Tecnología al rescate de los departamentos financieros

En los departamentos financieros, el proceso de cuentas a pagar es uno de los que más carga de trabajo manual suele acumular, haciéndolo proclive al error y a altos costes de proceso derivados de pérdidas de tiempo por parte de trabajadores cualificados, copias innecesarias, penalizaciones por retrasos en pagos, etc.

De hecho, según un estudio realizado por Canon para el que se entrevistaron a más de 500 profesionales de departamentos financieros y de cuentas a pagar de 6 países europeos, el 75% de los departamentos financieros aún recibe las facturas en papel, y tiene por tanto que introducirlas manualmente en el ERP. Esto ocasiona que casi la mitad de los profesionales cualificados lleguen a perder más de 10 minutos diariamente corrigiendo datos introducidos erróneamente en el ERP y hasta 1 hora en el 4% de los casos. Si a esto añadimos que 2 de cada 3 facturas tardan 10 o más días en procesarse, esto supone que la gestión de las facturas de proveedor sufre de una falta de eficiencia y productividad.

Los profesionales de los departamentos financieros pasan entre 30 y 60 minutos buscando documentos relacionados con su trabajo (facturas, contratos, correos electrónicos…), y con frecuencia no llegan a localizar esa información o encuentran el documento erróneo. Por ejemplo, 1/3 de los profesionales financieros reciben más de 10 solicitudes de aprobación de facturas al día. Si por cada una de estas solicitudes han de localizar los pedidos y albaranes relacionados, esto supone un impacto importante en su productividad y se traduce en un flujo de información lento e ineficaz, pérdida de dinero para la empresa y empeoramiento de la relación con los proveedores, lo que, a la larga, perjudica a las compañías.

En estos casos, automatizar los procesos puede ser clave para que estas áreas puedan funcionar de forma eficaz y sobre todo eficiente, mejorando el uso de sus recursos y reduciendo los márgenes de error.

Los sistemas de procesamiento automatizado de facturas de proveedor ahorran tiempo y costes (hasta 10€ de ahorro por cada factura de proveedor), aportan una mayor precisión de los datos y mejoran la productividad de Cuentas a Pagar. Además, ayudan a las compañías a cumplir con las normativas legales, un aspecto muy a tener en cuenta.

Desde que llega una factura, independientemente de su formato (electrónico o en papel), se extraen automáticamente los datos relevantes que son enviados bien al ERP o bien a un flujo de trabajo de aprobación controlado electrónicamente a lo largo del cual se irán realizando comprobaciones automáticas de acuerdo a las reglas de negocio que se hayan definido y uno o varios aprobadores podrán verificar las facturas con total trazabilidad, hasta que se produzca su contabilización.

Los sistemas más avanzados incluyen módulos de analítica de negocio con cuadros de mando interactivos y en tiempo real con información clave como por ejemplo, facturas por vencimiento, por proveedor, por región, descuentos alcanzados por pronto pago, importe de facturas por meses, por tramos, etc. Esto da una visibilidad total al Director Financiero que le da mayor poder de negociación con los proveedores y le permite tomar decisiones informadas y profundizar en la información a mayor nivel de detalle para encontrar para poder localizar posibles desviaciones, etc.

Otra de las ventajas de los sistemas de procesamiento automatizado de facturas de proveedor es la posibilidad de tener un Portal para proveedores donde los proveedores podrán consultar por sí mismos los documentos que les pertenecen y sus estados: sus facturas, sus albaranes firmados, los pedidos que les hemos enviado… e incluso remitir a través de dicho portal las facturas electrónicamente.

También en los Departamentos Financieros, el proceso de Cuentas a Recibir genera altos costes de gestión en las empresas no solo por la intervención manual que requiere un alto porcentaje de las facturas emitidas sino también por los costes de impresión, manipulación y envío postal tradicional.

En los Departamentos Financieros, el proceso de Cuentas a Recibir genera altos costes de gestión en las empresas

Más allá de los costes, las dificultades en la generación y distribución de facturas a clientes vienen por varios frentes. Por un lado, los obstáculos técnicos existentes en el 76% de las organizaciones para integrar datos procedentes de diversas fuentes (ERP, CRM, Bases de datos, sistemas AS400, etc.), y los distintos canales de comunicación que demandan los clientes. Por otro lado, la falta de control en el proceso que muchas veces no permite saber si ha fallado algo por ejemplo en la distribución de las facturas y dificulta el cumplimiento.

El proceso de Cuentas a Recibir puede mejorar considerablemente con la Generación y Distribución de facturas electrónicas, aportando ventajas como reducciones de costes de hasta el 50% (6€ por factura generada), mejoras en la comunicación con los clientes integrando las comunicaciones transaccionales electrónicas con campañas de marketing personalizadas, multi-canal, interactivas y a demanda que permiten alcanzar incrementos de la conversión a ventas de hasta el 19%, reducciones en el periodo medio de cobro y mejoras en el cumplimiento con total seguridad, transparencia y trazabilidad.

Sin embargo, cada empresa tiene unas características y necesidades propias por lo que no todas las soluciones de automatización son adecuadas para todas las compañías y no existe una solución ad hoc universal. Por eso Canon ha desarrollado soluciones flexibles, modulares y escalables, que se adaptan a las necesidades de cada empresa para procesar las facturas entrantes y salientes rápida y eficazmente.

Como socio especialista en gestión de la información, Canon analiza en profundidad las necesidades específicas de cada compañía y diseña soluciones adaptadas a cada empresa. Además, también acompaña a las empresas durante todo el proceso de integración de estas soluciones, poniendo siempre el foco en el uso real que se va a hacer de las aplicaciones. El objetivo es que éstas tengan un impacto positivo en la vida diaria de los trabajadores y faciliten sus tareas diarias. Solo así conseguiremos un verdadero cambio y aprovechar al máximo el potencial que las nuevas tecnologías ofrecen.