La factura electrónica ha emergido como una herramienta clave para optimizar la eficiencia y asegurar el cumplimiento normativo en las organizaciones. Este tipo de soluciones se adaptan a diversas regulaciones, ayudando a evitar multas y garantizando seguridad con tecnologías como firmas digitales y cifrado. Sin embargo, su implementación presenta desafíos, como la adopción de nuevos métodos de trabajo, la interoperabilidad entre sistemas, la adaptación a normativas internacionales y la protección frente a ciberamenazas.
Para hablar sobre esto, BYTE TI ha organizado una webinar en colaboración con Alejandro Allende, Director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa; Manuel Márquez, Bussiness Developer Information Management de Canon; Francesc Núñez, ERP Product Manager de Wolters Kluwer; Nines Bueno, Gerente de cuentas y Responsable de producto de factura electrónica de Altim y Ronald Lozano, Engineering Legal Team Manager de Sage.
Beneficios de adoptar la factura electrónica
La adopción de la facturación electrónica está transformando las operaciones financieras de las empresas, con beneficios que abarcan desde la reducción de costes hasta el cumplimiento normativo. Nines Bueno, subraya este aspecto: «Para nosotros lo fundamental es el proyecto de digitalización que va a impulsar en las empresas pequeñas» Las grandes compañías ya han avanzado en su transformación digital, pero según Nines, las pequeñas empresas han ido «más despacio en este sentido”. La implementación de la facturación electrónica supone una gran oportunidad para que las pymes adopten tecnologías que les permitan optimizar y automatizar procesos clave, mejorando su competitividad en el mercado.
La reducción de costos se sitúa como otro de los grandes beneficios, y es que, la facturación electrónica permite evitar los errores humanos que surgen en los procesos manuales y reducir gastos operativos. Según Manuel Márquez, Bussiness Developer Information Management de Canon, «Estamos ahora mismo en un momento en el que, si hablamos de cuentas a pagar, el proceso es muy manual y requiere muchos pasos”.
Además, la facturación electrónica no solo es una herramienta de optimización, sino que también cumple con el marco legal actual, como la ley antifraude. Este cumplimiento normativo ayuda a las empresas, y en especial a las pymes, a tener un control más estricto sobre sus operaciones financieras. Francesc Núñez, ERP Product Manager de Wolters Kluwer destaca que esto promueve una competencia más leal: «Todo esté trazado, todo se pueda comprobar, va a hacer que la competencia sea, desde un punto de vista del negocio, más leal.”
Siguiendo este punto, Ronald Lozano, Engineering Legal Team Manager de Sage, resalta un punto clave: la facturación electrónica no solo implica un cambio tecnológico, sino una oportunidad para las empresas de analizarse internamente y definir hacia dónde quieren llegar. Según Lozano, «el principal beneficio es que es una oportunidad para la empresa para analizarse, ver qué quiere, hasta dónde quiere llegar.”
Otro punto clave es que la factura electrónica también genera una mejora competitiva significativa para las empresas. Además de los beneficios de automatización, cumplimiento normativo y sostenibilidad, este sistema mejora la gestión y precisión de los procesos contables. Alejandro Allende, Director de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, agrega que la facturación electrónica destaca que se logrará una «precisión y inmediatez de la disponibilidad de la información total”. Esto permitirá que las empresas reduzcan sus ciclos de facturación y cobro, lo que redundará en una mayor eficiencia operativa y financiera.
Los retos de las empresas
Esta implementación presenta varios desafíos para las empresas, que varían en función de su tamaño y contexto tecnológico. En palabras de Allende, la adaptación a la factura electrónica implica una serie de pasos que van más allá de la simple implementación de nuevas tecnologías, “Es necesario introducir nuevos elementos y soluciones que complementen lo que uno ya dispone. Este proceso también requiere abordar la interoperabilidad entre plataformas privadas y públicas y superar la resistencia interna al cambio. La integración de nuevas soluciones debe ser cuidadosa para asegurar el cumplimiento completo de los requisitos legales”.
