14 de Marzo de 2020. Se instaura el Estado de Alarma en España y con él todas las empresas tienen que establecer planes de contingencia de la noche a la mañana. Uno de los departamentos más afectados de cualquier organización es el de tecnología. En cuestión de horas tienen que mandar a teletrabajar a la práctica totalidad de las plantillas. En muchos casos tienen que adquirir nuevo equipamiento a contrarreloj e implementar nuevas herramientas. La nube se convierte en la tabla de salvación.
21 de Junio de 2020. Termina el Estado de Alarma. Comienza “la nueva normalidad” definida así por el Gobierno. Las empresas se tienen que adaptar a esta situación, decidir qué empleados pueden regresar, qué herramientas se deben implementar para prevenir contagios y, nuevamente, el departamento TIC de las organizaciones tendrá que jugar un papel relevante.
Hablamos con CIOs de diferentes sectores para ver cómo están afrontando este proceso de desescalada
En general, las organizaciones van a seguir con los procesos que tenían en mente, aunque algunos se convertirán en más prioritarios que otros. En lo que todos los CIOs coinciden es en que el objetivo principal será mantener la productividad de la empresa. Por ejemplo, Jesús María Cabet, CIO de Abengoa afirma que “facilitar el trabajo de nuestra compañía es sin duda la misión principal de la función IT de Abengoa. El foco va a seguir estando en dotar a todos los empleados y grupos de interés de las mejores soluciones que permitan seguir acelerando en la toma de decisiones, el acceso a la información relevante y la colaboración”. En su caso Cloud es la clave para conseguir este objetivo: “Después de haber evolucionado en los últimos años a través de soluciones Cloud en nuestro proceso de transformación digital, estamos ahora en un momento de madurez que nos permite abordar proyectos de mayor escala alrededor de Big Data e Inteligencia Artificial. Es aquí donde estamos orientando a toda la compañía ya que este periodo ha significado el broche a toda la actividad IT que habíamos ido realizando en los últimos años. Es imposible competir sin tener una IT resiliente”.
Ser resiliente parece ser una de las claves en el enfoque de los departamentos de IT de las organizaciones. En el caso de una Universidad, la nueva realidad les afecta todavía más: ejercer un control de trabajadores y alumnos, implementar nuevas soluciones para la educación a distancia. El trabajo es arduo y la resiliencia fundamental. El Director de Tecnologia e Innovación de la Universidad Pontificia de Salamanca, Daniel Salvador Macías, asegura que “debido la situación crítica actual, las universidades somos más conscientes que nunca de la necesidad de ser resilientes y la importancia que tienen las tecnologías de digitalización. Por ello, hemos puesto el foco en los siguientes puntos: trabajo en entornos remotos y adopción de herramientas colaborativas para nuestros trabajadores; incrementar el uso de canales digitales con nuestra comunidad universitaria y público externo; apoyar a la reducción de la brecha digital con nuestros estudiantes para paliar los efectos de esta crisis, e innovar en tecnologías educativas para asegurar la excelencia de la calidad de la docencia en el entorno online”.
Presupuesto
Si algo han reconocido todos los CIOs desde que la pandemia apareció y sobre todo, tras el periodo de confinamiento, es el reconocimiento que por parte de la dirección de todas las empresas ha tenido el departamento de TI. Muchas organizaciones se han dado cuenta de la importancia que tienen estos departamentos para el devenir de la empresa. Y es que, las organizaciones, han podido seguir siendo productivas gracias al trabajo de digitalización previo que han llevado a cabo los equipos TIC. Así que, ahora están en la cresta de la ola y varias compañías han decidido ampliar el presupuesto TIC para implementar nuevos procesos. Y aquellas que no han ampliado el importe, no tienen problemas en incrementar el gasto en este área para afrontar nuevos problemas que vayan surgiendo. En este sentido, Adrián Perello, CIO de AM Cargo asegura que “el aumento de nuestro presupuesto es algo que de momento no nos hemos planteado porque la dirección ha entendido que en esta situación es muy complicado concretar qué necesidades no previstas podemos tener. Eso sí, no ha habido problemas para afrontar los gastos extras que han surgido para poder seguir dando servicio a nuestros clientes y que los usuarios puedan trabajar en remoto”. En la misma línea se sitúa José Morales, TIC Manager de Acciona Inmobiliaria: “de momento, seguimos con el presupuesto que teníamos asignado, aunque seremos más selectivos en poner en marcha proyectos críticos o que supongan un ROI más directo. Durante estos últimos años, hemos encontrado la fórmula para alinear muy certeramente las necesidades de negocio con las soluciones IT y queremos seguir potenciando esa estrategia”.
