DIMO Software ha presentado en nuestro país Notilus 2016, la nueva versión de su solución para la gestión de las notas de gastos y viajes profesionales que incorpora numerosas mejoras, en particular a través de su aplicación móvil.
La compañía, que ha aplicado su filosofía de experimentar “otra forma de viajar” y poder acceder a los datos en cualquier momento y lugar, ha equipado la aplicación móvil de Notilus con todas las funcionalidades necesarias para que tanto los viajeros de negocios como sus managers disfruten de una mayor movilidad.
La sencillez del sistema hace que se puedan introducir los gastos (taxi, alquiler de coche, restaurantes, hoteles, etc.) a medida que éstos se van produciendo. El usuario puede en todo momento, esté donde esté, importar los gastos de las tarjetas de empresa, hacer un seguimiento de sus anticipos, recibir los avisos del sistema y validar o rechazar las notas de gastos y las solicitudes de viajes antes de que la reserva haya expirado. La aplicación no necesita ser sincronizada, pudiendo acceder en tiempo real a toda la información (tipo de cambio de una divisa, nuevas informaciones relacionadas con las tarjetas de la empresa…) y un conocimiento inmediato de las actualizaciones realizadas por parte de la empresa. Toda normativa referente a la política de viajes es integrada en la aplicación. Además, la utilización de una biblioteca de iconos propios a cada tipo de dispositivo facilita la navegación en la solución.
La nueva solución permite a los managers tener una visión y control total del detalle de todos los gastos y viajes profesionales del personal a su cargo, comprobar si se respeta la política de viajes (motivos, destinos, etc.) y, a continuación, aprobar las solicitudes de viajes; todo ello directamente desde su smartphone, tablet o mediante su correo electrónico. Para el manager supone una reducción del tiempo dedicado a la organización de los desplazamientos de sus empleados, al poder controlar y aprobar las solicitudes directamente desde su dispositivo móvil. De esta forma, disfruta de las ventajas de un seguimiento en tiempo real del destino de sus empleados (visión de zonas conflictivas y alertas), de una capacidad de respuesta más rápida y de mayor control del presupuesto para viajes, con un ahorro de hasta un 20 %.
Además, permite el acceso en tiempo real a las solicitudes de aprobación de las notas de gastos de sus empleados —con información detallada de los gastos y justificantes—, saber si se cumplen las normas establecidas para cada empleado y aprobar o rechazar el reembolso de los gastos.
La solución permite tener una visión y control total del detalle de todos los gastos y viajes profesionales del personal , comprobar si se respeta la política de viajes y, a continuación, aprobar las solicitudes de viajes
La satisfacción de los empleados está garantizada, ya que la aplicación mejora el cumplimiento de la política de reembolso (hasta en un 90 %), acorta los tiempos para el tratamiento de las notas de gastos y reduce a la mitad el plazo de reembolso de las mismas.
Notilus es un programa 100% web, compatible con todos los ERP’s del mercado, que simplifica los procesos para las personas que viajan, reduce el coste de las operaciones, mejora los controles internos y ofrece una visión más amplia y detallada de los gastos inherentes a los viajes de negocios.