La factura electrónica está transformando las operaciones financieras de las empresas, con beneficios que abarcan desde la reducción de costes hasta el cumplimiento normativo
Mientras que Lozano subraya que el principal reto es cómo mantener una ventaja competitiva en un entorno de digitalización uniforme, ”El principal reto es hacer un análisis interno para ver hasta dónde quiere llegar y hacer una planificación para ponerle velocidad”. Las empresas deben actuar con agilidad para transformar la implementación de la factura electrónica en una ventaja competitiva antes de que los competidores lo hagan.
El desafío varía entre empresas grandes y pequeñas. Para las pymes más grandes, según Núñez, la facturación electrónica representa una “oportunidad de digitalización, mientras que para los autónomos y pequeñas empresas, puede ser vista como una carga adicional”.
Por su parte, Márquez incide en la necesidad de gestionar entornos híbridos durante la transición, ”uno de los retos es saber convivir con estos canales y trabajar con cada uno de ellos. Las empresas deberán integrar tanto facturas electrónicas como documentos en papel y PDFs, lo que requiere una adaptación continua para asegurar una automatización efectiva”.
La automatización de las facturas
La inteligencia artificial (IA) ya juega un papel clave en la automatización de procesos de facturación ,y es que, su impacto continuará creciendo en los próximos años. Siguiendo este punto, Bueno destacó que la IA “ya se utiliza para automatizar procesos como la digitalización de facturas”, y aunque la nueva ley impulsará su uso, “no es algo nuevo”, pues ya está integrada en muchos negocios.
Márquez agregó que en Canon emplean IA para “la clasificación documental y extracción de datos”, destacando el papel del machine learning, que permite gestionar datos sin depender del formato. Además, mencionó que herramientas como ChatGPT permitirán interactuar con sistemas de manera más natural, facilitando el acceso a información sobre facturas y pagos.
Francesc Núñez señala que la facturación electrónica obligatoria presenta una oportunidad para “centralizar datos de facturación accesibles para agentes autorizados”, lo que a su vez permitirá un análisis masivo de datos con IA, un aspecto fundamental para mejorar la eficiencia en los negocios.
Por su parte, Lozano subraya que la IA no solo es valiosa por su capacidad de análisis, sino por su función como “asistente predictivo”. En su opinión, los sistemas podrán anticiparse a las necesidades de los usuarios y ofrecer asistencia proactiva, mejorando significativamente la gestión de los datos.
Mientras que para Allende, el verdadero reto de la IA será su rápida evolución y su adopción por parte de las pequeñas empresas. Afirmó que la IA aportará grandes ventajas en áreas como el “reconocimiento de facturas y el análisis predictivo”, permitiendo detectar información que pasa desapercibida al ojo humano
La seguridad de los datos
Para garantizar la seguridad de los datos, los distintos ponentes coincidieron en varios aspectos clave. Ronald Lozano, de Sage, subrayó la importancia de contar con un «asesor 360», que permita una visión integral tanto en el aspecto tecnológico como en la adecuación organizativa. En su opinión, «la mayoría de los agujeros de seguridad se producen por un mal uso de las herramientas o la información”.
En palabras de Francesc Núñez, de Wolters Kluwer, la seguridad está muy vinculada al uso adecuado de las herramientas. Señala que «el ADN de la seguridad tiene que empezar en el uso del software». Además, para garantizar la continuidad del negocio, resalta que se necesita «confianza y fiabilidad en el partner”.
Como bien dicen sus compañeros, Manuel Márquez, de Canon, está de acuerdo en que cumplir con las normativas es esencial, pero advierte que «la seguridad del dato no solo se basa en la seguridad de la factura electrónica», sino que debe ser un compromiso de toda la organización. En su opinión, es clave que la empresa adopte una visión global de la seguridad, que abarque todos los aspectos de su funcionamiento.
