El proyecto tuvo como origen cubrir las necesidades de estandarización, automatización y centralización de la información del Grupo Geoban tanto a nivel corporativo como local. En palabras de Luis Alberto Tapia, Responsable Corporativo de M.I.S. (Management Information System) de Geoban “Contamos con una operativa descentralizada en cuatro países, Reino Unido, Polonia, España y Portugal, y próximamente vamos a abrir negocio en México y Alemania. Ante nuestro crecimiento y presencia en diversos países, nos dimos cuenta de que era necesario contar con información estandarizada para todas las oficinas, de manera que todos manejaran la misma información situada en un único repositorio global de forma automatizada, accesible vía online y con un mantenimiento centralizado. Eso es lo que tenemos ahora; antes se trabajaba con bases de datos locales, criterios definidos localmente y diseños de reporting independientes”.
Fases
En la fase inicial se definieron los indicadores claves con el equipo de Drago. Se realizó un inventario de las principales variables que se querían medir y analizar: desde el área de recursos humanos, control, financiero, proyectos, SLA, productividad,… etc.
Posteriormente, se definió cómo se iban a medir y se identificaron las fuentes de información. En nuestro caso, el 80% de la información disponible estaba en bases de datos en .Net para RRHH, y dos en entornos web para Tecnología, control y gestión de proyectos. El 20% de la información crítica con la que trabajamos no estaba automatizada por lo que tuvimos que trabajar con ficheros planos.
Estas fuentes se unificaron en un datawarehouse que se ha convertido en una única fuente de información contenida en una base de datos. Con este proyecto hemos conseguido trabajar con un mismo denominador común a nivel informativo para todos los países, lo cual, implica manejar el mismo tipo de información y estandarizar la gestión de los procesos de nuestra organización.
En la segunda fase, Drago ayudó en el Cuadro de Mando para automatizar este proceso. Antes se realizaba con herramientas de office (Excell y Power point) lo cual implicaba mucho trabajo manual, posibles errores, periodicidad mensual de información (no diaria, como en la actualidad). Posteriormente se definieron las métricas, dimensiones y gráficos a utilizar. Por ejemplo, en el caso de recursos humanos se incluyeron indicadores como como número de empleados, antigüedad…; dimensiones, a filial, cliente…; y gráficos para mostar la evolución de los empleados por filial, evolución de la plantilla, distribución física de los trabajadores, empleados por clientes, distribución por cargos, etc.
La implantación del sistema de BI, fue la tercera etapa. Previamente se realizaron sesiones de trabajo para evaluar el alcance, seguimiento, entrega de documentación y formación. El análisis funcional se realizó con un equipo combinado de Geoban y Drago. El desarrollo técnico fue realizado en su totalidad por el equipo de la consultora y finalmente con la solución de Oracle implementada se pudieron analizar los resultados, con unos plazos de tiempo muy ajustados. En el caso de del Cuadro de Mandos de RRHH se trató de unos 20 – 30 días.
“La solución de Oracle nos aportó una buena relación coste/beneficios y ha servido para que el proyecto de un apoyo a la Dirección de las áreas de soporte y de país de Geoban. Además, Drago ha desarrollado el proyecto en un mes y desde el primer momento de la puesta en producción hemos podido comprobar una mejor calidad de la información con la que trabajar para incrementar nuestros ratios de rentabilidad y productividad, estimando un importante ahorro en los costes de producción”, añade Tapia.
Juan Antonio Mingorance, Director del área de Business Intelligence de Drago destaca “A lo largo de nuestros años de experiencia en el sector del BI, hemos puesto en marcha implantaciones en numerosas empresas como Alcampo, El Corte Inglés, Prosegur, ING, MSD,..etc. Contamos con un equipo de más de 40 personas en este ámbito tecnológico. Además, este proyecto confirma que las soluciones de BI son ya una prioridad estratégica para la toma de decisiones de compañías cuya vocación es crecer y que ven que este tipo de aplicaciones constituyen una herramienta que convierte los datos en un activo”. Por su parte, Antonio Rocillo, Channel Manager de Oracle, destaca “La solución de Oracle Business Intelligence facilita la integración y análisis de distintas fuentes y posee una interfaz única basada en la web lo que permite que los usuarios puedan generar informes ad hoc sin necesidad de depender de equipo de informática”.
Algunos de los beneficios obtenidos, son contar con una única fuente de información accesible a todas las localizaciones con Cuadros de Mando e información ad-hoc estandarizados; un ahorro estimado de un FTE (Full Time Equivalent); disponibilidad de la información el primer día de cada mes, antes era a partir del día 15; actualización diaria de datos, antes era mensual; y mejora en el análisis de la información para la toma de decisiones, correlaccionando variables según las áreas.
El proyecto es de nueva creación, dado que se con una operativa descentralizada en cuatro países, Reino Unido, Polonia, España y Portugal, y próximamente vamos a abrir negocio en México y Alemania. Ante este crecimiento y presencia en diversos países, nos dimos cuenta de que era necesario contar con información estandarizada para todas las oficinas, de manera que todos manejaran la misma información situada en un único repositorio global de forma automatizada, accesible vía online y con un mantenimiento centralizado.
Geoban ha montado este sistema con ayuda de Drago trabajando con SQL Server en la parte datewarehouse y OBI en la parte analítica y de presentación. Oracle BI es la herramienta con la que se hace el metadato sobre el datawarehouse permitiendo una capa de abstracción a los usuarios de manera que ellos mismos puedan explotar la información manejando conceptos e indicadores muy próximos a su entorno de negocio.
