capacidad prácticamente ilimitada. El gran beneficio de la nube es el acceso a las tecnologías más novedosas y actualizadas sin necesidad de abordar grandes desembolsos o complejas implementaciones de nuevos sistemas. Lo fundamental es que el Cloud Computing tiene dos consecuencias para el mundo de la gestión documental: está permitiendo abaratar costes, por lo que para un determinado tipo de empresa la rentabilidad de una gestión documental puede ser asequible, y por otro lado, debido a este abaratamiento, el incremento de la demanda sigue creciendo. No obstante hay que poner atención al hecho de que el mercado nacional aún tiene reticencias a “externalizar” los documentos o informaciones de una empresa, sin embargo esta mentalidad muy española está cambiando claramente, sobre todo con la ayuda que ha aportado la llegada de las redes sociales. Y cuál es el porqué de esta apuesta clara por la nube. Desde Esker lo tienen claro: “Sin duda, los modelos en la nube están dinamizando este mercado. Están ofreciendo a las empresas retornos de inversión rápidos y beneficios tangibles: puesta en marcha inmediata, actualizaciones automáticas, menor riesgo, menor coste de propiedad, mayor seguridad, acceso y disponibilidad ilimitada… Las empresas lo están entendiendo, y de hecho los servicios bajo demanda están creciendo a ritmos en torno al 50% anual”. Por su parte el responsable de OKI en nuestro país asegura que “la nube ofrece un recurso valioso para los servicios de impresión gestionados. En el caso de las impresoras multifuncionales (MFP), por ejemplo, es posible convertir documentos en papel a formato digital y almacenarlos en la nube a través de un servicio de gestión de contenido de documentos en línea, ya que el dispositivo MFP está conectado directamente y sin problemas a la nube, atraves de nuestras aplications integradas. Esto es especialmente valioso para las pymes, que no buscan ni la preocupación ni los costes de complejos servicios adicionales de TI, pero sí se pueden conectar de forma sencilla a, por ejemplo, Dropbox, Google Drive o Microsoft Office 365 en la nube. Al mismo tiempo, los documentos pueden convertirse de nuevo en analógicos, al permitir el acceso a documentos archivados y su impresión a través de una impresora multifunción o un dispositivo móvil”.
Las aplicaciones web y el mundo cloud han significado una enorme expansión, democratización, e innovación de las nuevas tecnologías. Han reducido enormemente el impacto del criterio geográfico de las empresas. Esto ha provocado que el mundo sea más accesible y que la posibilidad de proyección internacional de las empresas sea mucho mayor, además de haber flexibilizado el mercado laboral, tanto en las relaciones internas como en las interempresariales. La aparición del cloud también se debe a la miniaturización y carácter móvil de la tecnología. Los cambios han sido simultáneos en el hardware y el software, en las empresas y los trabajadores… en las estructuras empresariales y en los modelos de negocio y facturación. Podemos decir que estamos viviendo una transformación casi global.
Movilidad
La movilidad es uno de los aspectos en los que la gestión documental está avanzando y modernizándose. Así, las apps para dispositivos móviles diseñadas al efecto permiten automatizar el proceso y seguimiento de los documentos desde cualquier lugar, por ejemplo para validar las facturas. Suponen por lo tanto una clara mejora para la eficiencia de los negocios y una mayor calidad de trabajo y de vida para los profesionales. El responsable puede tener en sus manos la lista completa de facturas y su estado, ver una factura tal y como es recibida, acceder a datos clave de la misma y decidir sobre ella –aprobarla, devolverla…- directamente desde su dispositivo móvil. Pero tal y como señala el portavoz de Esker, hay que dejar claro que este tipo de apps, “no tienen por qué comportar ningún riesgo e particular, ya que el acceso a la información está protegido como en cualquier otro servicio móvil”. Para Informática el Corte Inglés el gran avance de la movilidad es que “ha sacado a la gestión documental de las oficinas para llevarla al lugar donde se necesita y cuando se necesita. Ya no se entiende un sistema de gestión documental que no vaya asociado a soluciones de movilidad. La movilidad permite además del acceso a la información desde cualquier dispositivo adecuado, la generación en origen de documentos electrónicos. Y gracias a los sistemas de firma biométrica combinados con soluciones de certificados y sellos electrónicos, los documentos creados en movilidad permiten incorporar firmas manuscritas con idéntico valor a las firmas estampadas en soporte papel.No existen riesgos específicos más allá de los propios a cualquier sistema de gestión documental tradicional. Serán necesarias, eso sí, medidas de tipo funcional y operativo que faciliten el uso de los dispositivos móviles, aunque realmente estos dispositivos cada vez se encuentran más integrados en los hábitos cotidianos”.
