Empresas y ciudadanos piensan de forma distinta al enfrentarse a la factura electrónica. Las primeras apuestan por la implantación progresiva del formato electrónico, que les permite mejorar la gestión del negocio y reducir costes. Por su parte, la mayoría de los consumidores –el 67,4 % según un estudio de la Federación de Usuarios y Consumidores Independientes (FUCI)- prefieren recibir las facturas en papel.
“Más que del formato –comenta Alberto Redondo, director de Marketing de Seres- los ciudadanos se quejan, sobre todo, de que no les dejan elegir cómo y dónde quieren recibir las facturas”. Facturas de luz, gas, agua, teléfono…, de las que cada mes se imprimen y envían postalmente millones de documentos. “Un gasto que no tiene sentido, que, además, tiene efectos muy negativos en el medio ambiente”, comenta Redondo, para quien el principal problemas está en la manera como se está haciendo: sin informar ni consultar al usuario. “Las grandes necesitan que sus usuarios accedan a su portal a ver las facturas. Es un canal de marketing muy importante. El problema viene cuando cada ciudadano tiene que ir al portal de cada una de las empresas de servicios. Ahí es cuando el posible beneficio se convierte en desventaja. Además si esas facturas no fuesen en pdf sino en algún formato estructurado como el facturae de la Agencia Tributaria nos permitiría a través de programas sencillos ver costes y comparar consumos y tarifas. Algo que algunas compañías no quieren ver ni en pintura”.
Según Alberto Redondo, las empresas lo han tenido más difícil y, sin embargo, esta dificultad no les ha impedido adoptar la eFactura. “Han entendido que estamos construyendo la sociedad digital y no tiene sentido mantener el papel, el problema es que hay mucha confusión y falta de información. Por eso hemos definido cinco reglas de oro para ayudarán a las empresas a migrar a la eFactura con éxito y sin traumas”.
1.- Su proveedor no sólo trabaja con usted.
Elija un servicio de eFactura que le permite participar y crear un entorno colaborativo no restringido donde su proveedor podrá enviar facturas y recibir pedidos sin necesidad de acceder al portal de su empresa. Imagínese los frenos que su proveedor va a poner si tiene que acceder a cada portal de proveedor de cada cliente.
2.- Cualquier cambio que le pida a su proveedor tendrá una carga de trabajo mayor en sus compañeros de departamento.
Si le pide enviar factura electrónica a su proveedor, le llamará, le preguntará qué es, qué significa, que formato y canal tiene que utilizar, si tiene que hacerlo ya o no, etc. Busque un servicio que se encargue de dar asesoramiento personalizado a sus proveedores y aportarle el estado de proyecto. Un único interlocutor para todos sus proveedores.
3.- Su servicio debe estar abierto en opciones
Elija un servicio global que se adapte al nivel y necesidad tecnológica de cada proveedor. No se preocupe si su proveedor es alemán, francés, o español, un buen servicio le aportará una solución para intercambiar documentos según su nivel y su sistema de gestión (SAP, Dynamics, Oracle, SAGE…). Busque un servicio que cubra todas las posibilidades electrónicas y, también, la gestión del papel.
4.- Incluya en su contratación el uso de esta tecnología pero dé algo a cambio
Los servicios de calidad permiten a su proveedor asegurar si el documento ha sido recibido o enviado por su entidad. Busque el servicio de «tercero de confianza» que aporte trazabilidad, seguridad y credibilidad al intercambio de documentos.
5.- Un cambio en su departamento que afecte positivamente a otros departamentos
Abrir un canal de comunicación con sus proveedores permite que la gestión logística se pueda automatizar y gane agilidad (Cadena de suministro: Pedido-Albarán-Orden de recepción de mercancía y Factura electrónicos), que la gestión de la aprobación de la facturas sea más independiente (sabrá que facturas tendrá que conformar para que Contabilidad las gestione y tesorería las pague), etc.
