e-BRIDGE File Manager, la nueva herramienta de gestión documental de Toshiba TEC Spain Imaging Systems, escanea de una vez el cúmulo de documentos apilados sobre las mesas de despacho y, con solo un click, almacena, coloca y ordena automática e independientemente cada uno de ellos, para su posterior búsqueda y recuperación inmediata.
Esta funcionalidad básica de e-BRIDGE File Manager se amplia con la posibilidad de leer y reconocer códigos de barras, procesar directamente e-mail (con sus documentos adjuntos) y fax digitales como si fueran impresos, e incluso ordenar y colocar documentos digitales anteriores almacenados en formato imagen o PDF.
En la práctica, e-BRIDGE File Manager aplica a cada documento un OCR (reconocimiento de texto) y, sobre esos datos, una serie de reglas de almacenamiento inteligentes para identificar cualquier tipo de documento (factura, albarán, escritura, contrato, etc.) y extraer los datos que sirvan para identificarlos de manera única. Posteriormente, cada documento se guarda solo en una base de datos SQL, de la que luego se podrá recuperar rápidamente cuando sea necesario.
El objetivo de Toshiba es automatizar y simplificar al máximo la gestión documental para resolver algunas de las necesidades y problemas más frecuentes de todo tipo de empresas y compañías, desde PYMES a grandes compañías, o departamentos específicos. La aplicación e-BRIDGE File Manager reduce el tiempo dedicado a buscar documentos, acaba con los problemas de espacio físico para almacenar en papel, evita la pérdida de material importante y aumenta la capacidad de la compañía para acceder a la información y responder a los requerimientos de los clientes.
Esta solución, muy fácil de instalar, puede estar en funcionamiento en 24 horas y no necesita de cursos de formación, ni personal cualificado para utilizarla, ya que dispone de un interfaz de configuración muy intuitivo y una pantalla de búsqueda muy simple, que permite incluso previsualizar los documentos y enviarlos por correo electrónico.
“En principio, no todo el mundo puede necesitar un software de gestión documental, pero es obvio que cualquiera puede beneficiarse de él. e-BRIDGE File Manager hace que este software sea accesible y fácil de implantar y usar. Su sencillez se basa en los motores de búsqueda de internet, tipo Google, Yahoo, Bing,…que no requieren ningún tipo de formación, y si facilitan la búsqueda de documentos. En definitiva, hemos puesto el acento en que almacenar sea fácil, pero aún más, recuperar la información”, señala Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba TEC Spain Imaging Systems.
Con e-BRIDGE File Manager, Toshiba continúa su plan de ampliar su catálogo de soluciones y su estrategia de ir transformándose en una compañía de servicios y consultoría de gestión documental más que simplemente de hardware.