Las aplicaciones móviles y la interacción a través de Internet, se erigen como tendencias clave. Los beneficios que implícitamente conlleva esta implementación son relevantes: uso de canales más baratos, cross-sell/up-sell, rápido ROI y fidelización de clientes. Todo ello dando un mayor protagonismo a las comunicaciones que son la base de la productividad y la eficiencia, e indispensables para la toma de decisiones así como para la innovación. La inversión en tecnología avanzada especialmente relacionada con las comunicaciones permite acercarse más al cliente y desarrollar nuevos modelos de interacción para dirigirse hacia un servicio más centrado en el cliente, directo y orientado a ventas.
Desde Wolters Kluwer se señala que en realidad, “el dispositivo móvil no deja de ser una canal de entrada y salida para la gestión documental. Además, es uno de los canales que más demanda tiene en materia de gestión documental, no deja de ser un paso más dentro del mundo cloud. La gestión documental debe proporcionar cobertura al mundo de la movilidad, por supuesto no una cobertura del 100% de las funcionalidades, pero sí las principales funcionalidades que un usuario en movilidad puede necesitar”.
La administración de los datos y documentos en movilidad es muchísimo más eficiente si la solución de gestión documental es cloud, En este caso, se trata principalmente de un acceso a la información y documentación sobre la nube sin necesidad de complicación técnicas o de sincronización de documentos con los posibles problemas de integridad de información que eso puede suponer. “El riesgo principal –apunta Tomàs Font- desde mi punto de vista, es la seguridad de los datos en caso de pérdida del dispositivo móvil, pero actualmente en el mercado se pueden encontrar muchas soluciones para dispositivos móviles que garantizen la total seguridad en el acceso a los datos corporativos desde dispositivos móviles. De hecho, en los foros de tendencias del mundo cloud y de la mobility los slots dedicados a la cyberseguridad en movilidad y en la nube cada vez tienen mayor presencia”
En cuanto a formatos, y tal y como s4eñala el portavoz de Compart “el PDF ha resultado ser un desafortunado formato para las pantallas de smartphones y tablets. Sin embargo, los usuarios continúan a favor del formato PDF con su tradicional y familiar visualización A4. Sin embargo, el estándar de la página 21 x 29.7 cm ya no funciona en todas partes, por lo que los canales tradicionales orientados a A4 están siendo reemplazados por medios independientes del formato. HTML5 es el formato del futuro para estos dispositivos móviles”.
El auge de los sistemas de output management en el entorno digital de las organizaciones
Por Manuel Pulido Jr., Country Manager Compart Iberia
Todavía sigue siendo un problema en las grandes organizaciones cómo separar el proceso de creación y diseño del documento de su forma de entrega; sin embargo ello es una necesidad que va en aumento a la hora de generar documentos adaptados a los nuevos canales digitales de comunicaciones orientadas a los clientes. Los sistemas de output management están contribuyendo a solucionarlo.
El concepto de «output management» abarca en realidad todo el proceso del documento: desde la generación a partir de contenidos suministrados a través de distintos sistemas de entrada, todo el procesamiento posterior, la transmisión a los destinatarios deseados, hasta el almacenamiento del archivo. Por lo tanto, el output management consiste en la optimización de todo este proceso, incluidos la duración, la calidad y los costes. En los entornos digitales, donde los diferentes canales de salida tienen cada día mayor protagonismo dentro de las empresas y organizaciones, están demandando esta disciplina pues aporta una gestión centralizada para control y optimización de todo este proceso.
Pongámonos en una gestión habitual: muchas compañías programan el envío y distribución de sus documentos en sus aplicaciones corporativas y mientras sólo haya un canal de salida es un método que puede ser eficaz. Pero cuando el número de canales de salida aumenta, también lo hace la complejidad de la producción de documentos. Hay que tener en cuenta que la era de internet está propiciando la necesidad de abarcar mayor número de vías de entrega de los documentos; desde smartphons, tablets, pasando por los tradicionales PCs e incluso buzones electrónicos. Esta variedad en la entrega hace imprescindible la centralización de la gestión.
