a3doc cloud se trata de un gestor documental colaborativo en la nube que facilita la labor de compartir e intercambiar documentación de forma bidireccional (despachos profesionales y clientes), accediendo a ella a través de una aplicación disponible tanto para el sistema operativo Android como iOS. A este respecto, la propuesta de la firma se encuentra totalmente integrada con su solución a3ASESOR (incorpora software de gestión, contenidos, servicios y formación) y también puede utilizarse con las herramientas de Adobe, explorador de Windows y Office; como resultado, es posible archivar la documentación que se ha generado e importar ficheros directamente de un escáner.
Wolters Kluwer a3doc cloud es una solución basada en la nube y disponible en forma de app para compartir de manera bidireccional tanto la documentación disponible en el producto a3ASESOR como en las aplicaciones Adobe u Office.
En el caso de a3ASESOR, a3doc cloud aplica de manera automática la confidencialidad definida por el primero, pudiendo concretar de igual forma derechos adicionales por usuario desde la propia aplicación. A la hora de utilizarla, el producto se nutre de una única ficha de clientes, centros, empresas, trabajadores y expedientes facilitada por el propio a3ASESOR. Mientras tanto, un icono identifica de manera gráfica el origen de cada uno de los documentos disponibles, tanto si son generados por soluciones de Wolters Kluwer como si se trata de documentación externa.
La propuesta, que fomenta los entornos de trabajo colaborativo en la nube informática, cuenta con una opción para compartir documentos vía e-mail o Whatsapp, subir imágenes o consultar los archivos guardados como favoritos sin conexión a Internet. Asimismo, es posible establecer perfiles de usuario y gracias a su sistema de alertas y de avisos asesor y cliente disponen (en todo momento) de la información actualizada que precisan. Destaca, por otro lado, la integración de un flujo de aprobación gracias al cual el asesor acepta o rechaza los documentos que ha subido un cliente para garantizar de esta manera la mayor eficacia y productividad posibles. El sistema de trazabilidad de a3doc cloud confiere un control del estado de cada uno de los documentos para, por ejemplo, evitar errores o duplicidades.
Con el producto de Wolters Kluwer, toda la documentación disponible queda organizada, almacenada y clasificada automáticamente, pudiendo llevar a cabo un seguimiento y control de las acciones que realizan los clientes. Entre sus características, también descubrimos un motor de búsqueda que permite realizar búsquedas en función de diferentes criterios (por ejemplo, tipo de documento, fechas o NIF de clientes) o por contenido. Este mismo motor, además, puede localizar empleando una única palabra los documentos que la contengan o llevar a cabo una búsqueda a través de atributos personalizados.
Teniendo en cuenta el modelo de organización de la documentación, se permite una flexibilidad en la creación del árbol de categorías y también la posibilidad de publicar plantillas propias y gestionarlas desde nuestro gestor documental para luego vincularlas al cliente que corresponda. Para finalizar, comentar que se han aplicado varias medidas de seguridad y de control; es posible efectuar un seguimiento de las acciones; y definir la caducidad de los documentos genéricamente o de manera diferenciada para cada una de las carpetas existentes.
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