Los proyectos no se destruyen, sólo se transforman
Dado el momento cambiante, las organizaciones han cambiado de prioridades. Algunos proyectos que antes de la crisis eran prioritarios han pasado a ser secundarios y viveversa. Pero, en general, ninguno de los proyectos ha acabado en el cubo de la basura. En el caso de Abengoa, Jesús María Cabet afirma que “en nuestro caso, los proyectos IT son revisados de manera continua: descartamos los que en cualquiera de sus fases no cumplan los objetivos para los que habían sido puestos en marcha. En estos momentos, no hemos encontrado ninguno que no siga teniendo encaje estratégico, más bien al contrario, ya que se van a potenciar incluso más todas las acciones relacionadas con IT. Por ejemplo en el apartado de la ciberseguridad, dónde hemos lanzado una batería de nuevos proyectos mucho más poderosos de concienciación y vigilancia y con un enfoque mucho más orientado en el empleado”.
Tampoco en Acciona Inmobiliaria han dejado de lado ningún proyecto. José Morales afirma que “desde el punto de vista TIC, vamos a poner foco en priorizar las necesidades y ser capaces de seguir encajando todos los proyectos previstos dentro de este año”. Así que los proyectos no se destruyen, sólo se transforman. En muchos casos esos proyectos cambian de posición en el ranking de prioridades. Es el caso de AM Cargo, donde su responsable, Adrián Perello afirma que “somos muy conscientes de nuestros recursos y no hacemos proyectos “por encima de nuestras posibilidades”. En AM Cargo siempre se ha trabajado con cabeza y sin intentar abarcar más de lo que podamos afrontar. Lo que puede suceder es que algunos de los proyectos que tenemos en cola se cambien de prioridad”.
Tampoco en el ámbito universitario se dejan proyectos de lado aunque sí se cambian las prioridades. En este caso, el responsable TIC de la Universidad Pontificia de Salamanca afirma que “nuestro portfolio de proyectos del Universo Digital ha cambiado. La educación superior ha tenido que adaptarse muy rápidamente a las nuevas exigencias coyunturales y el esfuerzo ha sido mayúsculo en los departamentos de Tecnología y en la reorientación de sus proyectos”.
Un cambio a mejor
Como comentábamos al inicio de este artículo, la percepción que se tenía de los departamentos TIC de las organizaciones ha cambiado. Han pasado de ser el grupo de “frikis” que hacían cosas sinsentido ha ser valorados por su compromiso, trabajo y eficiencia. Tanto la dirección como el conjunto de empleados les ven ahora con otros ojos. Por ejemplo, “en Abengoa, la función IT ha salido más reforzada que nunca, ya que hemos demostrado que la propuesta de valor que hemos diseñado en los últimos años ha entregado ese valor cuando las exigencias han sido más altas. Sin duda no hay mayor satisfacción para un equipo humano, que ver que todo el esfuerzo realizado desde la estrategia hasta la operación ha dado sus frutos en un periodo tan complicado y con tantos retos como el que estamos viviendo”, afirma Jesús María Cabet.
Adrián Perello de AM Cargo señala que lo que saca en positivo de la crisis provocada por el coronavirus es la labor y el trabajo ejemplar de todo el departamento. “Además, al final nos ha venido bien esta crisis para poder probar ese plan de emergencia que nunca acabas de probar por tiempo o circunstancias y que ha funcionado gracias a la paciencia de todos. Incluso los cambios de procesos, que suelen ser lo más complicado de asumir por los usuarios, se ejecutaron e implementaron con relativa facilidad”.
Allá por donde se mire, las loas a los departamentos de tecnología de cualquier empresa no han parado. Todo el mundo es consciente de la labor fundamental que han ejercido, con grandes cargas de trabajo y soportando picos de estrés importantes. En el caso de la Universidad Pontificia de Salamanca, el director de tecnología e innovación afirma que “en solo 48 horas tuvimos que adaptar las infraestructuras tecnológicas para poder llevar a cabo la docencia presencial en el entorno online. Por tanto, el departamento tecnológico ha sido uno de los que más ha afectado este cambio urgente. Hemos pasado a ser un servicio clave para el sostenimiento de la institución. En esta línea, el reto ha sido muy grande, pero con una correcta planificación, con muchas horas de videoconferencia alineado estrategias y con un gran esfuerzo de los profesionales de la Tecnología, la institución ha sabido adaptarse a los nuevos tiempos”.
También se extrae una valoración positiva desde Acciona Inmmobiliaria: “No estar presencialmente en nuestras oficinas, ha tenido como consecuencia que tengamos que utilizar más la asistencia remota y hacer un esfuerzo extra en la atención al usuario. Nos han cambiado los horarios, los métodos de interacción e incluso la casuística de trabajar y tener reuniones virtuales con nuestros hijos alrededor. Aún así hemos sabido adaptarnos y ser igual de productivos o más. Trabajar por proyecto es absolutamente compatible con el teletrabajo y hemos sido capaces de demostrarlo”.
