El Palacio Municipal de Congresos de Madrid (Campo de las Naciones) ha sido el escenario de X Edición de las Jornadas AUSAPE (Asociación de Usuarios de SAP España). Bajo el título de “TIC Vs Crisis”, los asistentes pudieron contar con dos interesantes mesas de debate en las que se trató este tema desde diferentes perspectivas. En ellas participaron importantes cargos de instituciones como FUNDETEC, ICD y Gartner, así como expertos y personal directivo de empresas como SAP, Informática El Corte Inglés, Seidor o T-Systems, que dieron una visión más personal y práctica sobre este tema. El broche de oro a esta Jornada la puso una interesante exposición final de Médicos Sin Fronteras que mostró su experiencia personal explicando los detalles de su proyecto de despliegue de una solución financiera internacional y las lecciones aprendidas desde un punto de vista de la calidad de las implantaciones.
Huyendo del recorte de gastos, y por ende también de la inversión, en esta X Edición de las Jornadas AUSAPE se pusieron sobre la mesa términos como “innovación”, “certificación”, “calidad”, “optimización”… Todos ellos abanderados por el uso inteligente de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) como motor de progreso y una alternativa probada para conseguir importantes ahorros de costes, tanto para la empresa privada como para la Administración Pública.
La inauguración de este evento corrió a cargo de José Juan Novas, presidente de AUSAPE, que dio algunas pinceladas sobre la situación actual, con propuestas como la de evitar frenar las inversiones en tecnología, teniendo en cuenta lo que estos departamentos puedan aportar como ayuda a la hora de mantener la competitividad de las empresas.
A continuación, tomó la palabra a Fernando Jofre, periodista especializado en TIC, colaborador de BYTE, quien actuó como moderador en estas mesas de opinión.
Análisis de la situación: una visión estratégica
La primera de estas mesas estuvo compuesta por una serie de reconocidos expertos y analistas del sector, como Alfonso Arbaiza (Director General de FUNDETEC) – Lluís Altés (Director General de IDC para España y Portugal), Patricia Cody-Otero (Vice President, Gartner Spain & Portugal Country Leader) o José María Sabadell (Chief Operating Officer SAP Iberia).
En ella se buscaron respuestas a la hora de afrontar el escenario actual desde la perspectiva de las TIC y su papel en las empresas, incidiendo sobre las prioridades actuales en un entorno global como el que vivimos, el contexto y las tendencias que se están siguiendo o se deberían seguir o el papel que juegan las PYMES y el canal de distribución en cuanto a inversión cualificación, etc. Por último, se dieron también una serie de buenas prácticas y consejos que deberían llevar a cabo los CIOs para ver una oportunidad en este periodo de crisis, cómo reducir costes sin afectar a la calidad de los servicios de TI, etc.
Por parte de las dos consultoras, se presentó el panorama a nivel internacional, con datos globales sobre los niveles de crecimiento y la inversión que se está haciendo en TIC en el resto de países. Por ejemplo, Patricia Cody-Otero (Gartner) dio a conocer una serie de datos extraídos de un reciente simposium, presentando una previsión de crecimiento global de en torno al 2,8% para el 2009, reduciendo las cifras que manejaban anteriormente.
También habló sobre la gran diversidad existente, con zonas que siguen manteniendo un elevado nivel de crecimiento, como India, Rusia o China, o mercados como el del software y las telecomunicaciones sobre los que no se prevé un descenso significativo durante el próximo año, al contrario de los que se vaticinan para el mercado del hardware y los servicios.
Por su parte, LLuis Altés (IDC) presentó a España en los últimos puestos en cuanto a productividad e innovación con respecto a la mayoría de los países de nuestro entorno.
En esta apartado, se presentó a las empresas en dos contextos diferentes: aquellas que ven las TIC como una “comodity” y las que sí perciben este departamento como algo que aporta un valor diferencial y en las que resulta muy importante que el responsable de tecnología esté alineado con el negocio.