Con el sistema de output management como eje central, podemos añadir nuevos canales de comunicación en cualquier momento. La capacidad de varios canales y el poder cambiar sobre la marcha la vía de salida son las mayores ventajas de un servicio centralizado. En cuanto a la composición de los documentos, esto supone un alejamiento del formato tradicional de impresión A4 y un acercamiento a la composición que contemple los diferentes dispositivos de salida con independencia del tamaño de la pantalla. Aquí, nos encontramos con otra traba que radica en que la mayoría de los sistemas y herramientas de composición de documentos de hoy es que asumen el formato A4, que está diseñado para los canales tanto de de impresión como archivo, pero es muy poco adecuado para los nuevos medios digitales. En lugar de proporcionar páginas completas, sería mejor entregar los datos en formato XML, junto con su hoja de estilo XLS-FO, para que la presentación fuera independiente del dispositivo a presentar. Además, con HTML5, incluso se pueden añadir elementos audiovisuales, web, links y charts. Esto no sólo crea una distribución multidispositivo de los documentos, sino que también añade inteligencia a los mismos más allá de la visualización de texto. Todo ello viene con un cambio de paradigma: las aplicaciones para producir documentos deben de disponer de un sistema de output management.
Así pues, hoy en día, debemos estar más cerca de la «fuente», de donde se originan los documentos para poder realizar una distribución adecuada a los requerimientos de los negocios. Por eso, los sistemas de output management se están imponiendo en grandes organizaciones con volúmenes importantes de producción de documentos ya que agilizan la gestión, reducen costes y optimizan los resultados dentro del mundo digital de las comunicaciones de empresa.
¿Cómo resolver los mayores retos de la gestión de datos?
César Cid, director regional de preventa para el Sur de Europa de CommVault
Asegurar el cumplimiento tanto de la ley como de las políticas corporativas es una necesidad fundamental para la mayoría de las organizaciones. Para ayudar a reducir el riesgo y asegurar el cumplimiento de todas las normativas, es necesario contar con un software que ofrezca un enfoque integral y automatizado para la retención y el acceso a la información en toda la empresa, eliminando la necesidad de consultores externos costosos, proveedores de servicios legales o abogados externos.
Muchas organizaciones acumulan datos no estructurados durante décadas, tanto en el crecimiento exponencial de recursos compartidos de archivos, como el de correo electrónico, de los PCs de escritorio, de portátiles, incluso en cintas de backup, y todos contienen muchas copias de datos antiguos que ya no tienen valor para el negocio. Además, según un reciente estudio realizado por la consultora IDC en colaboración con CommVault, el 90% de las grandes empresas en España tiene datos oscuros, información con escasa visibilidad y a la que es muy complicado acceder.
El dato se ha convertido en un activo esencial para los negocios. Bien sea para cerrar una transacción en tiempo real, colaborar de forma efectiva o innovar, cada vez es más importante poder acceder con agilidad al dato adecuado. Sin embargo, acceder a la información no siempre es fácil, debido a la creciente complejidad de los entornos empresariales y al reto añadido de las normativas internas de las empresas, que muchas veces limitan este acceso, especialmente en el caso de los trabajadores móviles.
Por tanto, tenemos una ingente cantidad de datos sin importancia para la empresa que consume recursos y, por otro, tenemos escaso acceso a información que sí que puede ser importante para el negocio en un momento determinado. Un ejemplo: en caso de que las empresas necesiten, por motivos judiciales, acceso a la información protegida, debe garantizarse que la extracción de esta información sea posible de manera rápida, de forma que los procesos judiciales no se vean entorpecidos, y ofreciendo además garantías de que la información que se extrae del sistema conserva plenamente su integridad. De momento este escenario no es habitual en España, pero en otros marcos legislativos de otros países ya es una realidad, por lo que es importante que las empresas se vayan preparando.
El eDiscovery o Electronic Discovery es una terminología que comenzó a utilizarse en Estados Unidos y que cada vez está teniendo una mayor importancia en las empresas de todo el mundo. El objetivo primordial de eDiscovery es proporcionar herramientas para que la gestión de la conservación de la información implique también la gestión de la extracción de la misma. Esto no es sencillo, dado las cantidades ingentes de datos que almacenan las empresas y el hecho de que éstos están ubicados en múltiples repositorios.
