TecnoFor lanza Process Intelligence: el camino hacia la automatización

«En TecnoFor hemos vivido muchas etapas. Temporadas gloriosas, como el despegue de ITIL o Jira, y temporadas durísimas, como las crisis económicas que nos pusieron en verdaderos aprietos. Toda una vida. Pero en todas las circunstancias siempre ha permanecido una idea en TecnoFor: primero el proceso, luego la tecnología», asegura Pablo Grueso, CEO de TecnoFor.

«Estos años nos han tratado bien. Hemos contado con el apoyo de clientes, compañeros, colaboradores… que nos han permitido crecer mucho. En tamaño, ya somos más de 70 profesionales, como en experiencia y visión. Ellos nos han dado la fuerza y el reconocimiento para dar un paso al frente como consultora, y definir la visión de nuestra empresa a través de nuestra propia disciplina: Process Intelligence».

Pero, ¿qué es Process Intelligence? Es una nueva disciplina de consultoría basada en entender y gestionar un área concreta de una organización en base a los procesos que ejecuta.

La actividad de una empresa es de naturaleza compleja, y esta complejidad está creciendo de forma exponencial a la vez que, cada vez más, las actividades se cruzan e interconectan. Esto da como resultado una gran sensación de caos a la hora de intentar dirigir un negocio, sumando además el hecho de que cuando se produce un cambio en una parte de la empresa, surgen efectos imprevistos en otras partes. De ahí el que sea natural la necesidad de un mapa de nuestra propia empresa.

Process Intelligence se ejecuta a través de seis pasos, que van marcando el camino, en forma de modelo de madurez, hacia la automatización de procesos:

1. Identificar procesos: este concepto, que puede parecer sencillo a priori, se vuelve extremadamente complicado cuando estamos en un contexto tan cambiante como el actual. Por eso recurrir a técnicas como Value Stream Mapping nos ayudará a hacerlo de forma sistematizada y consistente. Es imprescindible conceptualizar nuestra actividad en el grado de abstracción correcto, para no caer en una ambigüedad que no nos ayude en la gestión y tampoco aterrizar a tan bajo nivel que, con cada pequeño cambio en tu empresa, debas replantear tu mapa de procesos.

2. Visualizar procesos: una de las prácticas más útiles que las metodologías Agile han introducido en nuestro día a día es la importancia de la visualización del trabajo para hacernos conscientes del mismo. Desde un simple tablero Kanban a herramientas colaborativas, todos hemos experimentado la diferencia de entendimiento sobre una actividad compleja cuando la hacemos “tangible”. Visualizar un proceso nos permite siempre modelarlo con mucha más precisión, y detectar las interdependencias entre procesos.

3. Ejecutar procesos: tradicionalmente se ha criticado a la consultoría por aportar diagnósticos o soluciones en un powerpoint que se quedaba abandonado en el cajón de algún directivo. Nuestro mundo acelerado actual ya no nos permite generar una capa de estrategia separada de la operación. Necesitamos trasladar directamente los cambios en los flujos de trabajo sobre la herramienta que utilizarán las personas para completarlos. Por eso, es fundamental disponer de herramientas que sumen potencia empresarial pero sean fácilmente moldeables, como Atlassian Jira, de forma que los cambios en los procesos puedan trasladarse de forma casi inmediata al día a día.

4. Analizar procesos: cuando ves la diferencia entre lo que crees que pasa en tu empresa y lo que de verdad pasa, asusta. Los procesos se diseñan partiendo de situaciones ideales, del caso más probable y, como mucho, se introducen algunas variantes y excepciones. Nuestra capacidad humana tiene serias limitaciones para llegar más lejos en un trabajo “artesanal”. Pero ya no tenemos que limitarnos a diagramar en base a opiniones; estamos rodeados de herramientas que representan nuestros flujos de trabajo y, gracias a técnicas como el Process Mining, agregando información de las diferentes herramientas sobre las que se ejecuta un proceso en una plataforma como UiPath, podemos ver de forma gráfica los cuellos de botella, retrabajos, puertas traseras que eluden pasos de control…

5. Robotizar procesos: hoy no podríamos conducir un coche sin las asistencias que nos proporciona la tecnología. En la misma medida, ya no podemos gestionar los procesos de una empresa sin apoyarnos en la automatización de tareas. Conceptos como el RPA, Robotic Process Automation, ya están totalmente introducidos en procesos repetitivos de grandes compañías, y su popularización a todo tipo de actividades está siendo extremadamente rápida. Poder reducir el tiempo requerido para una actividad nos hará dar un mejor servicio así como minimizar los errores y liberar tiempo de las personas que los ejecutaban para tareas de mayor valor, para poder analizar el flujo de trabajo en lugar de solo ejecutarlo repetidamente. En este caso, el reto lo encontraremos en la selección de las actividades adecuadas, por ejemplo, con menor variabilidad, lo que habremos conseguido con las fases anteriores.

6. Escalar procesos: el objetivo de una gestión automatizada de procesos va mucho más allá de capturar eficiencias. Las limitaciones con las que hoy nos encontramos a la hora de diseñar nuevos modelos de negocio tienen que ver con la capacidad de ejecutar más rápida y económicamente, y por otro lado, del talento disponible en nuestra organización. Operar en base a procesos automatizados nos proporciona los recursos para poder introducir innovación sin necesidad de revolucionar nuestras empresas, liberando capacidades que nuestras organizaciones ya tienen.

La evolución acelerada de la tecnología está introduciendo muchos retos a nuestro alrededor, fuera y dentro de nuestras organizaciones. Por fortuna, esta misma tecnología puede ayudarnos a superar estos desafíos si somos capaces de utilizarla para reducir el ruido y centrarnos en aquello que es más importante en cada momento.

TecnoFor es una consultora de base tecnológica con foco en la automatización de procesos

TecnoFor nació en el 2004 como una empresa de formación en tecnología, vocación que no ha perdido en ningún

momento, y su amor por el conocimiento se percibe en todo aquello que hacen. Ahora, después de unos años de gran crecimiento internacional y coincidiendo con el lanzamiento de Process Intelligence, redefine su significado:

Primero desde el propio nombre, convirtiéndose en TecnoFor = TECHNOLOGY FOR, poniendo así el foco en el propósito de la tecnología: Tecnología PARA, porque como señala Pablo Grueso, CEO de TecnoFor, «sin estar al servicio de las personas, la tecnología solo es un capricho caro».

Segundo desde la imagen, eliminando el imagotipo y potenciando la simplicidad visual. Más sencillos, más cercanos.

Decía Eduardo Galeano que «somos lo que hacemos para cambiar lo que somos». TecnoFor tiene el sólido cuerpo de una compañía que lleva 17 años en el mercado, sumado a un corazón de start up, ágil y despierto, que les ha permitido hacer hasta convertirse en lo que hoy son: una consultora de base tecnológica con foco en la automatización de procesos.