Finalmente, Nines Bueno, de Altim, destacó que, para asegurar la continuidad del negocio, es esencial realizar un «análisis de los posibles impactos» a nivel tecnológico y de recursos, así como identificar los riesgos. Para ella, «la seguridad se garantiza utilizando protocolos seguros, certificados digitales y estándares de cifrado».
EMPRESAS PARTICIPANTES
Altim
Con su amplia experiencia en el sector, Nines Bueno, Gerente de Cuentas y Responsable de Producto de Altim, destacó la necesidad de un enfoque integral en la implementación de la factura electrónica. Factur@ltim no solo cumple con los requisitos legales, sino que va más allá, ofreciendo una solución flexible y escalable que se adapta a las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Nuestro compromiso con la excelencia se refleja en nuestro acompañamiento personalizado a lo largo de todo el proceso, desde el diseño de la solución hasta su puesta en marcha y el soporte posterior. Con Factur@ltim, nuestros clientes pueden estar seguros de que cuentan con un socio confiable para optimizar sus procesos de facturación.
ZeroComa
«La transición a la factura electrónica se vuelve inminente para las empresas españolas. Si bien el cumplimiento legal es el motor principal, esta transformación trae consigo grandes ventajas: mayor eficiencia, reducción de costes, optimización de procesos y mayor seguridad. Adaptarse a este nuevo escenario conlleva desafíos como la integración con los sistemas que puedan tener las empresas o la personalización según sus necesidades, Por lo que es esencial contar con un socio tecnológico con experiencia para garantizar el éxito.
ZeroComa, con su amplia trayectoria en el mercado de la factura electrónica y una base sólida de clientes, se posiciona como el aliado ideal. Su equipo de expertos proporciona un servicio completo: desde la adaptación de los sistemas del cliente hasta la implantación de nuevas herramientas, con el objetivo de, no solo asegurar el cumplimiento normativo, sino también maximizar los beneficios de este cambio, con el menor impacto posible.»
Canon
La facturación electrónica obligatoria impulsa a las empresas a modernizar sus procesos de gestión. En Canon, posibilitamos la transición de la factura tradicional a la factura electrónica con soluciones que automatizan la extracción de datos mediante IA, aprobaciones, asignaciones de costes y contabilización. De esta forma, reducimos costes y tareas manuales. En nuestros más de 30 años de experiencia en digitalización y automatización de procesos hemos ayudado a empresas como Volkswagen Financial Services, OROBrands o Grupo Puma a optimizar sus operaciones y, ahora, consolidamos nuestro liderazgo con la creación de Canon Information Management Solutions para garantizar soluciones innovadoras del futuro.
Wolters Kluwer
La próxima implantación de las nuevas normativas de facturación (Ley Antifraude y Ley Crea y Crece) supone un gran reto para las pymes, pero también una oportunidad única para impulsar su transformación digital, ganando en eficiencia y competitividad. Estas regulaciones van a exigir una gestión más eficiente y transparente, lo que obligará a las pymes a dotarse de un software adecuado. Soluciones como a3factura y a3innuva ERP, de Wolters Kluwer, facilitan esta implantación, asegurando el cumplimiento normativo y optimizando la facturación y gestión del negocio. Además, se integran con el software del despacho profesional, lo que permite el intercambio de información de forma automática con el asesor, lo que evita errores y desplazamientos y proporciona información en tiempo real. El apoyo y acompañamiento del asesor y también del partner tecnológico será clave para adaptarse a estos cambios con éxito y aprovechar todas sus ventajas.
Sage
Como organización tenemos que realizar un análisis interno para encontrar nuestro punto de partida y fijar nuestros objetivos de digitalización más allá de la obligación legal y de una actualización del software. Es una excelente oportunidad para conocer y mejorar nuestros procesos de facturación, de cobros y de pagos. Todas las empresas vamos a contar con herramientas similares y nos vamos a enfrentar a los mismo retos, las que mejor se conozcan y elijan las mejores herramientas podrán conseguir una ventaja. Es importante buscar el mejor apoyo y asesoramiento en el proceso.
