FREENOW ha incorporado la solución Yooz para agilizar sus operaciones de cuentas por pagar en el departamento financiero. Esta implementación permite la automatización completa del registro, análisis y procesamiento de las facturas recibidas por correo electrónico desde los proveedores, eliminando la necesidad de intervención humana.
La plataforma, con sede en Alemania, utiliza tecnologías avanzadas como inteligencia artificial, aprendizaje automático y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para realizar estos procesos de manera más eficiente, precisa y segura en comparación con los métodos manuales.
La exitosa estrategia paso a paso de FREENOW para implantar Yooz en todo el mundo
La implementación comenzó en Austria, el país con el menor volumen de facturas en ese momento. Después de que los equipos se familiarizaron con Yooz y los nuevos procedimientos, se extendió la adopción a otras entidades siguiendo una lógica específica. Inicialmente, se abordaron los países con menor cantidad de facturas, como Polonia, Francia, Reino Unido, Irlanda, España, Portugal, Italia, Austria y Rumanía, culminando con Alemania debido a su mayor volumen.
En un período de seis meses, FREENOW incorporó exitosamente 10 filiales. Mira Karp, contable de FREENOW, comenta: «Antes, el equipo de contabilidad solía dedicar entre una y dos semanas para procesar una factura, ya que se enfrentaban a la complejidad de utilizar diferentes sistemas. Además, obtener aprobaciones también podía llevar mucho tiempo. Ahora, todo el proceso de tratamiento se completa en tan solo 3 a 4 días».
Cada equipo recibió formación personalizada para aprender a utilizar Yooz según su experiencia en el proceso de gestión de facturas. Se llevaron a cabo sesiones de formación en vivo y personalizadas para garantizar que todos aprovecharan al máximo la plataforma.
Trabajar eficazmente en varias sedes con un equipo de contabilidad centralizado
Toda la gestión europea de facturas de FREENOW se realiza desde Alemania. Las facturas de todos los países llegan por email y se capturan y recogen automáticamente en Yooz, con el equipo de contabilidad comprobando rápidamente las facturas y enviándolas para su aprobación gracias a flujos de trabajo predeterminados. Una vez aprobadas las facturas, se exportan a un archivo CSV y se cargan en el sistema ERP para procesar el pago.
Gracias a Yooz, este proceso se hizo fluido para todas las filiales. Ahora estas saben en tiempo real en qué fase del proceso se encuentran sus facturas y también tienen acceso a todo el historial de sus facturas. Por supuesto, se respeta la confidencialidad y los equipos solo pueden ver los documentos de los que son responsables.
«Esto ha sido especialmente útil para los equipos de marketing, ya que antes tenían que trabajar antes con varios sistemas diferentes (uno para cada entidad) y ahora, con todo centralizado, ganan eficacia», puntualiza Mira Karp. El siguiente paso es automatizar el proceso de compra. «Estamos a un paso de hacer la vida más fácil al equipo de compras» añade Mira Karp.
