Ante la inminente obligatoriedad de la factura electrónica en España, la automatización de procesos que permitirá a las organizaciones que puedan organizar los flujos de facturación antes de adentrarse en proyectos todavía más complejos. En este webinar hablamos de una de las soluciones que pueden facilitar todos estos procesos: Yooz.
Uno de los problemas que tienen las empresas y, sobre todo, los departamentos de contabilidad es el tratamiento de las diferentes facturas de compra. En muchas ocasiones se trata de procesos tediosos, repetitivos y poco productivos. Y es que, cuando se trata de trabajar y gestionar las facturas, hay momentos en los que se llega a hacer incluso de forma manual. Con ello, los procesos se ralentizan afectando a la productividad del departamento.
La cuestión es que a día de hoy, son numerosas las organizaciones que tienen tecnología anticuada lo que hace que, desde el momento en que se realiza una compra, se genera la factura y se paga aparezca uno de los procesos más ineficientes que actualmente existen en las organizaciones. Por este motivo, la automatización de cuentas a pagar se convierte en una solución imprescindible que permitirá agilizar todos los procesos y destinar al personal a tareas más cualificadas y de mayor valor.
En este contexto, Yooz se ha convertido en uno de los referentes en el tratamiento de las cuentas a pagar. La sencillez de uso, así como la facilidad de implementación y el coste ajustado ha hecho que cada vez más empresas apuesten por esta solución para digitalizar las facturas de compra. Tal y como explicó Christian Muñoz, product evangelist de la compañía, “Yooz es una empresa nacida en la nube en el año 2010. Actualmente, tiene presencia en Estados Unidos y en Europa. Anualmente, tiene un crecimiento de 40% sostenido y está homologada por la AEAT. La compañía tiene presencia en más de 40 países y cuenta con más de 5 000 clientes y 200 000 empresas que nos llevan a tener un total de 300 000 usuarios”.
Los datos demuestran que esta solución procesa más de 200 millones de documentos y su éxito radica en que se trata de una solución potente que se combina con una puesta en marcha muy simple, rápida para ofrecer a todas las empresas, sin importar tamaño e industria, una solución muy simple, muy económica y sin riesgos, para justamente automatizar y digitalizar el proceso de las cuentas a pagar.
Tal y como explicó Christian Muñoz, “tenemos clientes de diversos sectores de actividad de varios tamaños que incluso son asociaciones de expertos fiscales. Pero todos ellos, tienen una cosa en común y es que, todas ellas tienen la necesidad de tener una trazabilidad y una automatización muy fuerte de todos sus documentos y hacer que estos documentos lleguen o se puedan centralizar, dado que están dispersos en diferentes filiales”.
La importancia del feedback
Una de las grandes características de la compañía es que conceden una gran importancia a la opinión que dan los clientes. Tal y como explicó el portavoz de Yooz, “utilizamos este feedback que nos proporcionan los clientes y aplicamos mejoras a nuestra aplicación. De esta forma, nos aseguramos de que la solución avanza a la misma velocidad en la que está avanzando el mercado y podemos satisfacer todas las necesidades que tienen nuestros clientes”.
La sencillez de uso, así como la facilidad de implementación y el coste ajustado ha hecho que cada vez más empresas apuesten por esta solución para digitalizar las facturas de compra
La nueva Ley Crea y Crece modifica de forma sustancial la forma en la que las empresas y autónomos emiten sus facturas y éstas tienen que ser en formato electrónico de forma obligatoria. Con la implementación de la solución de automatización de Yooz, permitirá anticiparse a la obligatoriedad, cumplir con requisitos legales futuros y mejorar la eficiencia y la competitividad del negocio. Tal y como explica Muñoz, “con la implementación de la factura electrónica, se busca tener un aliado muy poderoso para la lucha contra la morosidad. Se busca que se agilicen procesos de facturación y pago y que de esta forma, se reduzcan tiempos de espera y que se pueda mejorar la gestión de los cobros, lo que ayuda a mantener la salud financiera financiera de la empresa”.
Además de intentar agilizar los cobros, la nueva ley es un paso más en la lucha contra el fraude. Pero, la factura electrónica nada tiene que ver con la automatización. ¿Cuál es la diferencia? ¿En qué difieren? Tal y como aseguró Muñoz, “si automatizo mis facturas, ¿quiere decir que ya todas mis facturas son electrónicas? Si emito y recibo facturas electrónicamente, ¿quiere decir que no necesito automatizar el procesamiento de las mismas? Una factura electrónica, es una factura que se emite o se recibe en un formato estructurado que facilita la lectura del documento por los robots o por los sistemas informáticos. Con ello, pueden ser tramitadas de manera igualmente automatizada por sistemas informáticos de pago y contabilidad de receptor. Los formatos estructurados de los que hablo son los lenguajes XML, Facturae o Edifact. Una factura electrónica no es una factura que llega por correo electrónico ni una factura que llega en PDF. Son formatos muy concretos. Contar con un sistema de facturación electrónica te va a ahorrar tiempo, te va a reducir costes y facilitará que cumplas las leyes tributarias”.
A continuación es cuando entra en juego la automatización. Tal y como explicó el responsable de Yooz, “esto se refiere al proceso de optimizar y simplificar la gestión de facturas a través de herramientas y sistemas automatizados. La automatización de facturas implica tener un software especializado que va a capturar, procesar, aprobar y a contabilizar las facturas de manera eficiente y sin intervención manual. Es decir, mientras que la factura electrónica se centra en la forma en la que se presenta y almacena el documento, la automatización de facturas se enfoca más bien, en mejorar y agilizar los procesos asociados a la gestión de facturas, utilizando tecnología para optimizar el flujo de trabajo, desde la recepción hasta el pago”.
Automatizar las facturas de compra
En este contexto, la automatización de cuentas a pagar no solo simplifica los procesos financieros, sino que también allana el camino para la transición hacia la factura electrónica. Un software de automatización de cuentas a pagar como el de Yooz no sólo va a ofrecer esta serie de ventajas, sino que va a permitir a las empresas cumplir con los requerimientos que son impuestos por la Agencia Tributaria. Al automatizar los procesos, la empresa también puede evitar cuellos de botella y mejorar relaciones con proveedores y con clientes.
Tal y como explicó Muñoz, con la incorporación de esta solución “se produce un aumento de la productividad al automatizarse las tareas repetitivas del proceso financiero. En el momento en el que se automatizan esas labores, se reducen los costes de gestión hasta en un 80%. De igual forma, se va a mejorar la precisión y la rapidez, porque los detalles de cada factura se van a extraer automáticamente y esto va a evitar errores de introducción de datos comunes en los procesos manuales. Y además, todos los documentos se van a procesar a través de una única plataforma. Yooz favorece una trazabilidad accionable y esto va a facilitar una visión más clara de la situación financiera al integrar informes precisos de transacciones y conciliaciones con el sistema de ERP de la organización con lo que va a mejorar el rendimiento de los costes. La plataforma de automatización va a validar automáticamente datos de facturas, asegurando el cumplimiento normativo y detectando actividades fraudulentas en una fase muy temprana de un proceso de validación”.