En estas empresas, la inversión en TIC está dividida en tres conceptos: “Run”, “Grow” y “Transform”. El primero de ellos se lleva entre el 70% y el 80% del presupuesto y representa la eficiencia. Son los gastos en sistemas e infraestructuras ya existentes. Lo que hace que la empresa funcione.
El segundo de ellos, “Grow”, tiende más a la eficacia. Suele contar con entre un 20% y un 30% de presupuesto y está destinado a las inversiones en la mejora de procesos destinados a ayudar a al empresa a crecer sobre su mercado actual y su base de clientes ya existente.
Por último, “Transform” es el área destinado a innovar, con ideas novedosas que les permitan crecer con clientes o mercados no existentes hasta el momento. Aporta un valor añadido o una ventaja competitiva y suelen llevarse entre el 0% y el 10% de la inversión total.
La mayoría de los gastos de la empresa estarán en “Run” y “Grow”. Cortar la inversión en “Transform” puede suponer dejar a la empresa un paso atrás con respecto a la competencia. El reto es conseguir la eficiencia en “Run” para, con esos ahorros, realizar las inversiones oportunas en “Grow” y “Transform”.
Por último, se incidió en el concepto de que “ya hemos estado antes aquí”. Ha habido otras crisis anteriores y de ellas también hemos salido. Lo importante es confiar en aquellos que ya han pasado por ello y que conocen las pautas que hay que seguir para transformar estos periodos en una oportunidad
FUNDETEC – Traslado al mercado Local
A través de Alfonso Arbaiza, director General de FUNDETEC, se encontró una óptica más local a la hora de analizar esta crisis, sus efectos y cómo pueden ayudar las TICs y la innovación a la hora de enfrentarse con este panorama.
Inició su presentación hablando de la importancia de las PYMEs en el contexto Español, que representan el 90% de las empresas de este país y dan trabajo al 55% de la masa salarial.
Desde FUNDETEC lo que se pretende es que las PYMES inviertan en TIC, buscando contextos donde las tecnologías puedan aportar valor a los pequeños empresarios en temas muy diversos, que van desde el equipamiento hardware y software, hasta la factura electrónica o XBRL.
Presentó datos impactantes acerca de los niveles de productividad de las PYMEs, a través de los resultados de un estudio que muestran que “más del 20% del tiempo de los fundadores de las PYMEs es improductivo”, o que el “otro 20% del tiempo, más de un día a la semana, se emplea en atender correo electrónico únicamente”.
También incidió en el bajo nivel de confianza que representa el canal de distribución como asesor tecnológico en nuestro país y la necesidad una especialización para atender de forma adecuada las demandas de este tipo de empresas.
Por último, mostró algunos datos sobre las ayudas del Gobierno a través del Plan Avanza, o de las distintas administraciones locales como los portales tecnológicos, el Programa PIATIC (Asturias) o el Programa idea&DecI+De (Castilla y León).
SAP – En primera persona
Teniendo en cuenta que SAP es el nexo común que une a todas las empresas asociadas a AUSAPE, también pudimos contar con la presencia de José María Sabadell (Chief Operating Officer SAP Iberia) para conocer la visión de este fabricante sobre el panorama actual y su aportación estratégica a la hora de ayudar a las empresas a elegir la innovación tecnológica para contrarrestar los efectos de esta crisis.
Muchas compañías prevén que, a partir del segundo semestre de 2009, los grandes procesos de ajuste habrán finalizado. En ese momento se empezará a vivir en un periodo de estabilidad en la parte más baja. Las prioridades en ese momento serán ajustar la oferta a la demanda a través del concepto de innovación, que muchas veces puede significar volver a antiguas prácticas
Sabadell mostró algunos escenarios que se van a conformar para iniciar este proceso de “Selección Natural”, como la expansión internacional, el lanzamiento de nuevos servicios y productos en el mercado nacional, cambios en los modelos de comercialización y distribución, ventas o transferencias de parte del negocio, o ajustes en cuanto a los recursos internos. Los departamentos de TI tendrán que responder de forma adecuada a todos estos desafíos y adaptarse para dar respuesta a las nuevas demandas que se están generando.
