El control de desviaciones es una tarea cuya ejecución manual resulta compleja y que requiere, por tanto, del uso de una solución de presupuestos avanzada. En DATISA explican las ventajas de los aplicativos ERP para el control de las desviaciones, resumidos en los siguientes puntos:
Los aplicativos ERP que disponen de un módulo integrado para la elaboración de presupuestos financieros, permiten comparar los presupuestos y las realizaciones de manera automática y a diario, generando los correspondientes informes de desviación.
Al evitar el manejo manual de los datos, existen mayores garantías para la exactitud de la información.
Además de comparar los datos, los sistemas de gestión empresarial, facilitan el reajuste ágil de los mismos.
En esta fase las empresas deben contar además, con capacidades no sólo para la comparación, sino también para el ágil reajuste presupuestario.
En el caso del presupuesto de Gastos-Ingresos, la información para la comparación con las realizaciones se obtiene directamente desde contabilidad. Dentro de la solución de contabilidad, las previsiones por período se introducen en cada cuenta de gastos e ingresos, obteniendo informes de desviación siempre actualizados por cuenta. La posibilidad de generar los informes de desviación en varios formatos, entre ellos, hojas de cálculo, permite su análisis más detallado y proporciona información fiable para la elaboración de los presupuestos del próximo período.
Controlar algo más que gastos e ingresos
Contar con una solución ERP también facilita la elaboración y gestión de presupuestos de tesorería, que se definen por partida presupuestaria y por período de tiempo, aplicando el criterio de caja en las imputaciones. Una solución de gestión integrada, en este caso, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la compra y el pago, para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.Generalmente, suelen ser los gastos e ingresos lo que interesa controlar. Sin embargo, la directora comercial de DATISA dice que a veces puede ser interesante someter a control presupuestario también otro tipo de cuentas. Por ejemplo, las cuentas de clientes para hacer un seguimiento de las compras y comparar los resultados con las planificaciones.
