Dentro de la suite de gestión documental MyDOCument de Kyocera, nos encontramos con esta propuesta a la que el fabricante define como ‘Smart Solution’. En concreto, Kyocera MyDOCument Proveedores es una solución para la digitalización del apunte contable donde todo el proceso queda automatizado: digitalización de la documentación, captura automática de los datos y exportación al programa de contabilidad correspondiente.
En el proceso de desarrollo de esta herramienta, sus creadores han recurrido al software de captura de documentos Kofax con el propósito de brindar una solución estandarizada capaz de reducir tiempos, recursos y costes asociados a los procesos de gestión de facturas de los proveedores. Como resultado, los trámites de captura, tratamiento y aprobación de las facturas permanecen no sólo automatizados sino también controlados y optimizados.
Kyocera MyDOCument Proveedores es una solución que simplifica la transformación digital del proceso de contabilidad de las empresas, proponiendo un proceso de extracción automático y de exportación de la información
En el caso de la captura de los documentos, esta tarea se realiza de manera automática y a través de ‘carpetas calientes’. De igual forma, el sistema puede reconocer y capturar los datos básicos de las facturas de los proveedores con independencia de donde se encuentre la información dentro del propio documento. ¿Y la validación de esos datos? De manera paralela a los trabajos de reconocimiento y captura, MyDOCument Proveedores efectúa un conjunto de validaciones internas que ayudan a confirmar que-efectivamente-esa información es verdadera. Otra de sus funcionalidades es la posibilidad de tener asociados y clasificados cada uno de los documentos que intervienen en la gestión. También resulta de interés su herramienta para el diseño y automatización del proceso de validación y la generación de un pre-asiento contable. Junto a la información que se ha recogido (a la que se une la propia de cada cliente y se añade durante el proceso) la solución facilitará un fichero para incorporarlo a un programa ERP si así fuese necesario. Por su parte, los expedientes facilitan la consulta de toda la documentación relacionada como albaranes o facturas al finalizar cada uno de los procesos puestos en marcha.
Los beneficios de esta propuesta se resumen en seis puntos principales. El primero está relacionado con la eficiencia de procesos, pues logra simplificar y reducir los recursos que se necesitan para la gestión de las facturas. La optimización es el segundo ya que se evitan los errores humanos en la transcripción de los datos de la factura, así como retrasos que resultan innecesarios. Desde el punto de vista de la seguridad, Kyocera mantiene la confidencialidad de la información y consigue que ésta no se extravíe o pierda. La cuarta ventaja está relacionada con el hecho de saber en cada momento en qué punto del flujo de trabajo se encuentra cada documento y quién es la persona encargada de su gestión. Con MyDOCument Proveedores se simplifica la tarea referida a la tramitación de aprobaciones y también la relacionada con la asignación de documentos a diferentes departamentos, divisiones o áreas. Por último, el trato con el proveedor también mejora al recortarse los tiempos de ejecución de los procesos y automatizar el lanzamiento de las distintas notificaciones.
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