Empresas de Servicios: entre la crisis y el soporte al cliente
Para conformar la segunda de estas mesas de debate, hemos tenido también en cuenta que el partner es un excelente interlocutor a la hora de conocer la realidad de sus clientes. La idea es buscar el lado más “pragmático” de este planteamiento, reuniendo sobre la mesa a una serie de empresas y consultoras (Informática El Corte Inglés, Seidor, T-Systems y SAP Iberia) que compartieron con los presentes su experiencia personal en todos estos temas. También mostraron cómo sus soluciones y servicios pueden ayudar a las empresas en tiempos de crisis, mediante una serie de propuestas “reales” a través de las que pueden ayudar a potenciar determinadas áreas dentro de las organizaciones, mejorar y optimizar la gestión de los recursos y, en definitiva, conseguir un importante ahorro de costes a través de la inversión en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
La participación de Alejandro Victoria (Director Centro de Servicios SAP – División ERP – Informática El Corte Inglés) giró alrededor del nuevo Centro de Servicios SAP de Informática El Corte Inglés. Utilizando los términos anteriormente descritos, esta propuesta une los términos de productividad, eficiencia y flexibilidad, con el objetivo de reducir los costes fijos de los departamentos de TI (“Run” y “Grow”) y con ese ahorro potenciar el “Transform”.
La propuesta es este CSS (Centro de Servicios SAP), que se establece como un espacio común constituido por distintos centros de producción que, de forma colaborativa, trabajan fundamentalmente en remoto utilizando los mismos métodos, procesos y herramientas. El objeto es facilitar servicios de soporte y mantenimiento en las plataformas SAP de las empresas cliente. En este CSS se ofrecen servicios de mantenimiento, tanto de infraestructuras como de aplicaciones, a los que se aplica un detallado plan de calidad con niveles de servicio e informes de seguimiento, con un modelo económico muy flexible que permite adaptarse fácilmente a las variaciones que se van produciendo en la demanda.
También se contó con la presencia de Carlos Iribarren Director Comercial de MSS Seidor, quien destacço cómo afrontan la situación actual del mercado junto con sus clientes, en su mayoría pequeñas y medianas empresas o filiales de grandes corporaciones. Después de una descripción de la situación actual, mostró aquellos aspectos en los que un partner tecnológico puede ayudar a las empresas: provocando una bajada de los costes operativos; una mejora del cashflow y la liquidez; optimizando los recursos de financiación; buscando iniciativas eficientes; y layudando a poner el foco en la retención de clientes.
Para ello, la tecnología puede ayudar. Por ejemplo, en la toma de decisiones basadas en hechos a través de herramientas de Business Intelligence; mejorar los procesos y reducir los costes operativos consiguiendo más eficiencia; controlar de forma precisa y estricta el cashflow; realizar un tratamiento adecuado de los clientes respondiendo proactivamente a las nuevas demandas; o posicionarse bien para el rebote a través de inversiones acertadas en tecnología.
En tercer lugar, pudimos Outi Nyström, que se presentó como la directora SAP dentro de T-Systems y Felipe Lozano, Engagement Manager de esta empresa, que describieron la oferta de soluciones ofrecida por T-Systems, centrándose en las bondades de sus “Servicios Dinámicos para Aplicaciones SAP”. Básicamente, la idea es “cualquier servicio, en cualquier momento, en cualquier servidor“. Esto se consigue mediante un alto grado de virtualización de los recursos hardware como servidores, almacenamiento y red, junto con servicios industrializados y estandarizados.
Se trata de una propuesta única, universal y con un alto grado de flexibilidad mediante lo que se provee todo tipo de servicios de un modo automatizado partiendo de una plataforma altamente estandarizada e independiente de los fabricantes. La idea es que los servicios ICT pasen a estar dirigidos por los requerimientos del negocio y no de los sistemas. Con esto se consigue una reducción de costes de entre un 10% y un 30% en la infraestructura. También contaron el caso práctico del Servicio de Hosting y Almacenamiento a nivel mundial para Shell, con soporte en 135 países con un equipo de servicio global, transformando tanto sus sistemas SAP como no-SAP a su plataforma DS.
