Con el lanzamiento de Canon Digital HR, producido el pasado mes de septiembre, la organización ha querido adaptar sus soluciones de digitalización y gestión documental. ¿La razón? Facilitar la gestión integral de la información y documentación al departamento de Recursos Humanos (RRHH).
Ahondando en sus prestaciones, Canon Digital HR facilita la extracción automática de la información contenida en los documentos para luego integrarla en los sistemas y en los procesos de negocio; también lo hace en lo referente a la generación de trabajos electrónicos, el archivo centralizado y seguro de la información y su automatización, además del control electrónico de procesos. Con cada uno de estos procesos lo que se consigue es incrementar la productividad, el control y la visibilidad total de la información, al tiempo que se logra una disminución de costes y el fortalecimiento del cumplimiento legal.
La solución de gestión documental Canon Digital HR captura, procesa y entrega la información de RRHH para un procesamiento más ágil
Agilizar y controlar los procesos de selección (donde descubrimos la creación de formularios electrónicos de solicitud de puesto) y mejorar la experiencia de los nuevos empleados en el proceso de contratación son también puntos clave. A este respecto, y según señala la propia Canon, es posible ahorrar una media de tres días en comparación con un proceso que requiera de la firma manuscrita en papel.
Con Canon Digital HR, los expedientes de los trabajadores se almacenan electrónicamente de forma segura y pueden recuperarse al momento. En cuanto a los procesos de solicitud y aprobación, se garantiza transparencia y agilidad junto a las notificaciones necesarias. En este sentido, las comunicaciones internas se hacen efectivas a través de un portal donde cada empleado tiene acceso a la información que le corresponde. La caducidad y la renovación de los contratos también se controlan de manera electrónica. Cuando finaliza la relación laboral, controla el periodo de retención de la información del empleado para facilitar el cumplimiento; gestiona los procesos de firma electrónica legalmente vinculante; y genera las notificaciones oportunas para el cierre del acceso a los sistemas.
Con el fin de optimizar la gestión de RRHH, Canon Digital HR se ha alineado con las tendencias corporativas de integrar procesos de negocio 100% electrónicos: al generarse y procesar en formato electrónico lo que se obtiene es un importante ahorro en materia de costes además de una mayor automatización de procesos y productividad. Canon Digital HR se encuentra, en otro orden de cosas, especialmente indicado para las compañías con trabajadores autónomos, y también existe una versión en la nube. Por último, comentar su adaptación a posibles nuevas regulaciones o modificaciones en las actuales normativas y que pueden significar un desafío en lo a que gestión de la información se refiere. Según datos aportados por la multinacional, con este producto es posible incrementar en un 33% la agilidad de los departamentos de RRHH apostando por tecnologías de captura y extracción automática de formularios, sin olvidarnos del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, un mejor servicio al trabajador o una mejor visibilidad de los procesos a desarrollar.
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