Esker ha realizado un proyecto tecnológico llevado a cabo por la Corporación Alimentaria Peñasanta, S.A. (CAPSA), compañía líder del mercado lácteo español. A través de la colaboración con Esker, CAPSA ha adoptado, por un lado, un sistema de envío y recepción de sus faxes integrado en su aplicación SAP en modo servicio; y por otro, una solución para el envío de alertas SMS con información relevante para los ganaderos, también en modo servicio.
CAPSA comercializa sus productos a través de las marcas Central Lechera Asturiana, a nivel nacional, y LARSA y ATO a nivel regional.
Esta compañía ha automatizado el envío y recepción de entre 600 y 1.000 faxes mensuales, con documentación estratégica que incluye órdenes de compra o pedidos a clientes. Para ello utiliza un servicio de Fax desde SAP, que fue implantado en un sólo día y funciona integrado en el correo electrónico Lotus Notes en modo pago por uso.
Con este sistema, facilitado por Esker y extendido a toda la empresa, los faxes se envían directamente desde diversos módulos de SAP o desde el citado Lotus Notes, y se reciben habilitando buzones de correo departamentales.
Beneficios obtenidos:
- Ahorro de costes de líneas, máquinas y consumibles con la adopción del modo servicio. La reducción de costes está valorada en un 70%.
- Ahorro de tiempo de gestión en la recepción redirigida de cada uno de los faxes entrantes y en el envío de faxes sin espera: se estima que enviar un fax es tres veces más rápido desde el correo electrónico que con el método tradicional. Recibir un fax en su buzón de correo es 10 veces más rápido y efectivo que si llega en formato papel, contando el tiempo que transcurre hasta que llega a las manos del interesado.
- Reducción o eliminación de la pérdida de documentos
- Aumento del 100% en seguridad y fiabilidad de los datos, que se pueden comprobar y archivar más fácilmente en formato electrónico.
Comunicación eficiente con los Ganaderos
Por otro lado, la empresa láctea está implantando, con tecnología de Esker, un servicio de información a ganaderos, a los que envía cerca de 60 SMS diarios para comunicarles los resultados analíticos preventivos de muestras de leche, realizados en los laboratorios de la compañía. Esta prueba sucede tras un tratamiento médico de la vaca y tras su total convalecencia, para garantizar la calidad de la leche según los estándares de CAPSA.
El servicio está disponible para el conjunto de los ganaderos (cerca de 1.500) con los que trabaja CAPSA. Cada SMS se envía desde el módulo correspondiente de SAP y tiene el objetivo de ofrecer un medio cómodo, rápido y seguro de comunicación con el ganadero, de manera que éste se beneficie de la inmediatez a la hora de recibir información fundamental para su actividad.
Hasta ahora, los resultados de los análisis se comunicaban mediante una llamada del ganadero, lo que suponía la gestión de unas 4.000 llamadas mensuales por parte del personal de la compañía. El servicio de SMS tiene así el doble objetivo de ofrecer un servicio al ganadero y de ahorrar en costes de gestión de las llamadas.
Beneficios obtenidos:
- Tiempos de gestión del envío de los resultados 20 veces más rápido que por teléfono, con el consecuente ahorro en costes de gestión.
- Precisión en la comunicación con los ganaderos: se remite información breve y concisa a la persona interesada.
- Seguridad en la entrega, por la notificación en caso de problema en el terminal móvil del ganadero.
- Garantía de calidad del producto: pasando por el control veterinario por parte del ganadero y por el análisis en los laboratorios de la compañía, la leche recibida tiene una garantía máxima de calidad.
- Relación optimizada con los ganaderos: gracias a este sistema, CAPSA evita la penalización del ganadero por enviar una leche que no cumple con la calidad exigida. Además, los ganaderos ya no tienen que llamar para obtener los resultados ya que los reciben rápida y automáticamente en su móvil.
CAPSA y el medioambiente
Ambos proyectos se enmarcan en un proyecto corporativo de “Oficina electrónica” que el Comité de Dirección de CAPSA está realizando a través de su departamento de Organización y Sistemas, en línea con las directrices del Departamento de Sostenibilidad y Medioambiente y que vela por el Desarrollo Sostenible de la compañía. CAPSA es responsable tanto social como ambientalmente y reafirma su compromiso, entre otras iniciativas, firmando su adhesión al Pacto Mundial de las Naciones Unidas.
El proyecto de Oficina Electrónica, liderado por la Dirección de Organización y Sistemas de Información, tiene como principal objetivo reducir el consumo de papel de oficina utilizado mayoritariamente en impresiones, fotocopias y faxes. Empezado en 2007, este proyecto ha permitido obtener en tres años una reducción del 50% del papel, equivalente a unos 96.000 euros anuales que contribuyen a la preservación del medioambiente, y la creación del Bosque Lechera Asturiana. Pero CAPSA no sólo reduce el papel en sus oficinas sino también en la utilización de cartón en los envases y embalajes. Hasta el momento se ha conseguido un ahorro de papel que salvará de la tala a unos 39.000 árboles al año y reducirá las emisiones de CO2 en aproximadamente 10.500 toneladas (las emisiones de 3.889 coches de gasolina al año.)
Según Pedro Rodríguez Valdés, Director de Organización y Sistemas de CAPSA, “la desmaterialización de nuestros flujos documentales en los distintos canales –faxes, sms, email, cartas- aporta a los procesos internos de nuestra compañía un acelerador que permite que los ciclos de producción y de venta sean más rápidos. Esker nos ayuda a cumplir con nuestros objetivo de Oficina Electrónica, ahorrando en tiempo y dinero y reduciendo nuestra huella de carbono.”