Como respuesta, CommVault ha creado un diseño de administración de registros y eDiscovery que permite asesorar a los clientes sobre los requisitos de la políticas de almacenamiento legal, copia de seguridad y archivado. El equipo trabaja con el personal legal del cliente, y conjuntamente deciden la mejor manera de gestionar los datos, incluyendo las mejores prácticas para gestionar su ciclo de vida, desde su almacenamiento hasta la eliminación. Todo esto facilita enormemente a las empresas la toma de decisiones y la gestión de sus datos, pudiendo tenerlos disponibles en cualquier momento de una manera sencilla, y facilitando su borrado cuando así lo precisen.
El software Simpana de CommVault reduce considerablemente el coste, la complejidad y los riesgos de almacenar los datos de negocio a través de la utilización de políticas de almacenamiento basadas en el contenido. Estas políticas, definidas por el usuario, pueden basarse en criterios tales como nombre de archivo, el tipo, el usuario/grupo, la palabra clave, etcétera. A diferencia de los métodos obsoletos que «mantienen todo», el almacenamiento basado en el contenido permite a las empresas mantener sólo los datos que son importantes para el negocio. Esto puede reducir los costes de almacenamiento hasta un 70%, y racionalizar su localización mejorando la comprensión y acelerando la toma de decisiones inteligentes.
Las próximas tendencias
Jorge Corona, director de Desarrollo de Negocio de Esker Ibérica
Cloud y Movilidad son sin duda los dos aspectos que están determinando la innovación en este mercado. Como tendencias, las principales, irán por los siguientes derroteros:
Servicios Compartidos en la Nube. Frente a la antigua tendencia al outsourcing, se tiende ahora a externalizar la tecnología pero no las personas. Se trata por lo tanto de unidades de negocio que centralizan determinadas funciones y servicios de la empresa, lo que permite reducir costes a la vez que unificar y racionalizar tareas y esfuerzos. Procesos como la gestión de facturas de proveedores o los pedidos de clientes son fácilmente adaptables a este modelo, con mínimos costes por el hecho de utilizar tecnologías en la nube.
Por otro lado, las soluciones de automatización están evolucionando para ser cada vez más inteligentes y colaborativas, y en este sentido cabe destacar:
– Cuadros de mando. Ayudarán a las empresas a controlar la operativa diaria de sus procesos. Se trata de una función colaborativa y personalizable, que permite a los responsables de las áreas de negocio compartir información en tiempo real, a fin de tomar en cada momento las decisiones correctas.
– Gestión de incidencias. Esta funcionalidad, integrada en la gestión de pedidos, permitirá a las empresas mejorar su eficiencia en la gestión de reclamaciones y en la resolución de facturas, de manera que mejorarán la satisfacción de cliente, generando un impacto positivo en su negocio.
Empezar a crear una gestión documental correcta
Por Juan Leal Cárdenas, Director General de Lexmark España
Es primordial dar un paso atrás antes de lanzarse en un proyecto de gestión documental y resistir el impulso de comprar una herramienta de gestión antes de definir y medir cuales son los objetivos del proyecto:
- ¿Cuáles son los procesos a mejorar?
- ¿Cuál es el beneficio esperado?
- ¿Cuántos empleados se verán afectados?
Una vez definido el perímetro del proyecto, hay que investigar cuales son los recursos hardware y software utilizados actualmente e identificar los “gaps” para poder realizar las mejoras proyectadas:
- ¿Qué periféricos disponibles actualmente pueden capturar documentos?
- ¿En qué sistemas estoy almacenando los documentos actualmente?
- ¿Qué sistemas estoy utilizando para la gestión de mis documentos?
- ¿Cómo busco información?
Una vez que conocemos la situación actual y la situación esperada, se debe analizar el mercado para buscar el proveedor que permitirá a la empresa, mediante soluciones y servicios adaptados, obtener los objetivos deseados.
Los criterios de elección tendrán en cuenta:
- Las empresas que permitan a sus clientes reutilizar al máximo la infraestructura actual y que ofrezcan un retorno sobre la inversión más rápido.
- Las empresas que puedan cubrir la totalidad de las necesidades de Hardware, Software y Servicios
