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Los viajes de trabajo han sido, a lo largo de la historia, un quebradero de cabeza constante para las empresas. Desde aquella figura del viajante, con su maletín cargado de catálogos (sí, también de aparatos electrónicos), hasta el experto desplazado porque sólo él sabe hacer una determinada tarea. Pasando, ya hoy, por reuniones de alto nivel, eventos de marketing, apertura de nuevas sedes o cursos formativos en otras ciudades. Hay que reservar, gestionar, cuadrar horarios, ¡pagar!, y casi siempre, atender a las quejas del empleado porque no se siente cómodo, porque el dinero para dietas es escaso o incluso porque tiene que gestionarlo todo él mismo.

Si bien hasta hace unos años todo se reducía al propio coche y a hoteles de carretera baratos y con pocos adornos, hoy los medios de transporte son más rápidos y eficientes, los hoteles mejores (o al menos hay una oferta mucho más amplia) y los días fuera de casa un poco menos. En determinadas profesiones estos viajes de trabajo son ocasionales, en otras algo habitual. Y aunque quizá hoy han descendido ligeramente gracias a las nuevas herramientas para videollamadas o a la inmediatez del correo electrónico, siguen siendo habituales y muy necesarios. Precisamente ahora que empieza el año, las empresas preparan sus planes, presupuestos y estrategias, y es el momento de reconsiderar cada uno de los procesos, como éste, que afectan directamente a los costes y a la gestión del personal.

En determinadas profesiones estos viajes de trabajo son ocasionales, en otras algo habitual

A priori no parece fácil acomodar, no ya a esos profesionales ‘de ida y vuelta’ que quizá pasan una o dos noches en destino (en esos casos esa fórmula de avión+hotel sigue siendo válida), sino a los que, por circunstancias, tienen que quedarse en una ciudad distinta durante dos o más semanas (lo que llamamos en el sector ‘media estancia’). Son éstos quizá los casos más complicados para la empresa, que tiene que asumir una serie de gestiones y de gastos para proporcionar a esos trabajadores un lugar de residencia temporal en la ciudad de destino y al mismo tiempo atender al bienestar de sus empleados..

Pero si en el mundo de la empresa todo cambia, esto no es una excepción. Y, como en casi todo, la tecnología tiene mucho que ver. Así, los medios de transporte son ahora más rápidos y eficientes, los procesos de reservas mucho más ágiles, los billetes digitales y los documentos virtuales. Los formatos tradicionales están dejando paso a otras alternativas como los alojamientos en pisos de particulares, mucho más cómodas, baratas y convenientes. Y es sobre todo gracias a plataformas digitales que permiten una gestión eficiente de estos procesos..

Los costes de los viajes de trabajo, en el centro

En estas medias estancias -la apertura de una fábrica, una formación especializada, la puesta en marcha de un proyecto- la opción de hotel resulta muy cara para la empresa, y el trabajador se queja: es pequeño, está incómodo, no puede hacer ‘vida normal’. Sus posibilidades, en fin, se ven muy limitadas. Según el barómetro “Hotel Price Radar” de la consultora multinacional HRS, las tres ciudades con precios de habitación más altos de España serían, por orden, Barcelona (144 euros de media), Madrid (121 euros) y Valencia (107 euros). Son precisamente tres de las más visitadas por trabajadores desplazados, por la cantidad de empresas e industria. Ahí es donde entra esta tendencia de alojamientos particulares, hasta un 70% más barata que el hotel, y por supuesto mucho más cómoda para el usuario.

Sin embargo, no son las únicas ciudades que acogen a empleados, y ahí encontramos otra de las ventajas de este sistema: ¿qué sucede cuando el trabajador debe ir a una ciudad más pequeña o al extrarradio de una grande? En ellas hay mucha menos oferta hotelera y, sin embargo, suele haber pisos para alquilar, muchas veces con menos demanda general (de alquiler turístico o convencional) y por tanto incluso más baratos. Estaríamos evitando, además, la habitual fluctuación de precios de los establecimientos hoteleros (temporadas altas y bajas, o eventos en la ciudad que hacen que la demanda suba exponencialmente). Los precios de los alquileres corporativos no sufren grandes cambios a lo largo del año ya que los particulares que alquilan sus pisos a empresas priorizan la seguridad y la estabilidad.

Y todo online

El departamento de RRHH o el financiero, normalmente los encargados de gestionar y coordinar este tipo de viajes, podrían pensar que coordinar este tipo de alquileres directamente con propietarios particulares puede resultar lento y farragoso, demasiado “manual”, incluida la forma de pago, las facturas… Por eso la llegada de plataformas especializadas que utilizan algoritmos para casar oferta y demanda ha venido a cubrir ese hueco. Actualmente hay sistemas como Homyspace donde solo hay que definir la ciudad de destino, las fechas de la estancia, el número de personas desplazadas, los requisitos que buscan en la vivienda, las preferencias de ubicación, etc., y un algoritmo determina la relación de inmuebles que responden a esos criterios. La plataforma actúa como intermediaria en todo el proceso de contratación, hasta que se realiza el check-in.

Gana la empresa. Gana el trabajador, que se siente más cómodo y valora las facilidades de una empresa, que se preocupa por él y por su bienestar (también gana la empresa en motivación y de fidelización). Y, no lo olvidemos, también gana el mercado del alquiler, que se asegura una demanda de inquilinos sin problemas de pago, respetuosa y constante.

Ángel Mayoral, CEO y cofundador de Homyspace