Dentro del plan de transformación digital impulsado por Ibermática, la empresa tecnológica ha puesto en marcha un nuevo sistema de digitalización de la gestión y validación de las notas de gastos de viaje, para hacerlo más eficiente. Además de mejorar la experiencia de usuario de todos los profesionales al simplificar los trámites, también se elimina el papel, con lo que resulta un proceso más respetuoso con el medio ambiente.
El nuevo sistema integra la aplicación SAP Concur en la propia herramienta corporativa de gestión de gastos de viaje de Ibermática, GasVi. SAP Concur es una plataforma única en Cloud que está diseñada para hacer que la gestión de gastos de los trabajadores sea sencilla, transparente y conforme a la normativa. Es una plataforma modular y escalable que se adapta a todo tipo y tamaño de compañía.
El nuevo sistema integra la aplicación SAP Concur en la propia herramienta corporativa de gestión de gastos de viaje de Ibermática
Para Ibermática era importante automatizar el proceso de gestión de tickets de viaje eliminando los procesos manuales, y así facilitar un entorno de trabajo donde la movilidad es fundamental. A partir de ahora, los más de 4.000 trabajadores de la empresa, que tramitan más de 20.000 notas de gastos al año, podrán capturar mediante SAP Concur los tickets y recibos generados en sus viajes, pudiéndose eliminar cuando la aplicación finaliza el proceso de homologación de la Agencia Tributaria Española y las Diputaciones Forales en el País Vasco y Navarra.
Ibermática, que con este proyecto protagoniza una de las mayores implantaciones de SAP Concur en España, obtendrá grandes ahorros en tiempo de gestión, evitará errores y, lo más importante, restará consumo de papel, mejorando el medio ambiente y acercándose a su objetivo de “cero papeles”.
SAP Concur
SAP Concur es una plataforma modular que se puede activar en base a los procesos que se necesiten cubrir. La idea es facilitar el día a día del trabajador, quien desde su propio dispositivo podrá sacar una foto al recibo o ticket. A través de la tecnología OCR (Optical Character Recognition), es la plataforma la que identifica la información que hay en el ticket de forma inmediata, aplicando algoritmos de Machine Learning que le permiten ir mejorando la identificación con las correcciones que el trabajador pueda realizar.
La nueva plataforma permite ir almacenando los tickets generados en un viaje, facilitando de esta manera el seguimiento de los gastos incurridos. Cuando el viaje ha terminado, se pueden seleccionar y agrupar en un Informe de Gastos todos los tickets del viaje y enviarlos a la herramienta corporativa, donde se procede a la tramitación para su autorización.
