¿Cómo se puede influir en el interlocutor y arrojar luz sobre las ideas clave que serán importantes para la empresa? Si bien cada situación puede ser diferente, hoy te traemos algunos consejos sobre cómo aprovechar el potencial de tus datos a través de una comunicación efectiva.
1. Objetivo.
Al sumergirse en los datos, es muy importante tener un punto de partida. ¿Qué pregunta quieres responder? Si estás tratando de mejorar la cadena de suministro de una empresa, podría ser: ‘¿Qué paso de nuestra cadena de suministro lleva más tiempo y por qué?’.
Si se dirige a un cliente, podría ser: ‘¿Cómo pueden nuestros servicios beneficiar a su empresa?’. Independientemente de los datos que esté analizando, asegúrese de comprender claramente por qué los está analizando. Al comunicarse con los demás, es útil decirles dónde comenzó y por qué.
2. Análisis.
El propósito de su análisis debe ser confirmar las suposiciones. En el análisis, idealmente, podrá resaltar lo que se puede mejorar o utilizar para aumentar las ganancias. Por ejemplo, con la pregunta inicial, ‘¿Qué pasó en nuestra cadena de suministro toma más tiempo y por qué?’.
La respuesta podría ser: El retraso de dos días en el empaque se debe a que el Proveedor X se retrasó en la entrega de materiales en un 70%. de todos los pedidos. Cuando tenga una versión, tenga claro cómo explicarla’.
Al sumergirse en los datos, es muy importante tener un punto de partida. ¿Qué pregunta quieres responder?
En cada paso, pregunte siempre: ‘¿Es esto importante para la idea principal?’ Si la respuesta es no, no pierda el tiempo. Uno de los mayores obstáculos para los analistas de datos es elegir una versión y asegurarse de que los datos sean correctos. Esta mala práctica conducirá inevitablemente a decisiones equivocadas. Así que asegúrese de que su versión coincide con sus datos.
3. Enfoque de versión cero.
El enfoque de versión cero es la mejor opción. Si cree que tiene un argumento válido, haga todo lo posible por refutar utilizando todos los datos relevantes. Si no puede refutar, puede seguir adelante. Al pasar por el proceso de desafiar su propia versión, estará bien preparado para abordar cualquier pregunta que pueda surgir al presentar su visión a los demás. El camino desde la pregunta inicial hasta el desarrollo de la versión también es importante.
Guíe a los entrevistados a través de cada proceso y situación que encuentre. Esto hará que sea más fácil para su audiencia interpretar sus suposiciones y conclusiones. Tu camino es lo que constituye la mayor parte de la historia.
4. Claridad y brevedad.
Sea lo más breve posible. Al presentar datos, idealmente cada diapositiva debería contener un mensaje claro. Un truco útil es poner este mensaje en el encabezado. Por ejemplo, en lugar de encabezar la diapositiva: ‘Cuadro que muestra pedidos retrasados’, utilice ‘Proveedor X 70% de pedidos retrasados’. De esta manera, la audiencia comprenderá lo que está tratando de decir. Proporcione solo información clave y evite revelar datos innecesarios.
5. Conoce a tu audiencia.
A medida que cuentas tu historia, asegúrate de saber qué detalles y cuánto representa según tu audiencia. Es posible que al director ejecutivo no le importe qué conjunto de máquinas está causando ineficiencias operativas en su área de producción, al igual que al gerente de planta no le importa el crecimiento general de los ingresos el mes pasado. Prepare los detalles de lo que sabe que está invirtiendo su entrevistado para impresionarlo realmente.
6. Vincula tus hallazgos con los beneficios comerciales.
Una buena lección de tu historia es cómo los datos pueden beneficiar a tu empresa. Esto es lo que más interesará a tu interlocutor. Pasaste por el proceso de descubrimiento, pero ¿cuál es el valor? En la mayoría de los casos, es posible que deba basar sus beneficios en suposiciones.
Por ejemplo: ‘Supongamos que el proveedor X entrega el 100% de los pedidos a tiempo’. Luego, puedes vincular esto a un producto adicional que se puede enviar a los clientes anualmente y, lo que es más importante, ingresos anuales adicionales.
Convertir los datos en una historia significativa es clave para garantizar que su audiencia confíe en los importantes beneficios que se pueden obtener al implementar sus ideas. Sin datos, la toma de decisiones es ciega. Con los datos correctos, puede obtener información sobre su negocio e impulsar a su organización hacia un futuro ayudado por los datos.