Por último, Genaro Pena, Director de Soluciones y Desarrollo de Negocio SAP Iberia, realizó una interesante presentación mostrando cómo SAP puede ayudar a afrontar con garantías este período de recesión económica. Durante su intervención nos dio cinco claves para afrontar este proceso: reducir costes, mejorar la eficiencia, buscar nuevos clientes y fidelizar los existentes, adaptar productos a la nueva situación y conservar el talento dentro de las empresas.
A partir de estas recomendaciones, se ha desarrollado una serie de metodologías para ayudar a las compañías a la hora de evaluar el uso que hacen de las soluciones SAP para afrontar estos retos. Básicamente, se ha revisado el catálogo de productos de SAP y se ha estudiado el impacto que la implantación de estas soluciones tiene en más de 5.000 compañías a nivel mundial, recogiendo datos, benchmark y mejores prácticas para después realizar un inventario con los KPIs donde estas soluciones inciden si se ponen en marcha con éxito.
De este modo, se ha generado una lista donde, para cada una de las áreas foco donde se puede centrar una organización (Finanzas, Clientes, Proveedores, Operaciones y Personal), SAP es capaz de ofrecer una solución que ayuda a mejorar esa área en concreto y proporcionar una serie de KPIs, basados en la experiencia recogida en otros clientes.
La excelencia en los procesos: una garantía de eficiencia
Y como broche de oro para esta X Edición de las Jornadas AUSAPE, se tuvo la oportunidad de contar con un caso práctico de una empresa cliente que ha utilizado estás técnicas para conseguir un importante ahorro de costes, así como una mayor eficiencia en sus sistemas.
La empresa en cuestión es Médicos Sin Fronteras, cuyo proyecto ha obtenido el reconocimiento de la propia SAP en la entrega de sus premios Quality Awards. José V. Rausell, SAP Iberia Quality Director, habló acerca de estos premios, que la compañía concede anualmente para reconocer la excelencia en la gestión de las implantaciones de SAP en Europa. Las implementaciones exitosas requieren foco, dirección, definición, seguimiento y control de estándares de calidad. Esta no es tarea fácil y merece reconocimiento.
En los premios concedidos en 2008, entre las más de 100 nominaciones, 14 de los clientes de la compañía quedaron finalistas en las 4 diferentes categorías: implantaciones en grandes empresas, en pequeñas y medianas empresas, implantaciones globales e implantaciones de nuevas soluciones de negocio.
En la ceremonia de entrega de premios, celebrada en Mayo en el marco del SAPPHIRE en Berlín, la organización española Médicos Sin Fronteras, recibió una mención especial por haber sido capaces de llevar a cabo una implantación exitosa bajo condiciones muy difíciles.
Inma González, responsable de Organización y Sistemas de Médicos Sin Fronteras contó cómo a pesar de los retos tecnológicos, presupuestarios y de comunicación a los que se enfrentaban, Médicos sin Fronteras fue capaz de desplegar una solución financiera internacional que les reporta datos precisos y a tiempo desde algunas de las zonas del mundo más peligrosas y tecnológicamente deprimidas. Durante su ponencia, explicó su experiencia de proyecto, qué medidas de seguimiento adoptaron para asegurar su éxito en un entorno tan complejo, y cuáles han sido las lecciones aprendidas desde un punto de vista de la calidad de las implantaciones.
Este proyecto, denominado Field Connection se definió desde un primer momento bajo una serie de parámetros realmente diferenciadores. Con un rango horario que va desde la India hasta Colombia, desde MSF se enfrentaban a retos como la resistencia inicial al cambio; la composición de un equipo ERP temporal y muy heterogéneo; la inexistencia de un marco de IT Governance con plataformas no comparables; la necesidad de trabajar en contextos con un bajo (o incluso nulo) nivel de comunicaciones; o incluso tener que contar con backups para casi todo, previendo casos totalmente atípicos en otras organizaciones como secuestros de parte de su personal de campo, guerras, brotes de enfermedades, etc.
