Las empresas están sujetas a un sinfín de normas y regulaciones en su funcionamiento cotidiano. Muchas son bien conocidas y aplicadas, pero, como toda norma relativamente nueva y en un campo tecnológico, la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, más conocida por sus siglas LOPD, no siempre es bien entendida ni aplicada. Para ayudar a las empresas en múltiples facetas relativas a su correcta implantación y cumplimiento, así como en el mantenimiento posterior, analizamos aquí una aplicación específicamente diseñada para guiar en un amplio conjunto de puntos.
Una de las primeras cualidades que se aprecia en el software Gest LOPD 2008 es que está bien preparado para su operación en pequeñas empresas, que son precisamente las que tiene más complicado contar con personal especializado para la gestión de este tipo de tratamiento de información digital, o para contar con ayuda externa profesional.
Un factor añadido es que el programa contempla el uso con varias empresas o identificadores fiscales, una problemática nada inusual en pequeñas empresas con varias actividades solapadas. De esta forma cada empresa podrá realizar sus propias declaraciones de forma individual, como realiza otras presentaciones fiscales o laborales.
Uno de los primeros puntos donde se comienza a apreciar la funcionalidad del paquete es la facilidad con que el paquete se instala y comienza a rendir beneficios rápidamente. El programa contempla prácticamente todos los procedimientos y documentación relativa a la normativa de protección de datos. Esto incluye acciones como el personal externo a la propia empresa, o las empresas subcontratadas, que vayan a manipular alguno de los archivos de la empresa que contengan datos afectados por la LOPD, como otras áreas.
La documentación a conocer por las personas relacionadas con el tratamiento de los archivos, así como los contratos que deben firmar (confidencialidad, cesión de datos, registro de copias de seguridad, y un largo etc) están contemplados en el programa que lleva un registro de todos ellos, para facilitar su posterior control.
El programa hace un buen uso de la ubicuidad de información y en varios casos, al pulsar sobre una opción remite a una ventana o ficheros de las agencias oficiales. Por ejemplo la opción de Inscripción de ficheros de titularidad privada, abre una ventana del navegador predeterminado en el equipo que recoge el formulario de la agencia de protección de datos.
En este caso se trata de un formulario, de tipo PDF, dinámico suministrado por la Agencia de Protección de datos desde su página Web www.agdp.es, que se puede rellenar en línea para enviar la información mediante presentación telemática, con o sin certificado digital de la empresa.
El único inconveniente que se puede achacar al programa es la falta de un asistente que ayude al usuario novicio en estos temas, que son prácticamente su público objetivo, para iniciarse con un tema que está bien resuelto, pero es complejo ya que consta de múltiples apartados. A pesar de ello, sin duda esta aplicación resulta de gran ayuda para la Pyme de cara a que no dependan de una empresa externa para cumplir correctamente con las exigencias establecidas por la Ley de protección de datos.
