Samsung ha dado a conocer los resultados de una encuesta realizada en toda Europa que ha demostrado que las empresas no están dando los pasos proactivos suficientes para reducir la cantidad de tóner y papel que malgastan en las impresoras. La encuesta realizada a más de 4.500 trabajadores del sector público y privado ha mostrado que cuatro de cada cinco organizaciones (83%) no utilizan las tecnologías básicas para reducir el volumen de recursos a la hora de imprimir documentos.
Según el estudio llevado a cabo por InfoTrends, el año pasado se utilizaron en las oficinas y los hogares de Europa Occidental (2) 779.000 millones de hojas de papel, una cantidad suficiente para llenar cinco veces el Estadio de Wembley o tres veces el Camp Nou de Barcelona. Pero hoy en día podemos contar con una serie de mecanismos para permitir a las empresas reducir con facilidad el volumen de papel que utilizan, algo que resulta esencial si tenemos en cuenta la coyuntura económica actual y las preocupaciones medioambientales existentes.
La falta de gestión en el uso de las impresoras genera inevitablemente un malgasto de material. Así y todo, la encuesta ha indicado que sólo el 11% de las organizaciones ha instalado impresoras que sólo pueden utilizarse con una clave PIN para, de esta forma, realizar un seguimiento del material impreso creado por departamentos y por usuarios en particular. Asimismo, tan sólo el 5% cuenta con un sistema en donde los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a los documentos impresos. Las empresas de Italia son las que más controlan el malgasto de recursos, aunque únicamente un cuarto de ellas (26%) utiliza impresoras con claves PIN o tarjetas especiales para autorizar el acceso. Por su parte, Suecia es el país en donde menos se utilizan estas soluciones, ya que tan sólo uno de cada diez encuestados ha afirmado tenerlas instaladas en sus organizaciones.
“Hemos observado que más de la mitad de los costes de impresión de documentos se encuentran asociados a la compra de papel y tóner,” ha afirmado Graham Long, Vicepresidente de Samsung European Printing Operation. “La reducción de recursos resulta una forma ideal para minimizar no sólo los costes, sino también el impacto medioambiental de una compañía. Como los trabajadores aún dependen de las copias impresas, existen unas sencillas tecnologías para ayudar a las compañías a reducir a corto plazo la cantidad de copias de documentos. Asimismo, también pueden poner en marcha una serie de planes de formación para educar a más largo plazo a los usuarios sobre las conductas apropiadas a la hora de imprimir documentos”.
La mayor dependencia en los PCs, en Internet y en las herramientas de comunicación como, por ejemplo, el correo electrónico, ha generado unas expectativas generalizadas para conseguir unas “oficinas sin papeles”. Sin embargo, los resultados de la encuesta muestran que la preferencia por parte de los trabajadores hacia los documentos impresos es aún muy intensa y, por lo tanto, parece que la conservación de los recursos debe verse impulsada por el uso de la tecnología.
En todos los diferentes grupos de edad, más de dos tercios (69%) de los trabajadores afirman que prefieren leer documentos en papel en vez de hacerlo sobre la pantalla de un ordenador. Aunque puede parecer que los trabajadores de más edad son los que se prefieren las copias en papel, la encuesta demostró justo lo contrario, porque casi tres cuartos (73%) de los encuestados menores de 35 años mostraron estar más dispuestos a leer documentos en papel, en comparación con dos tercios (67%) de 35 años de edad como mínimo.
Aunque parece difícil que podamos reducir la gran cantidad de copias impresas que realizamos, el empleo de un código PIN o de una tarjeta especial puede hacer que los empleados sean responsables de sus documentos impresos. Estas medidas pueden hacer que los usuarios den prioridad a lo que verdaderamente necesiten imprimir, reduciendo de esta manera la cantidad de tóner y papel que se malgasta a la hora de imprimir documentos innecesarios que, en ocasiones, incluso se olvidan de recoger.
